rogersnotes 20130815: 好書推薦-值得買一本來看具教育意義的清流作品《星秀偶像雜誌》

更多rogersnotes, 請至www.pm-abc.com.tw........ 訂閱/瀏覽

www.pm-abc.com.tw

若您不願意收到rogersnotes，請點按此處進行退訂:http://www.pmsuccess.net/subscriber.asp 或直接回覆本信件通知我們為您處理。

淺談專案管理在會計師事務所對協助顧客IPO案件之應用

前言

會計師事務所的審計案件一般包含財務報表審計、稅務簽證、公開發行上市上櫃的內部控制審查等。以大型會計師事務所而言，審計案件中以國內及國外上市櫃公司居多，而一般定期性的審計案件所涉及的案件管理則因週期例行性之故，多以事務所的eAudit workflow 來運作並監控流程；然針對一次性的IPO案件，譬如，回台上市TDR或赴美上市掛牌上市等，這類型的案件因涉及不同國家法令需求及客戶股票上市時程而相較為複雜及緊迫，且專案範疇有時會因客戶基於某些特定因素而變更；故專案管理則相較一般普通審計案件更為重要，以下則針對大型IPO案件淺談個人經驗：

專案起始階段

在大型IPO案件，尤其是國外上市專案，專案團隊以平衡型矩陣或強矩陣的組織結構或許是較佳的，因為當專案經理的權限較大時，通常可以取得的資源及彈性會會較大，以隨時因應範疇變更及有效控制時程。事務所係以人提供服務為主的組織，由於大型事務所的審計業務量大，在旺季時出現人力短缺而互相搶人力資源之情況係常見之情況，當人力不足而要借調人力有時出現部份主管本來已將人力釋出，但後來因為自行需求而要回人力之情況，使得專案經理相常頭痛，專案經理需要有權力能夠直接協調各成員的任務分派。於此，專案章程需在專業起始流程時被制訂出來，專案章程是授予專案經理責任與權限的文件，且專業經理宜在專業章程發展前就被指派出來，並一起參制訂專案章程。爾後客戶(主要利害關係人)則會以專業經理為主要連繫窗口進行溝通並隨時更新進度；且專案團隊則因專案經理被組織正式授權而願意聽其發號施令。

站在提供審計服務的會計師事務所專業團隊角度，在國外IPO案件中，外部利害關係人包含委任顧客、JBR(Join book-runner)、承銷商團、律師團(券商律師及公司的律師)及證管主機機關(SEC)、等；內部利害關係人則包含主持會計師、客戶會計師、案件會計師、SEC會計師、SEC filing的專家及支援的功能部門等。

與顧客的合約是發展專案章程的投入之一，合約內包含了幾項重要項目，執行服務的範疇、明確的交付標的、約定的服務公費及專業服務條款等。合約的範疇及交付標的中會包含會計師應執行的財務報表查核及核閱以外，尚有參與覆核SEC Registration, Auditor DD (Due Diligence)及出具安慰函(comfort letter)等事項，而Auditor DD及出具comfort Letter則是重要的項目，此涉及高度的專業及事務所的風險控管流程，故需經國外專業SEC 會計師的參與深度覆核其內容；因此，SEC專家及SEC會計師應自專案起始就進來參與。

專案規劃階段

專案管理計劃書包含子計劃書及三大基準，在IPO審計案件中，範疇基準及時程基準相對於成本基準來的重要；因為此類案件的服務公費報價行情通常較一般案件具優勢。範疇基準包含專案範疇聲明、工作分解結構(WBS)及工作分解結構說明表(WBS Dictionary)；專案範疇聲明描述專案的交付標的以及完成這些成果所必須完成的工作，包含專案限制及假設事項，限制例如：最遲應完成工作的時間、人力限制；假設事項則包含客戶能夠配合準時結帳，準確地提供必要準備資料、團隊主要關鍵成員不臨時休假等情況。建立工作分解結構(WBS)是一項重要且必要的工作，以確保專案工作的完整性，例如將將交付標的拆解成年報查核、期中報表核閱、內部控制審查、Auditor DD、Comfort Letter、SEC Registration覆核等工作包，每個工作包由上而下(top-down)再拆解成更細的的工作包，以便於管理。

