rogersnotes 20140306: 專案管理實務：日新月異的資訊科技與溝通的重要性

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專案管理實務：日新月異的資訊科技與溝通的重要性

一、前言

在現今這資訊爆炸的時代中，資訊設備的年限也常因此縮減，加上軟體供應商也不斷的推陳出新，迫使使用者必須隨時更新自己所學的任何技能與吸收新知，然而，迫於公司的預算壓力，常常無法隨心所欲的照自己的規劃來進行，因此，每每在汰舊換新的時期，總是百般的掙扎與陷入如黑洞般的漩渦無法逃出老闆的掌控，在此，採購的談判溝通技巧就是專案經理人的一門重大學問，不管是對上司也好、對供應商也好，均須設法在兩全其美的狀態下取得完美的平衡點。因此，專案管理已並非是單純的一門管理學，我覺得這裡面包含了非常多的專業知識，這也是我在準備證照的過程中感觸最深的一部分。充實自己已經是現代人的一種習慣，沒有這種習慣的人，可能隨時會被資訊科技的洪流給掩埋，這是不得不省思的一個現實情況。

二、專案經理的天職-溝通

在準備PMP的過程中，裡面含括的十大知識領域中，最讓我詬病的就是溝通管理與利害關係人管理，而其中有一句話一直衝擊著我，就是「專案經理常花80%以上的時間在溝通」，這個面向以常理來判斷其實是可以理解的，但我常覺得，在現在這種大環境下，其實真正做到的專案經理是屬非常少數的，每天幾乎都被進度追著跑，根本沒有什麼時間再做溝通，不過，對我而言，進度固然要追，但溝通其實是更重要的，特別是自己經手的業務中，若無適當的溝通，那麼就算進度超前，我也是覺得這個採購案是失敗的。

就採購案來說，溝通的面向大致上可以分成三部分：

1.對上關係：可以想像是自己的上司：如老闆，換言之就是出錢的人。我們常說，科技始終來自於人性，正因為新科技的發展，公司為了跟上潮流而有更新的需求，進而有採購的意願。因此，前期會花很多心力在跟老闆溝通，到底可以花多少錢、會有多少效益、投資報酬比如何…等相關議題。若公司規模不大者，那麼專案經理就可能要自己去面對更專業的產業別，反之，若公司規模很大者，那個專案經理就可以尋求專業人士來處理更專業的問題。這些過程中，溝通的技巧就變得很重要，不過在此關係中，專案經理面對的幾乎都是公司上層的人員，故亦會衍生出人際關係的磨合與應變，必須要小心應對，以免得不償失。

2.對外關係：可以想像是公司外部的人員：如供應商，換言之就是提供採購產品的人。這部分，我常將專案經理比喻為夾心餅乾，若處理不當，常會面臨上司與供應商的衝突。因此，在溝通的技巧上，我覺得在此階段是最重要的，不過，因教材裡面提及的概念是以美國人的角度來寫，對於在台灣的環境中未必有用，考量到未來有跨國企業合作的角度，這也是不得不省思的部分，畢竟各國有各國的風俗民情，專案經理該如何妥善處理就變成是另外一門衍生的學問。

3.對內關係：可以想像是公司內部的人員：如公司中的平輩與下屬，可以理解成公司夥伴，與上司關係還是有不同的區別，雖然均是公司夥伴，但就管理面來說，一個是被管，一個是管理，故在此有這樣的分類關係。在此關係中，我覺得人情會比溝通技巧來得重要，因此，專案經理該如何在現實與理性中取得平衡點也是很重要的一個環節。

上述的溝通面向其實都是在說明與人溝通最重要的還是如何從中取的平衡點，不管專案經理今天面對的人之角色為何，有效的溝通一定可以增進專案採購的成功。

三、結語

在未取得PMP證照之前，自己發現，工作中其實一直都在面對大大小小的專案。因此，人生處處皆專案這句話一點也不浮誇。在學校工作的那段時間中，因為受限於人力的問題，因此，很多專業知識均需靠自己的努力來攝取，所以對我來說，我就會花很多時間來了解，也願意多跟廠商討論，交換彼此的認知，或許，學校的生活圈是相對的小，比較沒有所謂的利益關係，而且是比較講人情味的地方，在諸多的採購業務中，其實都能處理的很完美，我非常感謝這段過程中協助我的任何人。雖然，內心會有些許遺憾，就是無法對於自己的溝通技巧更為精進，有得必有失，如今，有想轉換跑道的念頭，我想，希望自己可以在未來找到一份能結合理論與現實的工作，並且能持續精進自己不足的地方。

作者：曾志堯,PMP

作者簡介：曾志堯，於2014/1/27取得PMP證照，日前在學校擔任行政人員，主要負責處理軟硬體設備的採購與維護，財產與帳務的管理、工讀生管理與電腦教室的維護與管理，大部分業務均跟採購有關係，故希望能更深入了解PMP的概念並與實務做結合。

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方案適用對象:

1.國家考試及格或國家公務資格

   1.1國家技師：通過國家技師合格考試者

   正面表列如下：

(1)土木工程技師 (2)大地工程技師 (3)工業工程技師 (4)工業安全技師 (5)工礦衛生技師 (6)化學工程技師 (7)水土保持技師(8)水利工程技師 (9)水產養殖技師 (10)交通工程技師 (11)冶金工程技師 (12)冷凍空調工程技師 (13)林業技師 (14)食品技師 (15)畜牧技師(16)紡織工程技師 (17)航空工程技師 (18)採礦工程技師 (19)造船工程技師 (20)都市計畫技師 (21)測量技師 (22)結構工程技師 (23)園藝技師 (24)資訊技師 (25)農藝技師 (26)電子工程技師 (27)電機工程技師 (28)漁撈技師 (29)機械工程技師 (30)應用地質技師 (31)環境工程技師 (32)礦業安全技師 (33)消防設備師

   1.2台灣國家師級執業，正面表列如下：

   (1)律師 (2)醫師 (3)會計師 (4)建築師

   1.3公務主管：薦任九職等以上公務人員(2013年延續薦任七職等即可申請)

   1.4大學教授：大學專任副教授以上教師，專任助理教授可請PMP教席具名推薦)

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