在持續變化的環境中進行有效的專案管理
一、前言
在科技日新月異的今日,沒幾年就會有環境的大變化。從近幾年的資安、ChatGPT、ESG到永續韌性、AI賦能等環境與科技的變化,影響到技術與商機,也會影響進行中或將進行的專案。
在眾多交辦的專案,如何有效管理利害關係人,以求在期限前順利完成專案,若沒有PMP相關工具與思維,並同步採敏捷手法來協助專案,會是很大的挑戰。
PMI了解現今專案管理無法僅採用傳統瀑布式專案管理,近年的PMP考照中也融入了敏捷思維,並強調Hybrid專案的管理。我也決定投資兩個月準備PMP證照,以便對專案管理有更全方位的思維與了解。
二、專案成功的要件在於人
在PMBOOK裡的五大模組中,就有兩個模組就與人有關。另能否有效管理在專案過程中貫穿全程的利害關係人,更是專案能否成功的重要關鍵。以下就團隊的建立與管理,及利害關係人的管理做實務上的綜合討論:
(一)團隊的建立與管理:
找到對的人是成就專案的第一步,透過內部或跨部門找到符合專案所需的人員,再透過不同工具,如組織分解結構(OBS)、責任分派矩陣(RAM): 像RACI等先定義好每個成員的角色與責任(R&R)。歷經三年的疫情,也讓大家了解實體不再是工作唯一選項,透過科技的幫助,讓團隊的組建也多了虛擬團隊選項。在組建團隊後,可透過團隊章程定義團隊規則。一開始就把運作框架與規定都說清楚,對後續的合作與專案進行才能有規可循。針對跨國公司或跨國專案合作,一開始的定規對後續專案推動的順暢性更重要。以之前負責國外募資的專案為例,來自公司、國內外券商、律師及會計師事務所等利害關係人,都會在專案啟始會議將重要時程、需各方配合的項目及各方的R&R在會上做溝通,以利後續專案的進行。
工作愈久愈懂管人比管事更複雜,如何建立高凝聚力的團隊,讓團隊按照計畫進行一直是主管重要的課題。為了讓團隊運作更順暢,我請主管進行Daily Scrum了解同仁工作進度與遭遇問題,並針對同仁卡關部份,透過指導與訓練,協助障礙排除,讓團隊能致力於成果,也讓主管熟悉僕人式領導。因部門間交流機會變多,同仁的互動與協作效率也提升了。
(二)利害關係人管理:
從專案起始到專案結束,都與利害關係人管理相關。取得證照前,我偏向用過去經驗及和直覺判斷,對利害關係人做初步分類來進行溝通。從PMP考照過程中學到可利用不同工具來做更有效管理。
專案起始與規劃階段,可用利害關係人分析矩陣識別與分析專案中的利害關係人。透過分析可得知利害關係人的權力、態度,也了解他們對專案的影響和期望。再透過利害關係人參與矩陣可發展不同的管理策略,並透過持續管理利害關係人登錄表,讓團隊成員都能隨時了解專案中利害關係人的全貌,不需透過口耳相傳來了解到底誰是利害關係人。
專案執行與監控階段,可根據利害關係人管理計畫,與利害關係人保持頻繁的溝通。依照其屬性,採取不同的溝通方法,如會議、郵件、報告等,確保與利害關係人及時分享專案進展與回應需求。重要的是,必須將利害關係人登錄表保持在最新狀態,以確保能與對的人做溝通與管理。此外,定期評估利害關係人參與程度並調整管理策略也很重要。若某些利害關係人參與度不足,應主動與其溝通,了解他們的關注點和需求,採取必要措施提高參與度,才能避免專案後期得花更大的心力進行溝通。
三、用敏捷式思惟與手法因應環境與科技的變化
(一) 調適性規劃(Adaptive Planning)的應用
國內外募資或企業併購等專案,多為高風險、具高法遵循要求,具複雜之作業程序須遵循及相關書面文件準備須完成,且整體專案時程不是幾個月即可完成,故此類型專案適合採取瀑布式結合敏捷手法的混合式方法(Hybrid method)管理進行,專案主體依瀑布式掌握專案時程,階段任務則利用敏捷式管理的方式輔助推進。
以自己在事務所負責國內外募資的專案為例,於專案初期,會依照事務所針對該等案件設計的專案程序(program)瞭解整體流程,再透過券商給的概略性的時程做專案初步規劃,在專案進行階段,透過與主管機關、合作券商及公司方的溝通合作,瞭解需要補充的資料,後續再透過迭代式和漸增式的產出,以逐步精進專案初始規劃和最終成果。由於此類專案為高風險及具有高法遵要求,風險策略及適時因應極為重要。在專案過程中,透過各項資訊取得與來自各方的反饋,逐步精進與調整專案規劃,以因應變化與保持專案執行的彈性,可避免投入太多資源與時間在前期規劃,更能符合專案團隊的需求。
(二)持續改善(Continuous Improvements)的好處
敏捷強調即時回饋,回饋的方式可以透過每天的站立會議(daily stand-up)與定期進行回顧檢討會議(Retrospective)進行lessons learned,以達到持續改善的目標。傳統式專案管理常將lessons learned留到最後階段才執行,導致無法即時得到學習改善的機會,而且時間一拉長,記憶就容易淡忘。對於快速變動、或具有高度不確定性及風險的專案來說,透過Retrospective得到資訊,可讓專案團隊立即應用lessons learned,修正專案方向。
就跨國募資案件為例,公司方希望能在市場狀況好時募資較有利,因此時程具有不確定性。此類案件須與跨國團隊的合作,在合作的過程與溝通中,有時也會發生資訊不對稱或溝通不到位的情形。若能使用敏捷手法做專案管理,依專案所需而適時的調整與修正專案方向,才能更靈活的面對市場的變化及團隊合作的需要,快速地做出變更與因應。
四、結論
身處在科技發展與需求多變的時代,PMP的工具與理論提供專案管理的完整框架,而敏捷專案管理的概念與手法為身處充滿不確定的環境下,提供能擁抱專案的不確定但仍可落實專案管理之重要指引。進行專案時,需視專案需求,靈活採Hybrid方式管理專案,才能不受內外部環境變化的影響,持續朝專案目標前進。
作者/陳玉佩, PMP
輔仁大學會計系學士、荷蘭萊頓大學企管研究所碩士,中華民國會計師考試及格、美國會計師考試通過、PMI-PBA、PMI-ACP,於2023/10通過PMI-PMP考試。曾(1)服務於台灣四大會計師事務所,擔任會計師事務所協理,(2)擔任中華電信總公司科長;現任:中華電信子公司宏華國際財務長。