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PMP專案管理實務:媒體工作的專案管理應用實務
媒體工作與專案管理實務
媒體工作性質特殊,看似與專案管理沾不上邊,實則從採訪、撰稿、編輯到內部行政管理,都有可以明確運用之處。
以個人經驗為例,總統選舉等大型選舉的相關報導,從個人表態參選、爭取政黨提名、登記參選,到選舉過程、投開票,乃至選後的政治勢力消長、政局變化,時間往往長逾一年,且幾乎涉及負責中央到地方的所有記者,如何依不同選舉期程,設定報導主題、呈現選舉風貌,從選舉專案小組的成立、依選舉期程設定各專題報導的範疇與時間管理、不同單位間的溝通管理、專案小組成員的人資管理、新聞消息查證的報導品質管理……,都能利用專案管理提昇效能。
換到工作性質迥異的電子報也一樣!目前自由時報電子報除了由報紙的採訪及編輯部門供應新聞訊息,另有人員至各國內外各種網站發掘新聞素材;隨著閱讀習慣的變遷及行動通訊的普及,還須依桌上型電腦、平版電腦及手機等不同載具,提供多元的即時新聞、規劃不同的新聞版型,以滿足各種讀者的需求------這就涉及改版與新增不同載具版面設計的需求,以及傳統平面媒體與網路媒體不同特性的差異。電子報改版及擴充任務之繁瑣,更甚於專題報導的規劃,除了借重上述提及的專案管理專業,利害關係人的管理工作更形重要,並可能須進一步擴及APP等程式設計外包等採購管理。
媒體工作在專案管理實務常見問題
以報紙的選舉專案為例,編輯檯與各採訪單位的連繫如何有效取得共識並落實執行,往往是最大的問題。選舉期間任務繁重,記者均須同時負責中央與地方首長、民代的選舉行程採訪工作,人力早已捉襟見肘,編輯檯的專題規劃,無異是另項額外的重大負擔;加上各人有其寫作習慣與風格,因此常發生稿件遲交,寫作格式不一難以整合等頭痛問題,負責統籌專題者(PM)若層級不夠高,更常發生指揮不動的困境。
報社須指派職位夠高、經驗夠豐富的PM,並召開高層會議明確授權。專案因仍屬「功能型組織」至「弱矩陣組織」,PM的溝通協調能力與付出格外重要,除須不厭其煩的與各採訪單位連繫,提醒、了解專題進度,更須以書面詳載報導的格式,防止出現無從整合的各種天馬行空描述,如此才能有效掌控專案的報導時程,避免「開天窗」並如期如質推出專案報導。
電子報的改版與擴充,更須報社全體一致的配合。改版規劃先有報社高層對經營理念的堅持限制,後有因改變讀者閱讀習慣招致的不適應抱怨,在在凸顯「利害關係人管理」的重要。如何兼顧報社高層的堅持與讀者的需求,將是電子報改版「滾動式管理」漸趨完善的重要課題。
實務上,要記者除完成一天的採訪後,提供報紙完整報導的傳統任務之外,還要額外搶在第一時間提供電子報即時新聞,很難不因大幅增加工作負擔,出現配合意願低落與文稿品質不佳的雙重問題,更因講求報導時效,常有來不及查證、平衡報導的正確性與公平性疑慮;此外,還有如學運現場網路塞爆,記者無法傳稿等各種突發的技術性與非技術性問題,都須一一克服。
年底即將到來的九合一選舉,是整合所有地方縣市首長、民代選舉的首次戰役,規模之大,對方興未艾的各電子報新聞網站,絕對是史無前例的空前挑戰。如何讓專案管理在選戰新聞中,扮演積極、正面的舉足輕重角色,讓我們繼續看下去……。
作者:王貝林,PMP

作者簡介:王貝林,2014/05/05正式成為PMP的一員。在自由時報服務逾二十年,歷任市政、政治新聞的採訪與內勤主管工作,目前於自由時報電子報擔任副主任。成為PMP後,持續結合專案管理的理論與實務,致力於電子報發展的規劃與管理。