在時程管理規劃流程裡，由WBS展開分解來定義活動，此需由各專案團成員分工完成各自的活動清單，則成員將會清楚活動項目、活動間連貫性及活動期程，以隨時自我控制其工作進度。唯有時因某些限制，例如法令的規定或客戶需求尚未明確化或需要進一步與主管機關再次確定等情況，使得無法一開始即完成完整的活動細節；因此，或許可以考慮採用逐步完善的湧浪規劃法。此外，利用WBS Dictionary來對進度里程碑清單，協助來向客戶高層(審計委員會)提出階段性報告。

而活動資源中則以人力為最重要及最主要，人力的估算的精準度在個人經驗裡常是較困難的，由於人員的素質養成及效率不一，加上特殊案件通常有較高難度的特定議題，需要專家的投入程度較高。而在估算活動期程方面，專案經理通常依習慣性採用過去經驗的類比估算法，因為簡單快速，惟使得準確度較低，做常出現需加班趕進度的狀況；因此，採用由下往上的估算將會是較合適的方式，惟需要花費較多的時間來進行，當案件緊促時，實務上案件經理不傾向如此做，而寧願有偏離時則採取加班或協商調派其他成員加入的縮程法來因應。

專案執行階段

在此階段中的獲得專案團隊，，由於國外IPO案件涉及高度的專家成員及需要有豐富經驗的成員參與，故除了先行指派外，尚需透過協商其他部門有經驗的資深人員參與；針對國外的專家參與則採用電子郵件、電話會議或是邀請國外專家來台參與重要會議及議題的討論等方式來進行溝通。

為了評估整體品質水準，事務所採用稽核抽檢方式，透過風控部門進行Quality Performance Review (QPR) 的機制來評估整體案件自客戶評估、獨立性評估至案件的結案是否均依照事務所政策及法令的要求進行。透過QPR找出經驗學習(Lessons learned)，用來改善日後的專案，QPR的流程則包含辨識Root causes，並需提出因應措施。

專案監控階段

控制專案時程及執行品質管制在此階段中相形重要，由於時效緊迫，為了確保如期完成交付成果提交客戶，專案經理得隨時掌握進度狀況，並定期報告專案進度及績效傳達予利害關係人，確定專案進度變更對案件的影響。與外界利害關係人每週的進度報告通常採取多方電話會議進行，故在採取口頭報告前則先行以電子郵件發送進度報告以利溝通。然而，在與顧客之高層的正式報告中則以里程碑報告為較合適。在執行品質管制中，由於審計服務係涉及專業服務的提供，且交付標的與法令的規定有密切關係，且具深度的法律責任；因此，層級的覆核機制為重要的流程，並透過各種內部檢查表來檢查所要交付的報告及文件內容揭露之適足性。當有客訴產生時表示客戶不滿意服務，最常發生情況不外乎進度落後，重要議題未於期限內回應及解決或是回頭向客戶要求提供準備文件時間太晚等等；因此，魚骨圖的肇因分析可協助團隊找出真正的原因，並加以改善。

專案結束階段

對客戶的交付標的包含財務報表查核或核報告／內部控制審查報告／致管理階層函文(Management Letter)及致審計委任會函文／安慰函(Comfort Letter)／同意函(Consent Letter)等，當交付成果移轉後；需將文件予以歸檔，歸檔的期限依法令規定處理，故有規模的會計師事務所通常會建立一套自動化結案系統來控管。專案檔案及文件容易保存，然而最重要的是經驗學習不易透過此機制進行妥善記錄並保存，通常在專業人員的腦袋裡居多，這或許是未來事務所可以努力改善的方向。

結語

專案管理課程在各大型會計師事務所基本上多有開課，唯實務上將專案管理觀念及流程充份應用在審計案件的或許並不多見。以個人在事務所服務的經驗，由於事務所業務量大案子趕，諸少案件經理通常不願意花時間按步就班學以致用，或者不清楚如何應用，故多以個人過去經驗來領導案件居多。如果我們願意花時間投資，考慮多加應用專案管理的觀念，初期或許是一項挑戰，但長期來看，相信在專業審計服務案件的管理及客戶滿意度上將會有很大的提升。

作者：邱麗梅,PMP

作者簡介：邱麗梅，中華民國會計師，於2012/6/28 取得PMP資格，目前擔任安侯建業聯合會計師事務所審計部協理職務，有多年國內外上市公司審計及輔導上市櫃經驗，深覺領導團隊執行重大專案在專案管理上需要進一步提升，故加入長宏PMP的訓練課程；希望 PMP的知識技能能廣泛被應用在事務所內部特定專案及對客戶的各項專業服務案件。財會人動起來吧！加入PMP，做事將會更有組織，更有效率。

