rogersnotes 20141016: 系統工程導入專案管理知識應用之探討 & 【小人物的大志業】Roger老師推動專案管理辛苦耕耘持續開花

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系統工程導入專案管理知識應用之探討-以建置公車動態資訊系統為例

前言

經過PMP訓練與取得證照之後，如何導入實務是後續應用的重點之一，為便於說明PMP相關知識領域之適用性，本文擬以一實際完成之案例(建置公車動態資訊系統，以下簡稱本案)，以事後回顧方式簡述其履約期間之執行過程與結果，並以PMP所提供之知識、規則、標準及流程等，做為輔助檢視當時過程或結果的參考。

本案業主(A方)為政府機關，監造單位(B方)為受業主委託協助督導本案之廠商，承包商(C方)為業主經由招標程序委託承辦本案之承包商，主要負責建置A方所屬160輛公車車上設備安裝，含車機、GPS、LED站名播報器及LED車頭、車側及車尾之路線顯示器，並建立一處監控中心、13處遠端監視站、12處LED候車資訊顯示器及公車資訊查詢網站，以提供民眾優質之搭乘服務，同時提升營運管理效益，完成時間為5個月。經由履約結果，本案逾期完成交付標的，但最終克服各項困難，完成行政結案。

由於本專案已先行由A方另行委託B方完成規劃，基於篇幅及擬側重執行過程重點說明考量，本文不再就規劃部分多作著墨，以下僅就起始、採購、風險與結束等流程，以C方角度摘要說明專案執行過程遭遇之困難及其因應對策或作法。

一、起始階段

(一)、發展專案章程

專案章程基本上是高階發起人口述之內容，由於本案係經由政府採購法競標所取得之專案，故實務上所謂之章程係以AC雙方所簽訂之契約為主，契約內容包含需求文件、技術規範及相關圖說等，茲擇部分重點項目列述如下：

1.專案目的

為提升公車系統整體服務功能及整合公車與都市交通資訊系統，建置「A市智慧公車服務與管理系統」，期能藉由智慧型運輸系統(Intelligent Transportation System, ITS)之電子、通訊、資訊及運輸管理技術，提升A市市區公車服務水準與加強車輛動態資訊蒐集，進而吸引民眾搭乘，同時降低私人運具快速成長所衍生之交通衝擊。

2.專案目標

A. 提高公車服務品質，增加民眾搭乘率

B. 發展即時大眾運輸資訊，彰顯政府施政成果

C. 即時車內資訊的提供

D. 強化營運管理績效，降低營運成本

E. 加強即時監控及反應效率，提升行車安全，降低A市市區公車肇事率

3.限制條件

本案須於簽約日起150日曆天完工。

4.里程碑時程摘要

A. 簽約日次日起算20個日曆天內完成需求確認與系統分析工作項目

B. 簽約日次日起算70個日曆天內完成系統設計

C. 簽約日次日起算90個日曆天內完成軟體開發與建置

D. 簽約日次日起算90個日曆天內完成全部系統建置

5.專案核定要求

承包商C方於各階段交付之成果須經由監造單位B方審查通過，並經業主A方提供書面核可文件始能認定完成。

6.委派專案經理

C方指派之專案承辦人員為本案專案經理。

(二)、辨識利害關係人

由於本案之性質為建立大眾運輸服務系統，可想而知與本案相關之利害關係人應比想像中來得多，而事實證明也相去不遠，經事後歸納至少包括A方承辦員、主任、各業務科室人員、各場站負責人員、副主管、主管、公會、驗收官，B方監工人員，C方組織內部各層級主管，C方之分包廠商或設備供應商等，前述各利害關係人之需求問題主要發生於執行、監控及結束階段，茲舉例如後，其中，由於本案部分軟體需求不易明訂，加上A方傳統之公務行政作業難以短期內認同電腦化所能改變之效益，以致在需求認定上一再變更，致使原已短促之工期甚受影響。此外，本案C方之分包廠商因內部營運及財務問題，在履約中期以後未依進度配合本案，此舉最後迫使本案走向逾期完成之後果。

