PMP與財務報告編製
正式接觸PMP課程之前,「專案管理」這名詞對我來說就是一個普通,甚至主觀地認為這是個被過於濫用的詞,對於專案經理這角色更是嗤之以鼻,刻板印象讓我覺得專案執行就執行,為何還要設立「專案經理」這個職位,專案中的各個角色做好自己該做的事情不就好了,根本是沒事找事做。然而經過PMP課程學習後,我了解到專案管理是一種邏輯、甚至可稱作是一門學問,它的價值在於專案的起始、規劃、執行、監控和結束過程中,確立時間表,架構各個里程碑,整合並運用包含範疇、時程、成本、品質、資源、溝通、風險、採購、利害關係人管理等領域之方法和工具思考專案的各個面向,以順利推動專案的執行並達成目標,故「專案經理」在專案執行中的重要程度更是難以言喻。
成為PMP後,將書本上的PMP知識內化自身,再回頭看生活與工作中的各項事務,發現俯拾皆與專案管理脫不了太大的關係。
以目前的工作舉例來說:我在公司主要負責的是編製集團合併財務報告,每一季的財務報表編製作業就是一個專案,專案的產出雖都稱之為「合併財務報告」,但隨著會計準則的更新變化、公司內部新興業務的發展、交易模式的改變、集團內子公司的發展等不確定因素,都會影響財務報告編製專案執行的過程與產出報告內容的結果不同。
專案的起始階段,在這個階段是財務報告編製時常被忽略,雖然財務報告編製的要點一直存在,但一直都沒有依過往經驗的發展而更新,至於辨識利害關係人更是在過往一直被忽略,導致財務報告在編製過程中經常因應不同的利害關係人提出要求進行內容討論修改,在成為PMP後,在財務報告編製過程啟動前,我便提出了要求除了應更新要點外,亦須先行辨識出此項財務報告編製專案中的利害關係人,為財務報告編製專案打下基礎。
專案的規劃階段,在這個階段是財務報告編製最重要的一環,因財務報告的申報是有其時效性,故時程管理就變成一大重要議題,如何整合現有資源,並將資源安排在預先排定的時間內來完成工作,深切地影響專案的成敗。藉由PMP的學習經驗,我使用了時程網路圖,讓一同編製財務報告的同事們知道自己所負責的工作(活動)期程開始與結束時間,並考量資源(在此案例下即為人力)的可使用狀態,將所有的活動所需期程進行估算,發展專案時程,並試著採用資源平滑的方式,將部分可提前執行之活動移至工作相對低峰期先執行,減少因加班精神無法集中,錯誤率提高之風險,也減少因工作過於勞累,導致團隊士氣不佳之風險,如此一來,可避免專案之成本因加班而上升。
此外,規劃階段另一個重要的議題便是範疇管理,每季的財務報告編製的內容是否有所更動,是否因主管機關要求、會計準則變動、或法令的修改,公司經營業務的改變,都有可能影響財務報告編製內容的表達。PMP讓我學習到,要使用適當的工具或技術,去引出、分析、紀錄並管理利害關係人的需要與期望,並產出相關文件做為需求的基準,而在財務報告編製專案中,最重要的利害關係人為主管機關與執行審計業務的會計師事務所,參考主管機關每季舉辦的宣導會,並於會中了解主管機關宣導的財務報告編製注意事項及新的會計準則或法令的修改宣導等內容,並適時提問了解主管機關對財務報告揭露的需求,在取得相關資料後,也需與執行審計業務的會計師事務所開會討論前述內容,以釐清新的會計準則或法令修改的需求,俾利財務報告的編製內容確實符合各方之要求。
專案的執行與監控階段,財務報告編製專案中,內容編製及內容覆核是相輔相成的,取得子公司所提供之Reporting Package(即編製合併報告附註所需資料)後,公司內部的團隊成員進行品質管理等覆核動作後,須將所有資訊加工整理、合併加總後,製作完成其所負責的合併附註揭露資訊及相關表格,最後將相關資訊填入報告中,再併同工作底稿,同時交由公司內部的主管覆核及交由外部的會計師事務所人員就財務報告資訊進行審計(即確認範疇的概念)。
另外,要對財務報表簽名負責的各個公司內部主管們,也是一重要的利害關係人,透過PMP的規劃溝通管理與利害關係人參與,讓長官能夠隨時了解財務報告編製的進度與新增的內容,也透過規劃階段的需求訪談,確認長官需要的資訊與資訊傳遞方式、頻率與過程,如資訊的傳遞均於長官的期望內適時傳送,也能讓團隊成員適時的接收到長官的需求。
專案的結束階段,財務報告編製完成後,仍有一重要的產出,便是經驗學習登錄表,執行財務報告編製專案時,曾經發生的問題,每個問題是如何解決,這些是執行專案最有價值的知識,紀錄執行過程中所產生的問題,問題的描述、解決方案及預計解決日期,定期進行追蹤,並於案件結束時,進行歸納分類,於公司內部知識庫歸檔,做為後續每一季的財務報告編製專案的精進參考。
透過PMP課程的學習,我對專案管理的內涵有了更深入的了解,且越來越能在生活中以PMP的思維與邏輯來思考,這也幫助我在與公司不同部門間的不同類型專案團隊成員溝通的過程中使用同樣的語言,也更容易準確地瞭解其他專案團隊成員的需求,因公司近期積極發展轉型相關業務,透過這次的機會學習了解後,期許自己將這門學問應用在公司內部的更多專案,協助公司良善管理專案,也能協助公司積極推動發展業務,對公司更能有所貢獻。
作者:黃鈺婷, PMP
取得中華民國會計師執照,曾任勤業眾信聯合會計師事務所副理,目前擔任中華電信股份有限公司總公司會計處管理師。經過一番努力,於2019/10/1成為PMP的一員,希望透過PMP的做事方法和態度,結合專案管理之思維,持續在會計專業領域工作中推廣並落實所學。