專案管理與實務工作經驗之探討

在個人的工作歷程中，參與了公司許多不同的專案工作，茲將專案管理所涵蓋的五大流程九大知識，在以前所經歷的專案工程實務中，與共好們分享一些心得。

起始階段

辨識利害關係者：專案成功的關鍵在於專案之初就能辨識利害關係者，對大多數工程而言，此階段最大利害關係者不外乎業主、監造單位、專案管理單位，當然還有Sponsor及其他相關人員，如設備材料供應商、外包廠商‥‥等。另公司取得合約後，經由公司決策高層開會討論決定後隨即指派專案經理，即專案經理越早指派越好，且專案經理在此階段的角色與任務要能夠辨識利害關係者及了解其需求及期望。

規劃階段

定義範疇：根據合約內容、詳細價目表及相關圖面，定義工程施作內容，並據此範疇內容建立工作分解結構(建立WBS)，不多、不少、不鍍金，確保專案達到目標所需完成的工作事項--没有遺漏的，拒絕不在工作分解結構的多餘工作--没有額外的，也就是避免專案鍍金。

發展時程：利用各種排程軟體，如MS-Project根據合約內容所訂定的完工期限排定各種進度表(總施工進度表、各種計畫書送審進度表、各種設備、材料、圖面送審進度表‥‥等)。專案里程碑及專案總施工進度表公佈並施行是專案一開始很重要的工作。里程碑應依據合約的開工日及完工日，參考過去的經驗，將整個專案時程進行切割，並視合約工期長短訂定數個至數拾個應開始或應完成的時間點，如開工日、完工日、重要設備安裝完成日及上樑完成日等都是必要的里程碑。里程碑訂定後，即可訂定專案總施工進度表，總施工進度表完成後，應自其中分析出要徑(Critical Path)，作為爾後專案執行時，控制時程的重點項目。總施工進度表訂定後，應公佈施行，並要求專案團隊依此總施工進度表管理專案執行，以確保專案按時完成應完成事項。

估算成本及決定預算：取得專案合約後，依據合約金額及各分項工程項目，專案經理應立即訂定專案內部的成本估算，在訂定執行估算時所有的分項工程項目都應取得2~3家廠商報價(大部分的工作在備標階段應已完成)外，並參考公司內部的工程預算科目及之前類似工程的歷史結算資料，檢核估算是否合理。彙總各分項工程項目的成本估算後並納入風險準備金及各種管銷費用後，即決案專案預算並取得公司核准。

發展人力資源：工程專案得標後，第一件工作就是確定專案組織，並訂定組織分工表，如果專案組織是公司ISO制度內既有的組織，那組織分工已涵蓋在公司體制及文化內時，一張組織表即可讓組織運作順暢，但如果此組織是臨時編組有多個功能部門的工程師所組成，則除了組織表外，還應訂定專案團隊成員的角色與責任及各職位的工作說明，說明每一個人的工作職掌、工作時間。工作描述越詳盡越好。以因應在未來專案執行期間，會有專案組織分工的磨合，若在工作上有衝突或運作不順暢時，專案經理需檢討團隊成員的工作職掌、內容及時間再作調整。

規劃採購：工程專案取得標案後，很重要的工作就是將專案應完成的交付標的予以自製或外包及合約類型的選擇。一般大部分均採取外包策略。分包策略有採取垂直分包與水平分包兩種，專案經理需決定分包策略，並規劃各分包介面的處理方式，一般都採取水平分包。當工程一開始後，採購工作佔了很重要的分量，設備材料若不完成採購即無法進行後續工程的施作，因此應先列出各設備材料交運至工地的時間，反推應開始製造時間及發包時間，列出輕重緩急的發包順序。原則上主要設備均應在三個月至半年內採購完畢。採購應配合總施工進度表訂定採購計畫。

