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資訊系統專案管ç†çš„挑戰
身為一個新手PM，é¢å°çš„是一個比éŽå¾€ç¶“驗更具挑戰性的工作，這份挑戰，ä¸åªæ˜¯é«˜åº¦çš„ä¸åŒï¼Œæ›´æ˜¯è®ŠåŒ–程度的ä¸åŒã€‚é©è€…生å˜é€™å¥è©±ï¼Œä¸è¡¨ç¤ºç”Ÿå˜ä¸‹ä¾†çš„是最強的，也ä¸æ˜¯æœ€è°æ˜Žçš„，但是一定是最有能力é¢å°å¤–在環境的變化的。
在專案管ç†çš„環境ä¸ï¼Œä¼åŠƒæœ€å¥½ï¼ŒæŠ€è¡“最強，資金最雄厚的專案團隊都å¯èƒ½é¢è‡¨å¤±æ•—。這些都是與以å‰åŠŸèƒ½è§’色ä¸ï¼Œä¸–界以我為ä¸å¿ƒï¼Œæˆ‘能改變任何情æ³çš„想法相è¡çªã€‚讓我深刻的體èªåˆ°å°ˆæ¡ˆçš„æˆåŠŸä¸åœ¨å€‹åˆ¥èƒ½åŠ›çš„強弱，而在與團隊的整åˆç¶œæ•ˆèƒ½å¦ç™¼æ®ï¼›ç”šè€…是é¢å°çªå¦‚其來的變化，團隊的應變能力能å¦ç™¼æ®è€Œå®šã€‚
實際從事專案管ç†å·¥ä½œ(資訊æœå‹™)，æ¯ä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆéƒ½æ˜¯ä¸€å€‹æ–°çš„開始。æ¯å€‹å°ˆæ¡ˆçš„開始，å¯ä»¥ä¾ç…§å®¢æˆ¶éœ€æ±‚，經驗與技術能力，外在環境，團å°ç¾æ³ï¼Œæ™‚間壓力ç‰å› ç´ ï¼Œç‚ºæ¯ä¸€å€‹ç‰¹å®šçš„客戶撰寫一份符åˆç‰¹å®šéœ€æ±‚的計畫書，所以PM如果沒有å®è§€çš„觀念，ä¸èƒ½å¦¥å–„çš„"é‡èº«"è¦åŠƒå‡ºç¬¦åˆå®¢æˆ¶çš„需求，專案已經失敗一åŠäº†ã€‚
而專案æˆåŠŸè¦ç´ çš„å¦ä¸€åŠï¼Œå°±æ˜¯é¢å°è®Šå‹•çš„應變能力。一旦專案啟動後PMé¢å°çªå¦‚其來的變動的發生，ä¸èƒ½é©ç•¶çš„應付，通常專案失敗的機率便æå‡åˆ°ä¹æˆã€‚
ä¾ç…§å€‹äººå°ˆæ¡ˆçš„經驗，專案ä¸çš„變化å¯åˆ†ç‚ºä¸‰å¤§é¡ž:
(一) 需求(範åœ)的變化
(二) 團隊的æˆæžœèˆ‡å®¢æˆ¶çš„需求的è½å·®
(三) æ„外的處ç†
(一) 需求(範åœ)的變化
需求(範åœ)çš„è®ŠåŒ–ï¼Œæ˜¯æŒ‡å®¢æˆ¶éœ€æ±‚çš„æ”¹è®Šï¼Œèˆ‡å°ˆæ¡ˆèµ·å§‹æ™‚çš„ç›®æ¨™é€ æˆè®Šç•°ã€‚越大型，執行期越長的專案，這類的變異需求越多。有å¯èƒ½æ˜¯å®¢æˆ¶çµ„織的變化，有å¯èƒ½æ˜¯å®¢æˆ¶ç®¡ç†éšŽå±¤éœ€æ±‚的變動，或是客戶的想法，需求，隨著專案的進行，輪廓é€æ¼¸æ¸…æ™°ï¼Œé€ æˆéœ€æ±‚的變動ç‰ç‰ã€‚é¢å°é€™é¡žçš„變化，會發覺，專案起始時製作的計畫書原本，已經與實際需求有很大的è½å·®ã€‚這時PMé¢è‡¨åˆ°çš„一個難題，就是è¦ä¸è¦æŽ¥å—變更?雖然雙方白紙黑å—簽訂åˆç´„，在法律上站得ä½è…³ï¼Œ
