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緊握職涯方向盤,走對方向不迷惘


 



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專案管理實務應用-土石流智慧防災決策網絡



前言


尹孝元擔任土石流防災中心主任期間,帶領防災中心團隊發展「土石流智慧防災決策網絡」,該網絡提供土石流防災決策支援必要的資訊,主要包含了災前整備、災中應變及災後調查三階段(如圖1土石流智慧防災決策網絡運作架構所示)。


 


災前整備之目的為做好災害來臨前的準備,以熟悉災中運作的各項程序,減少災害損失,其主要仰賴「土石流防災整備管理系統」及「土石流防災資訊網」,加上平時訓練有素的土石流防災專員及自主防災社區的協助,建構完整的防災網絡;災中應變之目的在於透過災害應變中心的指揮調度與各部門的溝通協調,以迅速發布或傳遞災害警報,主要仰賴決策支援核心系統「土石流防災應變系統」,加上各式土石流觀測站及自動雨量站蒐集現場資料,配合自動傳真、網頁、line@、APP及災防告警細胞廣播輔助傳遞即時土石流黃色(疏散勸告)及紅色(強制疏散)警戒資訊,提供地方政府進行疏散避難作為的參考依據。災後調查主要在土砂災害發生後,在各受災區域取得災害相關資訊,除了完整記錄災例事件報告外,更可用以進行後續治理規劃及未來防災對策的擬定。經過PMP專業管理課程的洗禮後,回頭檢視所推動之「土石流智慧防災決策網絡」,其實就如同一個大的專案,是由多個專案所組成,未來更能以系統化方式檢視以落實專案管理,以下就個人淺見與大家分享。


 


一、專案小組籌組與充分授權


「土石流智慧防災決策網絡」涉及的範疇很大,並非少數同仁就能獨立完成,一般而言政府部分業務可依循採購法資訊服務委託方式辦理。每一個資訊服務委託專案的執行範疇,即為「土石流智慧防災決策網絡」大專案下的一部份,最大的挑戰是同一時間有多個不同標的之專案同步執行,但不同專案之間的範疇、資源、時程又需環環相扣,因此不論在範疇、資源、時程、品質及溝通管理等領域都具有高度的挑戰性,因此專案初期就將防災中心同仁依其不同專業領域籌組專案小組,包含主辦與協辦,對應管理各個資訊服務委託專案的執行及階段成果產出,除定期召開橫向聯繫會議外,同時對專案小組成員充分授權,以達綜效。


 


二、專案範疇管理與WBS落實


「土石流智慧防災決策網絡」涵蓋災前整備、災中應變及災後調查等災害管理的三階段,涉及至少六個資訊系統,包括土石流防災整備管理系統、土石流防災資訊網、土石流防災應變系統、土石流觀測站系統、土石流防災資訊整合版APP、土石流防災資訊網LINE@;同時間亦包含二項公私協力架構,土石流防災專員(近3000位)及自主防災社區(550處)的運作,各單元彼此之間可能為業務流程的上下游關係,也有可能是平行運作,因此各個資訊服務委託專案的專案範疇管理便顯得很重要,透過專案小組成員充分討論後,進行各專案WBS的具體拆解,以產出明確的可交付成果及時程。


 


三、溝通管理與專案團隊經營


「土石流智慧防災決策網絡」專案推動涉及的成員龐大且複雜,不只是內部中心同仁及跨組室同仁,也包含各資訊服務委託專案的執行團隊以及其他防災相關的政府單位,如中央災害應變中心、國家災害防救科技中心、中央氣象局、縣市政府、鄉鎮市區公所等,若要能使「土石流智慧防災決策網絡」專案運行更為順暢,尤其是防災警戒資訊流之傳遞與通報能即時傳送至相關防災單位,有效的溝通管理以及團隊經營更顯重要;故建立良好的跨政府單位間溝通管道,並且強化跨單位間的團隊經營氛圍,尤其是使用新興科技如Line訊息群組溝通互動及臉書發佈訊息等,都顯得非常重要,同時在專案初期就需要識別影響專案的利害關係人,並且妥善管理以促使重要的利害關係人能支持專案的決策與運行。


 


四、識別關鍵資源


影響專案成敗的關鍵資源包含人、時間與金錢,因此各不同專案的時間排程可透過順序圖示法進行分析排程,產出專案時程網路圖,同時識別關鍵資源可投入的時程以配置資源進度表,並在專案管理時將管理關注在關鍵資源的控制調配上,以便進行專案管理的過程中,相關團隊成員能輕易的抓住重點工作並且監督外包廠商如期如質完成,例如整備、應變期間依據中央氣象局提供的即時颱風路徑及降雨預報資訊,同時搭配事前建置好的山區地理資訊,同時考慮交通及通訊可及性,進行行動式土石流觀測站機動的派遣及部署至可能發生土石流的山區地點,進行有效的現場觀測任務。


 


五、落實品質管理


「土石流智慧防災決策網絡」最重要的具體產出為即時性的土石流黃色及紅色警戒預報單,尤其是如何能確保其品質並提升預報準確性更顯重要,以提供地方政府進行防災疏散避難操作。其中警戒預報主女依據中央氣象局的即時雨量資料,包含全台超過900處地面雨量站及雷達格網降雨估計資料,首先將其介接入土石流防災應變系統,透過模式進行分析運算,輔以參考雨量站異常判斷模式檢視資料正確性,同時間再透過上千位土石流防災專員以APP回報的現地雨量資料參考,最後產出用以操作疏散避難的土石流黃色及紅色警戒預報單。上述作業流程中,各環節的資料品質都扮演舉足輕動的角色,資料不正確會導致疏散避難失準,不僅可能引發民怨,甚至會造成人命傷亡,因此落實相關資料品質管理至關重要,尤其從雨量資料流的過程進行檢核,包含資料蒐集、資料分析、資料呈現及稽核等不同階段入手,以確保土石流警戒預報單的最高品質。


 


六、結論


一個大型專案的推動,需集結眾人之力共同合作完成,二十世紀最佳經理人傑克.威爾許的經營管理原則-「人對了,事情就對了」,我們得知人力資源是整個專案管理的核心,在專案管理十大知識領域的溝通管理及利害關係人管理雖然篇幅不多,但卻扮演非常重要的角色,如課堂上講師時別強調,一位好的PM花90%的時間在溝通。此外有關大型專案的決策,亦常透過集體共識決方式來提升專案執行效率,例如風險的識別,集眾人之智可在事前或是執行過程當中辨識風險,規劃相關風險回應對策,降低專案過程中可能的風險,以確保計畫能如期如質完成。最後,落實專案經驗傳承亦非常重要,不重蹈覆轍,將執行過程中因應面臨的課題,而所做的調整與學習加以蒐集、記錄,以作為日後專案團隊不斷進化的養分,在個人取得專案管理的證照後,未來將致力將專案管理所學習的各領域知識應用在我國坡地防災工作,建構一個永續安全的坡地環境。


 


作者:尹孝元, PMP


作者簡介:國立成功大學水利及海洋工程系博士,自2001年起服務於行政院農業委員會水土保持局,現職為水土保持局副總工程司兼土石流防災中心主任,國立成功大學自然災害減災及管理國際碩士學位學程兼任助理教授。2020年2月通過PMP考試,未來將以專案管理所學習的各領域知識應用在我國坡地防減災工作,建構一個永續安全的坡地環境。


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