專案管理實務:「人力資源管理暨企業社會責任」專案管理工作之省思回饋
前言
不同概念或領域的工作任務結合,專案管理的知識技術將有助於知識技術的爬梳以及規劃、執行、管控的設計。筆者在運作此專案的過程中,再一次體驗到PMP的威力,藉由不斷的吸收與內化,除了提升自身的本職學能外,亦將執行後的省思回饋建成文檔分享給PMP的各位,達成自我專案之Lesson Learned與PMP共好精神之體現。
一、辨識利害關係人-專案成敗的基石,務必事先釐清。
在規劃和執行企業社會責任與組織文化連結此任務的首要關鍵即為「辨識利害關係人」。「辨識利害關係人」是專案起始階段的子流程,就自己在跨部門的實務運作而言,這項子流程扮演著悠關專案成敗的角色。而自己常用的辨識利害關係人方式就是「走動式請益」,藉由親自互動增加和潛在利害關係人的熟悉度。重點在於瞭解各個潛在利害關係人對於專案的影響程度。
二、清楚定義範疇-人力資源管理暨企業社會責任之串聯。
在執行專案時,團隊腦力激盪先從企業社會責任的角度切入,我們可以發現,「員工照顧與關係維護」是最主要的核心項目,便能以此界定與人力資源管理結合的範疇。再者,人力資源管理中的組織承諾、員工向心力之凝聚,甚或是團隊組建都能夠將實行措施具體化,使企業社會責任在「員工照顧與關係維護」此環節上能運用人力資源管理措施之量化指標或質性訪談進行後續分析。
團隊後續梳理出企業社會責任的關注源自商業世界對於組織之永續發展的重視。其中,而在人力資源管理亦可以結合社會與治理此二大概念。例如,在台灣的法令中有職業安全衛生法便是著重在員工職場環境安全性以及維護員工身心健康。舉凡近期員工過勞、職場霸凌甚或性騷擾防治都是人力資源管理可以著力的面向。員工永遠是企業最重要也最關鍵的資產,遠勝於機器、廠房、設備。若能妥善關懷員工,使員工達到職家平衡。
三、專案團隊之組建-人資職能整合,確保專案執行有效,專案能如期如質完成。
在募集專案團隊的過程中,最難的第一步就是找到合適的人。「篩選過濾出可用之人」以組建合適團隊可分為三大階段:
(1)盤點布局人才之專業與態度
(2)測試評核人才之能力與特質
(3)調整管控人才之績效與成果,茲分述如下。
第一階段「盤點布局人才之專業與態度」
盤點不僅是單純在審核對接自己下轄單位部門的人力配置或需求清查,而是分類出對於主管本身,哪些人才「可用」與「不可用」。雖然是簡單的二分法,但關鍵思維都是圍繞在「適才適所」。如何把人擺在合適的地方,方可讓他發揮績效。再者,前述我們提到組織承諾和員工向心力,簡言之就是管理者下屬互信互惠,工作關係正向影響。是故,在盤點人時,還多了一層忠誠度的評斷過程。忠誠度高的下屬並非一味的人云亦云隨波逐流小跟班,而是要找出哪些人和自己的價值觀念一致,相互信任且有工作默契,藉此組建核心團隊。這也可提供「空降式」的專案經理參考,如何在沒有一兵一卒的近身鐵衛的狀況下,依然可以在短期內籌組團隊並做出績效和穩定員工的重要技巧。
第二階段「測試評核人才之能力與特質」
發展專案團隊此子流程中的產出就有說明團隊績效評估的重要性,目的在評估團隊建立後效能是否提昇。然而,效能除了可量化的工作指標外,還可以加入主管的觀察與訪談的質性技巧,用意在驗證並有意測試,藉此審視性格、品性與工作態度。更進一步地,組建團隊要能永續,就得有計畫的培養「心腹」,即核心團隊。要給「心腹」壓力,找機會賦予重大提案或是重要活動,現今主流的管理方式不是全然的複製下屬要和主管一模一樣,但是基本的人格特質與中心思想須相近,方有互動共生綜效的產生。當然,給了高壓就得有相對應的報酬,運用「Herzberg激勵保健理論」,搭配「Maslow需求理論」,明確掌握團隊成員的工作驅動因素,激勵效果方可顯著。
第三階段「調整管控人才之績效與成果」
專案績效評鑑可以運用360度回饋方法,以比較團隊績效評估出處意義。同步績效考核參考主管、同僚及部屬的評比,用客觀的方式證明,千萬不可流於情感面的主觀判斷,避免衍生不必要的糾紛。甚至可以用「新專案、新領域、新成就」的方式刺激活化員工工作動機,亦能可測試出員工額外的技能以及企圖心與抗壓性。
一位稱職的專案經理除了要以「工作上的本職學能來服人」替代「以天賦職權來服人」外,還要有具備感動團隊成員的個人魅力,進行「轉換型領導」。要革新團隊必須有布局、有時間差,按部就班依序達成。
「識人為先,用人其後」。專案經理必須體認團隊一定要有形形色色的人,相互激盪和競爭,若同質性過高無法有多角化策略思維和掌握跨領域的機會。萬不可因一己之私與便利,而忽視甚至拒絕為團隊招攬人才的本職天命。清楚團隊這個由人組成的有機體在想什麼,以及清楚主要利害關係人(發起人或高階主管)在想什麼,專案經理在管理團隊時才能完整呈現策略人力資源私為,「適才適所」即能水到渠成。
四、確認範疇-掌握專案是否符合原先設定走向,並可配適組織文化與人資策略目標。
將專案聚焦在「員工關係」與「打造良善工作環境」,能將人力資源管理措施與企業社會責任進行無縫結合。企業若能對於員工的家庭支持價值達到合宜的心理關懷,都會有助於員工的工作表現。更進一步地,企業也應全方位地關懷員工的家庭與生活,因為在現今的工商業社會中,工作與家庭場域是無法全然切割的,而當員工的家庭因素影響到其工作績效時,企業同樣會蒙受損害。
要降低職場與家庭兩者的衝突有許多策略,例如,公司在員工扶助方案中納入家庭議題的諮商,聘用諮商心理師協助員工紓解心理壓力,無論來源是工作或是家庭。這樣的方式可以使員工擁有傾訴的管道,也獲得學習如何化解家庭衝突的機會。此外,公司也可以利用內外訓的方式提供課程或經驗分享座談,提升員工因應職家衝突的能力。體現企業社會責任對於公司治理的重要性,在人力資源管理上達到妥善照顧企業最重要的資產−人−將有助於提升員工對組織的向心力和認同感,除了在營運數據上可降低離職率和提升人效外,更重要的是建立企業的文化與價值,達到真正的幸福企業,成就永續經營的目標。
作者:黃昶翔, PMP
於2015/09/07正式成為PMP,目前致力深耕於人力資源管理領域,學習範疇涵蓋風險管理、產業經濟學、行為經濟學、組織理論。希冀自己在工作職場中能將專案管理實務持續精進,並用心傳承有效率地發揮PMP共好精神。