但是ä¸æŽ¥å—è®Šæ›´ï¼Œå°±ç®—å°ˆæ¡ˆé †åˆ©å®Œæˆï¼Œå®Œæˆçš„æˆæžœä¸è¢«å®¢æˆ¶æ»¿æ„ï¼Œé€™æ¨£çš„å°ˆæ¡ˆï¼Œå…¶å¯¦ä¹Ÿç®—æ˜¯å¤±æ•—ï¼Œå› ç‚ºé€™æ¨£çš„ç³»çµ±å·²ç¶“æ²’æœ‰åƒ¹å€¼äº†ã€‚æ‰€ä»¥ï¼Œé¢å°å°ˆæ¡ˆä¸çš„種種變更，PMä¸èƒ½å®Œå…¨ä¸æŽ¥å—需求的變更，所以這時候就是表ç¾PMçš„æºé€šè«‡åˆ¤çš„能力的時候。
變更有程度上的差異:
(1) å°å¹…度的調整:經éŽå…§éƒ¨åœ˜éšŠçš„評估，所需進行調整變更的時間，在工作包的é 留彈性時間內å¯ä»¥è§£æ±ºçš„，這時候å¯ä»¥åŒæ„變更。但是，並ä¸æ˜¯ç„¡æ¢ä»¶çš„è®Šæ›´ï¼Œå¿…é ˆè®“å®¢æˆ¶å¡«å¯«éœ€æ±‚è®Šæ›´å–®ï¼Œä¸¦æ˜Žç™½å‘ŠçŸ¥å®¢æˆ¶é›–ç„¶ä¸éœ€é¡å¤–å¢žåŠ è²»ç”¨ï¼Œä½†æ˜¯å°æ–¼å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠä¾†èªªï¼Œé‚„æ˜¯æœ‰ä¸€å®šçš„ä»˜å‡ºï¼Œè¬›ç™½ä¸€é»žå°±æ˜¯è®“å®¢æˆ¶æ¬ å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠä¸€å€‹äººæƒ…ã€‚
(2)大幅度的變更:經éŽå…§éƒ¨åœ˜éšŠè©•ä¼°ï¼Œéœ€æ±‚的變更超éŽå°ˆæ¡ˆçš„彈性時間å¯ä»¥æ‰¿å—的，或是使用超éŽäº”æˆå°ˆæ¡ˆå½ˆæ€§æ™‚間的需求，一定è¦è®“客戶填寫需求變更單，並將需求變更所需è¦çš„時間與é¡å¤–å¢žåŠ çš„è²»ç”¨æ出討論，雙方åŒæ„å¾Œï¼Œå¿…é ˆé€²è¡Œå°ˆæ¡ˆè¨ˆç•«çš„èª¿æ•´èˆ‡è²»ç”¨çš„ç”³è«‹ï¼Œå¦‚æžœæ²’æœ‰é¡å¤–的費用申請，å°æ–¼å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠ(乙方)來說，專案完æˆå¾Œè³ 錢，專案也是失敗的。