rogersnotes 20140109: 專案管理實務：媒體活動專案

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考上PMP的同時，我也剛從廣播電台轉職至雜誌出版業，擔任專案企畫，工作內容亦由廣播節目內容企劃，轉為專案活動企畫與執行的角色，在2013年陸續執行了幾個論壇活動案，發現PMP的專案管理知識對工作的幫助。

媒體業雖然不是高薪的職業，但它多元豐富的工作面向、自由的工作型態，仍有其令人嚮往之處。傳統的媒體受到數位化浪潮、閱聽眾資訊來源爆炸的影響，舊有的營收模式逐漸無法支撐營運，為了追求營運突破與限制，各家媒體都不斷的尋求新產品、新的商業模式。最常見的方式，就是運用媒體本身對議題掌握能力，來建立分眾或市場利基，並結合既有傳播宣傳、集眾的優勢，承接各式公關活動，以創造獲利。

媒體最原始角色在於傳播想法，作為資訊傳遞的媒介，然而衍伸的各項公關、議題的活動執行，卻更貼近服務的性質，透過活動傳遞新的資訊或觀點。由於活動的執行，必須實際面對前來參加的民眾，對於使用者的觀察與需求，顯得格外的重要。另外，由於參加活動的民眾是透過媒體本身動員而來的，因此，每個專案服務的不只是客戶，更是媒體的閱聽眾，除了活動的收入外，如何對媒體自身的品牌達到加成效果，增加本業的銷售或廣告，成為每次活動專案都必須要兼顧的議題。

以下就我在媒體業的活動型專案管理上，分享幾點個人的觀察與要點，希望彼此交流、學習。

一、充分溝通

專案經理在專案管理上花費80%以上的心力在溝通，足見溝通的重要性，尤其活動專案需要大量的人力的配合與支援，每一個活動現場的人員都是第一線面對參與者的服務人力，專案團隊是否能有相同的認知與服務態度，顯得格外重要。不論是專案團隊對客戶、長官對下屬、專案資訊的發佈、客戶需求的探求、部門內外合作等溝通。溝通是否完整的傳達、成員是否能接收準確的訊息，是活動能圓滿成功的關鍵。

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，專案中的溝通更強調目的性，希望對方在接收到訊息後，能作出理解、回饋、進而採取行動。例如在卡內基的有效溝通中提到，人類本質最深遠的驅策力，就是希望自己具有重要性。如何透過有效的溝通「衷心的讓他人覺得自己很重要」，就是驅動團隊成員能在專案中交付應有的成果的不二法則。

另外，由於在活動專案中所涉及的利害關係人眾多，溝通管道也多，必須妥善規劃適當之溝通方式，我們通常會運用Facebook、Line群組、信件、小組會議等形式、平台，增進溝通的效率，透過即時、有效的溝通、彼此激勵，讓專案順利進行。

二、啟動會議的重要性

媒體人員編制通常較小，有時一個人就必須完成活動的所有統籌。此外，每個同仁身上可能同時也有多個專案在進行，彼此資源需求相互衝突。在資源有限的情況下，專案的負責人，必須認知啟動會議是必須，且有利於專案推動的，千萬不能因為工作繁忙而省略。透過召開專案啟動會議，邀請專案的利害關係人參與，包含長官、專案成員、客戶代表、合作廠商等人參與，介紹專案的範圍、專案進行的方式、每個成員的角色與責任執掌、反應與溝通規範等等，讓所有參與專案的人員都可以清楚明瞭專案進行的細節，未來在專案的執行、資源的調度及工作的分配，都能更有利的推行。

三、專案範圍的釐清

媒體活動專案的專案範圍通常有大致的輪廓與範圍，然而不同的客戶、議題類型，仍會有不同的形式。「無法被衡量的，就無法被管理」，透過將專案所涵蓋的範圍界定清楚，發展出專案細項並評估所需之成本、風險、時程及內外部資源等等，才能準確的管理專案。此外，據過去的經驗，客戶會在專案過程中，常常會提出許多細小的變更事項，且不一定對專案有正面的幫助，這雖然可以增加客戶的滿意度，但是這些變更累積起來，就會讓專案工期拉長、專案費用增加、人力成本的消耗，因此必須特別加以記錄和確認，妥善管理客戶的期望，給予專業的建議。

四、專案的經驗學習

活動的結束是喜悅的，但並不代表專案已經結束，我們通常會再次召開專案檢討會議，分享工作團隊中成員的經驗，並針對可優化的流程、工作細項進行討論，透過有效的經驗學習討論，可以讓新進的同仁快速吸取活動的經驗，也可以讓團隊不再犯同樣的錯誤，以增進活動的品質。此外，專案的經驗學習並不是只有在結案時才蒐集，而是在專案每一個過程中，都必須妥善的保存，因此，專案負責人必須明確的向專案成員說明，專案經驗學習紀錄的規範，有系統且完整的經驗學習，對個人或是組織都是最寶貴的資產。

以上為2013年個人在活動專案上的一點淺見，希望對大家有所幫助：也祝大家在專案管理的工作上，能更得心應手，相信就能看見，知道就要做到，在此再次感謝在過程中所有幫助我的人，謝謝。

作者：詹朝光,PMP

作者簡介：詹朝光，於2013/05/03正式成為PMP。目前在雜誌出版業擔任專案企劃一職。負責各項政府論壇活動企畫執行工作，希望落實PMP專案管理的工作方法與精神，不斷精進。