rogersnotes 20150108: 執行政府委託案件過程之檢視經驗分享 & 第四屆華人十專獎報名中，請洽官網報名

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應用PMP在執行政府委託案件過程之檢視經驗分享

一、前言

PMP專案管理在工程顧問界並不是這麼的重視，而證照對於這個行業來說沒有實質上的助益，而對於都市計畫、土地開發等政府委託之相關業務更是沒有直接的要求相類似的證照或專業。但課程結束後，反思PMP對於整體執行政府委託之業務上有以下見解，提供給運用PMP人員或考慮是否要應用PMP於政府委託業務上參考。

二、起始流程

是否要參予或投標政府採購案件，源自於<可行性評估>對於人力資源上、執行成本上、專業運用上、時程規劃上、團隊組成上、契約條文上等不同面向優先評估，但礙於政府採購法的等標期限制使得評估過程相當的短，而確認本採購案件可以被執行後，才會進行第一步的投標作業。

當然得標後就開始要進行發展專案章程、辨識利害關係人等子流程，這也是案件執行最初最容易忽略的流程，發展專案章程重點在於開始啟動公司資源並授權，但往往這個動作沒有確實，因此在啟動上容易讓被授權者無法啟動公司資源。而其次，辨識利害關係人則是一開始就必須被界定本案的相關人等，除了甲乙雙方之外，更應該同時考量相關影響本案的相關人員，使得未來執行過程中應該要持續溝通與監督，讓案件得以順利執行。

三、規劃流程

一般規劃流程中，最被重視的就是人力、成本與時程規劃管理，因此在本篇不贅述。在此要提醒的是常被忽略的<規劃範疇管理>，由於政府採購案件一定都有合約，因此，在執行依據是以合約規定之工作項目為執行範疇，但需求除了透過合約以外應該要進一步的溝通，確認利害關係人的需求描述，並且必須透過需求可追溯矩陣加以追蹤需求的滿足程度噢變更狀況。而計畫的範疇則是一開始必須先予以界定，舉例而言<軍方土地調查與評估>首先應該要界定何謂軍方土地，是軍方管理之土地、還是軍方所有之土地、還是軍方使用之土地。而雖然案件執行中應該被強調的是需求應該被滿足，但是工作項目也應該被一開始先定義，舉例而言<閒置土地之堪用評估>其中何謂堪用?應該在工作執行之前雙方應該先有共識。

其次，<規劃成本管理 >有幾個觀念特別提出來分享，其中應變準備金與管理準備金，由於計畫中的執行總是有預料中的成本或無法預料的成本，舉例而言，<案例參訪活動>由於食宿成本是影響整體成本最大因素，因此於計畫執行之前就應該要先預備應變準備金。又舉例而言，設計監造案件中由於現場實際狀況、營造廠的執行品質不是設計與監造單位可以控管的，因此應該要考量管理準備金支應突發狀況。

第三，<規劃風險管理>由於案件執行很少會有定性或定量的評估，比較重要的是在於回應負面及正面風險的策略，最常應用的就是減輕、分享，透過第三團隊的合作，讓具有其他專業之團隊執行來減輕公司內部執行的錯誤發生風險，或是透過不同專業的團隊共同籌組一同執行複雜度較高的案件。

四、執行流程

專案團隊是工程顧問公司最重要的核心，因此在團隊獲得、發展、管理上是重視的，而執行流程中容易忽略的是<管理溝通>、<管理利害關係人參與>。由於案件執行過程中除了甲乙雙方之外，會有相關人員共同參與例如委外的合作團隊或是地方代表人士關心等，這些都是應該透過一開始的規劃溝通模式、頻率、方式讓專案資訊能夠傳遞給利害關係人等，而也透過利害關係人的參與，使相關關係人員可以了解目前案件的狀態，進而提升支持本案持續順利發展。

五、監控流程

監控專案工作透過工作績效資訊、預測值來評估是否已經超過指標，一般在執行政府委託案件重視的是時程、成本的執行實際時程或成本，但缺乏數字的指標計算，未來可以透過成本績效指標、時程績效指標、剩餘工作績效指標衡量專案績效。而會被忽略的是<變更申請>，過去執行案件過程中，變更沒有固定的流程與標準程序，因此專案執行中若要修改已經制定且批准的專案管理計畫書或專案文件，則應該提出變更申請，並且遵照變更管理計劃書，並且利用變更控制系統來處理。透過變更審議的機制，讓變更的申請都必須要透過規劃的程序進行，並且要記錄變更過程，也確保最後執行的案件有依據已獲准的變更申請進行。

六、結束流程

在政府採購流程中，乙方重視的是取得政府單位的結算驗收證明，但在PMP中結算驗收證明只是結束專案中的結束文件之一，也就是只是完成結束專案流程的一部分。因此被忽略的工作項目包含更新歷史資訊與經驗學習，以及產生於專案活動的文件等包含專案管理計畫書、變更管理文件、範疇、時程、成本、風險等相關文件都應該要一併歸檔為專案檔案(Project files)，使得組織流程資產得以更新，供未來其他專案使用。

七、結語

過去執行專案是依據公司內部資源或人員執行經驗，但由於PMP的課程學習到五大流程十大領域，讓我重新檢視執行專案的過程，部分子流程可依據專案管理的特性與以強化，例如規劃時程管理、規劃成本管理、規劃人力資源管理等子流程，而部分流程例如監控、結束流程則因過去缺漏的可以加強在專案管理流程中，相信多次的運用與檢視，對於執行專案管理能有更深的掌握。

作者：王嘉禎,PMP

作者簡介：王嘉禎,PMP。逢甲大學建築及都市計畫研究所畢業，國家考試及格的都市計畫技師，同時具有台中社區規劃師、水土保持農村規劃師、品管工程師等資格。

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