ä¸è¦å®³æ€•æå‡ºè¿½åŠ é ç®—çš„éœ€æ±‚ï¼Œå› ç‚ºé€™æ˜¯é›™è´çš„åšæ³•ã€‚曾經é‡åˆ°ä¸€å€‹å¯¦éš›çš„案例:專案進行ä¸å®¢æˆ¶ä¸€å†çš„æ出需求變更，PM也沒有æå‡ºè²»ç”¨çš„è¿½åŠ ï¼Œå°Žè‡´PMçš„å…¬å¸å…§éƒ¨ä¸å ªè™§æ，決定ä¸æ¢å°ˆæ¡ˆï¼Œå°Žè‡³å°ˆæ¡ˆå¤±æ•—，ä¸ç®¡å®¢æˆ¶æˆ–å» å•†ä¹‹å‰çš„付出，都付諸æµæ°´ã€‚所以照æ£å¸¸ç¨‹åºæ出費用的申請，是兼顧雙方的利益，讓專案å¯ä»¥ç¬¦åˆå®¢æˆ¶çš„需求，也ä¸æœƒæå®³å» å•†çš„åˆ©ç›Šï¼Œå°ˆæ¡ˆæ‰ä¸æœƒå› 為這樣的變更而失敗。
(二) 團隊的æˆæžœèˆ‡å®¢æˆ¶çš„需求的è½å·®
é€™éƒ¨ä»½çš„åŽŸå› å¸¸å¸¸æ˜¯å› ç‚ºé›™æ–¹èªçŸ¥ä¸Šçš„è½å·®é€ æˆçš„，所謂眼見為憑，專案在訪談éŽç¨‹ä¸ï¼Œå¤§éƒ¨ä»½çš„時候都是å£é 上的æè¿°ï¼ŒåŠ ä¸Šè¼”åŠ©æ–‡ä»¶èªªæ˜Žï¼Œå¾€å¾€ä¸æ˜¯å¾ˆæ¸…楚æ繪最終çµæžœçš„樣貌，照就有很大的å¯èƒ½é€ æˆé›™æ–¹èªçŸ¥ä¸Šçš„è½å·®ã€‚專案團隊ä¾ç…§åœ˜éšŠèªçŸ¥ä¸çš„目標進行開發，最終æˆæžœåœ¨èˆ‡å®¢æˆ¶ç¢ºèªé©—收æˆæžœæ™‚，往往雙方都會有很大的驚奇。這時候階段性的æˆæžœå±•æ˜¯æºé€šå°±å¾ˆé‡è¦ã€‚例如:專案開始時，會è¨å®šæ•´å€‹å°ˆæ¡ˆåˆ†ç‚ºæ•¸å€‹é‡Œç¨‹ç¢‘，æ¯å€‹é‡Œç¨‹ç¢‘會有特定的產出æˆæžœï¼Œå®šæœŸå®‰æŽ’雙方檢視里程碑的產出æˆæžœï¼ŒèªçŸ¥ä¸Šæœ‰è½å·®ï¼Œå¿…定進行調整後，直到雙方èªå¯ï¼Œæ–¹å¯é€²è¡Œä¸‹å€‹éšŽæ®µçš„工作，æŒçºŒå覆進行，直到專案çµæŸã€‚這樣的åšæ³•ï¼Œå¯ä»¥æ¸›å°‘專案最終產出æˆæžœå®¢æˆ¶ä¸æ»¿æ„或ä¸èƒ½æŽ¥å—的情形發生。
(三) æ„外的處ç†
第三個專案的變化屬於æ„外層é¢ï¼Œæ„å³ä¸åœ¨æ£å¸¸è¦ç•«ä¸ç”¢ç”Ÿçš„ç‹€æ³ï¼Œå¦‚:天氣變化，人員生病，或供應商無法準時æ供原料ç‰ç‰ã€‚這個部份的變化，也是專案經ç†æ™‚常é‡åˆ°çš„ç‹€æ³ï¼Œå°¤å…¶è¶Šå¤§åž‹çš„專案，é‡åˆ°çš„機會越多，而且是幾乎無法é¿å…的，唯一的解決方法就是:ç¸å¯†çš„計畫與æºé€šã€‚ç¸å¯†çš„計畫包å«å„é …é¢¨éšªè©•ä¼°(清單)與備æ´è¨ˆç•«ï¼Œæ™‚程è¦ç•«ä¸ä¾ç…§é¢¨éšªçš„è©•ä¼°ç‹€æ³ï¼Œä¿ç•™ä¸€å®šæ¯”例的緩è¡æ™‚間。