商業分析破解朦朧美的潛藏風險
過去憑著前輩的傳授、自己的感覺、及經驗的累積,執行著專案。參加了長宏PBA及PMP的訓練課程,學習到真正的商業分析及專案管理知識及技能,相比過去如同瞎子摸象,見樹不見林在進行專案,有PBA及PMP完整的架構學習,讓未來的專案執行更有信心,也相信可以讓工作更有條理、有組織,並能持續進步且快樂。
針對課程的內容,就我在實務上經驗的例子,簡列如下:
過去在事務所工作時,曾經看到企業為了增加競爭優勢或搶占市場商機,而執行各類型的專案,與公司高階主管訪談的過程,發現有時專案的起源是來自於老闆的一種感覺,例如老闆覺得競業有的我們公司也要趕快有,或是老闆去參加的聚會感受到了可能的商機,就要求公司快去發起特定專案。那些專案的執行在優秀的專案經理領導下有時是成功的,但解決方案真正帶來的效益,不見得都如同預期,有得甚至沒有什麼效益。有的企業經歷了幾次感覺錯誤的專案,後來就失去競爭力而由盈轉虧。
回想起來那些完全依賴老闆感覺的企業,若老闆英明神武自然帶大家上天堂,若老闆感覺錯了,除了因做白工造成士氣低落外,甚至讓公司有無法繼續經營的風險。
學習了PBA,深深的領悟到評量需要真的太重要了,首先要清楚的辨識出問題或機會,除了要執行定性分析外,更要執行量化分析,評估財務衝擊的大小,才能初步確認是不是企業需要優先解決的問題或應把握的機會,其實這個部分的投入是相當重要的,需要大量的資料蒐集與分析,再能真正的定義出問題,並將問題的影響量化出來,避免一開始方向就走偏,或投入於一個不是很大的問題,於分析後,應該與關鍵的利害關係人開會,並取得他們的核准。
接下來,再進一步將要解決的問題分解至問題的根本原因,或是機會的貢獻因子,評估需要的能力,說真的,這個部分執行的難度很高,需要對該領域有相當的專業,並且需要富有創意,才能評估出需要的能力,完成它的難度比辨識問題還要困難,但它很重要,它是商業需要的根源。很多公司不是沒定義清楚的問題,而是沒有找出真正的肇因,而選擇了治標不治本的解決方案,導致專案完成時,才發現隔靴搔癢,問題並沒有被根本解決,而浪費了公司資源。
PMP的範疇管理,在規劃的子過程,蒐集需求,產出需求追溯矩陣及需要相關文件,要完成這個過程其實是一個耗大的工程,過去在實際執行專案時,就是安排一大堆的會議,讓利害關係不斷的說,整理資料後,再一直重覆召開會議,直到利害關係人似乎滿意,似乎清楚為止,就進行開發。開發後有時發現做出來的解決方案,不是利害關係人要的,而需要修改,甚至需要重工,時程也因此而delay,專案的成本也就跟著超出預算,需要追加。困擾於這個過程沒有一個有邏輯的方法相當久了。學習了PBA,上了規劃、分析、追溯與監視這幾個Domain才發現,原來PBA有一套這麼有邏輯的方法論,真是久旱逢甘霖,過去的做的不好或沒效率的部分有救了。
過去辨識利害關係人並紀錄在利害關係人登錄表,大部分就是記錄哪些人要找來開會,了解他們的需求,通常都直接跳過對利害關係人特徵分析、分類這個步驟,後果就是會議無效率,有時把相互敵對的利關害係人找來開會,結果就是兩造人馬各說各話,相互攻擊,會開完後,連會議紀錄都做不太出來,若能依PBA的方法,去執行完善利害關係人分析,就能有效避免以往的窘境再次發生。
執行專案的過程中,進行需求蒐集時,會開許多的會議,過去往往覺得會議真是一個耗時無效率但又不可免的必要T&T,投入大量的時間與人力後,卻無法真正掌握需求。PBA提供了很棒的方法,先做需求引出計畫,決定要開多少場的引出會議及如何排序,要引出哪些資訊,要向誰引出,要用什麼方法來進行引出,並且於每次的引出會議前做好事先的準備工作,並適度利用模型與引出工作相輔相成,最後文件化產出需求相關文件。以往在寫需求規格時,經常會有寫的不夠清楚明確的問題,造成開發者看不懂或開發者誤會,導致大量的溝通時間,更慘的是開發後才發現做出來的不是利害關係人要的。PBA透過需求驗證及需求確認這2個方法來解決這個問題,撰寫需求要符合需求的品質特徵,表述明確、完成,用字精準,前後一致、正確,要可行、可衡量、可測試及可追溯,並可以透過相互的覆核或用CHECKLIST的方式來驗證,並且要經過利害關係人對於需求進行確認,並取得最終需求核准者核准後,才進行開發。並透過需求追溯矩陣追溯及監視需求。
結論
面對問題,並考量企業的目標,找出肇因,及需要能力與現有能力的落差,產生真正的商業需要,並建議滿足商業需要的行動,是我覺得PBA最有價值的部分。選擇對的專案,比把方向錯誤的專案做好更為重要,在競爭激烈的企業環境中,資源有限及商機稍縱即逝的情況下,在沒有真正的找出問題的肇因,或找出能把握發展機會的貢獻因子,一片朦朧下,決策執行了錯誤的專案,可能讓企業面臨優勢的喪失或落後競爭者更遠的風險,朦朧不一定美,透過商業分析精準的選擇對企業最佳的專案,破解朦朧美的潛藏風險,是企業經營者投入於任何專案前的必要執行工作。
作者:何元智, PBA
曾經在會計師事務所服務過,從最基層的查帳員開始,直到經理,有許多年的參與或領導專案的經驗,後續又到業界工作,並持續參與專案管理工作。個性樂觀,積極,好奇心強,樂於溝通,喜歡學習新事物,願意迎接挑戰。