以上僅舉部分利害關係人造成之影響情況概述，而實際上本案也並未落實辨識利害關係人，以致專案管理迭受牽制，由此可知，如未能於專案執行初期透過適當方式辨識林林總總的利害關係人，其所造成之影響無疑將造成專案失控、失敗甚至波及專案所屬組織蒙受難以想像之傷害，不可不慎。

二、執行採購

採購係基於有外包需求而執行的任務，在一般情況下，開出採購清單、訂出規格需求及如何找賣方的遊戲規則，大致如此即可完成採購作業。本文之所以提出執行採購，是著眼於本案係處於受限於時程、技術、規格、採購人審查及C方組織流程等因素之特殊情況而進行的一種採購，茲舉出本案所經歷之2種採購項目概略說明如下:

1.數位行車紀錄器

本設備在3C產品尚未普及的時期大都僅應於商業車輛，例如本案之公車。在承包商C方參與A方之採購選商評選階段，設備商D方為配合C方參與評選之設備商，C方獲選為得標廠商後，D方成為本案之設備供應商自無疑義，即C方為主包商，負責全案履約責任，D方為協力廠商，配合C方執行事先約定之分工項目。

在履約期中階段，由於A方認定D方提供之數位行車紀錄器無法符合採購規範需求，但D方以採購評選階段A方未提出異議為由而消極應對，並私下尋求試圖修改設備以達到規範要求，應對A方及B方之事宜推諉至C方，惟本案在先天上已面臨時程緊迫之事實，此作法所冒風險實難以預測，果不其然，D方未能如期達到完工要求之條件，而C方為求儘速達到完工條件，歷經周璇ABD三方，最後迫不得已額外另購一款數位行車紀錄器補足D方所提設備欠缺之功能，此為A方所能接受之折衷作法，值此情況下，所有採購遊戲規則幾乎依從賣方條件，當然設備成本墊高自不在話下，此為特殊採購情況之一。

2.駕駛行為分析軟體

公共運輸安全是交通管理相當重要的一環，而駕駛行為的掌握是主要管理項目之一，為了能更有效率及科學化方式管理公車司機之駕駛行為，尋求透過適當的資料蒐集與軟體解析，理論上對於運輸管理者而言是有正面幫助的，基於此，本案此項採購需求A方格外重視。

本項採購之特殊處在於D方所提供之數位行車紀錄器為進口產品，有些智財權及使用權議題，D方在訂購之初並未仔細研議，直到近完工階段始知這些功能在在需額外支付成本取得，但CD雙方所簽定的是固定價契約(Fixed price contract) ，AB雙方又以功能符合為驗收條件，同樣受制於完工條件下，D方以成本因素為由遲遲未能提出合適之解決方案，為此，C方迫不得已同樣再另行增購前述所缺之服務功能，以滿足驗收條件，當然額外成本同樣相當可觀，此為特殊採購情況之二。

當然，C方基於履約分工責任考量，上述二項採購理應歸責D方，故增購成本係以扣除D方應收帳款方式處理，並透過適當行政程序代為執行，以解決採購問題。光是本兩項採購，不僅導致工期延誤，且成本也相對增加，由此可知，採購需求倘未適時提出與執行，對於專案管理同樣極為不利。