å¦å¤–就是æºé€šèƒ½åŠ›ã€‚當æ„外發生時，專案經ç†å¿…é ˆè·Ÿæ‰€æœ‰åˆ©å®³é—œä¿‚äººé€²è¡Œæºé€šï¼ŒåŒ…å«å®¢æˆ¶ï¼Œå°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠï¼Œæˆ–外部資æºçš„å”調ç‰ç‰ï¼Œåœ¨åœ¨è€ƒé©—專案經ç†çš„æºé€šèƒ½åŠ›ï¼Œç”šè‡³æ˜¯å°ˆæ¡ˆç¶“ç†çš„人際關係。
çµè«–
很多人常å•æˆ‘，有沒有甚麼辦法讓專案ä¸è¦é€™éº¼å¤šè®Šå‹•ã€‚我的ç”案是：「變動本來就是專案的一部分ã€ï¼Œæˆ‘們ä¸å¯èƒ½å®Œå…¨æŽ’除專案的變動，但我們å¯ä»¥é€éŽå¥½çš„管ç†æ¦‚念åšåˆ°å¹¾ä»¶äº‹æƒ…：
1ã€é™ä½Žè®Šå‹•çš„發生機率。
2ã€é€éŽå®Œå–„çš„è¦åŠƒèˆ‡è³‡è¨ŠæŽŒæ¡ï¼Œé 先看到å³å°‡ç™¼ç”Ÿçš„變化。
3ã€äº†è§£äººæ€§ï¼Œç›¡æ—©æŽŒæ¡åˆ©å®³é—œä¿‚人的需求，並æ早處ç†ä»–想變的慾望。
4ã€è®Šå‹•ç™¼ç”Ÿæ™‚，能明確掌æ¡è®Šå‹•çš„影響。
5ã€åœ¨åˆç´„é¢å……分的掌æ¡ç”²ä¹™é›™æ–¹çš„權利義務。(若是內部專案，則è¦èƒ½å®šç¾©å‡ºæ‰€æœ‰äººéƒ½èƒ½éµå¾ªçš„變動éŠæˆ²è¦å‰‡ã€‚)
6ã€é€éŽåˆå®œçš„談判與å”商能力，以便ä¿éšœè‡ªå·±çš„權益。
7ã€èƒ½æŠŠæŸäº›å•é¡Œåœ¨ä¸€é–‹å§‹å°±è½‰å«å‡ºåŽ»ã€‚
8ã€æƒ³çš„é ã€è¦åŠƒçš„仔細，以便事å‰çš„é 防。
總而言之，åšç‚ºä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆç¶“ç†æœ€å¤§çš„責任，其實就是è¦èƒ½çŸ¥é“æ¯æ¬¡è®Šæ›´å°å°ˆæ¡ˆé€ æˆçš„影響，並能在事å‰ç›¡é‡æŽŒæ¡ä¸ç¢ºå®šæ€§ã€‚ 這æ‰æ˜¯ä¸€å€‹å…¬å¸å°ˆæ¡ˆèƒ½æŒçºŒæˆåŠŸçš„é—œéµã€‚
作者：許億裕,PMP
作者簡介：許億裕PMP, æ–¼2012/01å–å¾—PMPè‰ç…§ã€‚ç›®å‰æœå‹™æ–¼èšç¢©ç§‘技(è‚¡)有é™å…¬å¸ï¼Œæ“”任專案經ç†è·å‹™ã€‚主è¦å°ˆæ¡ˆå…§å®¹ç‚ºç‚ºå®¢æˆ¶å°Žå…¥å•†æ¥æ™ºæ…§ç³»çµ±ï¼Œå…§å®¹åŒ…å«:專案è¦åŠƒèˆ‡åŸ·è¡Œï¼Œå°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç‰ã€‚