三、控制風險

風險管理想當然是防範於未然，或當風險發生時能適時掌控或消除，「沙盤推演早規劃，風險來時心不驚」，在本案中管理風險理應於起始階段即著手規劃，然執行過程卻不然，其主因大致有以下幾點因素:其一，本案A方之預算偏低，但受景氣因素影響，相關業者無不面臨業績問題，故致競爭者眾，基於業績需求先得標再說，惟經實作後始知預算掌控十分困難；其二，系統工程硬體介面繁雜，尤其車上環境變數多，新舊設備維護責任相互影響；其三，利害關係人偏多，由於本案時程甚短，且各項作業所需行政程序冗長，稍有疏忽即可能違反契約規定；其四，D方配合態度欠佳，惟以當時條件而言，若另選設備商替換，所冒風險更大，以致於形同以跛腳團隊執行專案。綜合以上情況，依常理推估，對本案將形成嚴重衝擊想必已顯而易見。

然而，本案屬於公共工程性質，在履約責任上，承包商C方是對A方負責之代表廠商，倘若C方被列入政府採購法101條款，對於其公司之營運極有可能發生災難性後果，即C方在一定期限內將不能爭取任何政府機關標案，此外，本案若無法完成預定目標，也將造成A方蒙受政策執行不力之缺失，AC雙方同樣不樂見此情況發生，唯獨設備商D方未必直接受波及。有鑑於此，C方基於控制風險及達成目標考量，在如此履約艱難之困境下，不得不進一步再採取辨識風險、實施定性定量風險分析，並規劃風險回應加以因應。在實質作法上，以頃力克服困難達到業主驗收為目標，同時顧及未來各方協商及興訟預作準備等多管齊下，對於可歸責於設備方D方責任部分，依分包契約規定掌控付款條件。

由上述可知，本案所面臨之風險，以時間及成本為最嚴峻項目，經由上述風險管理，本案雖仍逾期且成本超支，但最後終於克服各項缺失通過驗收，使本案在專案結束階段已降至最低風險。

四、結束專案

前已提過本案逾時完成，而在完成驗收過程後尚需辦理結案之行政作業，由於在履約過程中C方以書面記錄了許多非可歸責於己之請求，該書面紀錄最後經由分析彙整，並經多次與B方及C方溝通，最後爭取逾期天數幾近減半，並經A方上級機關拍板核定，最後結算扣罰約新台幣三百多萬元，ABC三方對此達成共識。至於對D方付款約束部分，亦經由CD多次溝通與協商，獲得階段性的共識與諒解，使雙方合作關係得以在商業條件下降低為最小傷害。

其餘相關須提供之履約成果、服務及產品，經由結算後逐一交付A方，並由C方依約提供了2年保固服務，全案歷時約3年時間結束。

五、結語

本案實際進行之時間約為2008年，持平而論，當時執行方式並非嚴謹地依照PMP程序管理，但大體而言，其管理方式與PMP是不謀而合的，特別是本文以較具系統化的方式進行事後探討，所舉之利害關係人、採購、風險、結束專案等項目，讓我們能以較客觀的角度來檢視當時之作法。

鑑往知來，爾後若能於執行專案前導入PMP方法與精神，相信對於專案管理必有正面效益。而如何將PMP所學知識帶回所屬企業應用，套句長宏講師的話就是內化，即融入執行過程，充分吸收其精隨，再加上實務領域的經驗與歷練，充分掌握縱橫流程之關聯性，而非徒具形式的表面功夫，若能達到如此境界，無論專案規模大小，相信都能經由適當有效的掌控達成所欲完成之目標。

作者：鄭子玔,PMP

作者簡介：鄭子玔，淡江大學資訊工程研究所碩士，台灣世曦工程顧問股份有限公司計畫經理、電機技師，政府採購法、品管人員、價值工程合格人員，主要從事資訊系統工程規劃設計監造與建置工作，並依據公司業務需求執行相關計畫之專案管理。

【小人物的大志業】2014長宏報導

台灣HP最高階資深副總，負責印表機及電腦事業群的陳國欽副總來長宏上PMP 培訓，

於2014年10月14日取得PMP證照，Roger老師的辛苦耕耘開花了。

大人物也來長宏學習專案管理，代表對PMP手法的肯定。恭喜陳國欽副總加入PMP行列。

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