規劃品質：依合約規定訂定品質計畫，藉由品質計畫內容督促、矯正、預防品質管理的缺失並作為執行專案工程時品質驗收依據。依目前公共工程規定目前可分為三層級品管制度。

第一層級：承攬商負責各項施工、品質、工安及衛生、環保計畫之編擬與提報，材料檢驗、工程施工、自主檢查、工安及衛生、環保之工地管理及稽核等。

第二層級：主辦單位或監造單位執行進度控制，材料抽驗、施工過程之工程品質(含工安及衛生、環保)查驗，及工程品質稽核(內外稽核)。

第三層級：行政院公共工程委員會、主管機關工程施工查核小組。

執行階段

Kick Off Meeting(召開開工會議)及聯繫方式：

參加業主或監造單位主動召開的開工會議(Kick Off Meeting)，在開工會議中討論專案執行期間的聯絡方式及合約執行重點，內容至少包含如下：

1.介紹專案經理、專案團隊成員及組織分工。

2.合約工期及各重要里程碑確認。

3.各計畫書、設備材料、圖說送審相關事宜。

4.雙方聯繫電話、傳真、E- MAIL及信函送達地址確認等。

獲取專案團隊：依專案組織圖顯示專案所需之人員及用人管理計畫書中描述每一位專案成員所需的時段及其他獲得專案團隊的重要資訊。專案在起始階段即先行指派專案經理。專案經理依專案組織圖，選派不同的專案團隊成員，例如品管工程師、勞工安全衛生管理員、機械工程師、電氣工程師、行政助理‥‥等，一般團隊成員即是從公司組織中協商徵選，若公司組織中未有適合人力可委外獲得。

監控階段

變更申請：即比較計畫與實際結果，可能要提出變更申請。變更申請可能包含矯正措施、預防行動、缺點改正。一般專案在執行過程中，常常因相關利害關係者需求變更、設計時空間規劃不當或交付標的不符合計畫標準而造成變更，已執行的專案中任何改變都必須經過「變更控制」程序，專案團隊根據核准的變更申請據已執行專案工作並建立檔案，若因某項因素如預算不足造成未核准的變更申請則建檔歸檔，所有的變更申請都會造成專案計畫書及專案文件的更新。

結束階段

結束專案或階段：係指完成所有專案管理流程所涉及的全部活動以正式結束該專案或階段的流程。當所有的專案工作都已經完成時，且專案目標均已逹成，專案經理在結束專案之前須審查所有文件以確認完成，包含所有應收及應付款項並取得完工證明文件。本階段主要目的是將所有已驗收合格的工程項目移轉給業主並準備專案團隊的退場準則且將專案執行期間的紀錄彙整成經驗學習及將專案資訊建檔以供未來組織參考運用。

專案管理的最終目的就是在一定的預算內、符合品質的條件下如期完工。要達成這個目標，必須集合一批專業團隊人員，透過一定的程序逐步完善。在執行專案管理的過程中，專案團隊應隨時整合與督導每一項工作。專案管理的五大流程就如同戴明所提倡的PDCA循環，讓每一項工作都有PDCA循環，亦即計畫(PLAN)一個可以使計畫流程更好的執行計畫、執行(DO)計畫上所明示的事項、確認(CHECK)執行後的結果並思考前後差異性、修正行動(ACTION)也就是將有效的改善對策加以標準化或將所確認的結果轉化為下一個改善的計劃事項的良好循環。

專案管理就如同Roger老師說過的話，考上PMP才是真正進入PMP學習的門檻。希望藉由應用專案管理知識能將未來接觸的專案工作確實導入並且執行的更完善。藉此上述將以往的工程經驗與各位專案管理的前輩們一同分享與成長。

很感謝長宏讓我有機會一窺PMP的魅力與學習專案管理知識，並啟發我對專案管理有不一樣的認知與視野。

作者：石克勤,PMP

作者簡介：高考冷凍空調技師、國立台北科技大學機械工程系畢業、吉興工程顧問股份有限公司機械工程師，從事過新竹焚化爐新建工程、八里焚化爐新建工程、國立中央圖書館新建工程、台北市政府小巨蛋新建工程。

~一本由PMP共同創作的實體雜誌~

《星秀偶像》雜誌創刊號

8/1在7-11及各大書店正式見面!!

或許你已不是追星的年紀

但是值得您買一本來看看的PMP作品

星秀偶像雜誌FB：

https://www.facebook.com/ChineseSuperStar

7-11、誠品、金石堂、墊腳石及各大書城同步開賣!!

博客來線上訂購星秀偶像雜誌：

http://www.books.com.tw/exep/prod/magazine/mag_retail.php?item=R030044736

連絡電話:07-588-8028

第三屆華人十大傑出專案經理獎選拔趕緊共襄盛舉

第三屆華人十大傑出專案經理獎選拔趕緊共襄盛舉

社團法人台灣國際專案管理師協會(ITPM)主辦十專獎選拔活動，旨在表揚傑出的專案管理之星，讓各不同類型組織之專案經理人有標竿學習的典範，

藉此引起企業組織對專案經理人(PM)的重視，這是角逐專案經理最高榮耀的大好機會，相信您也是其中之一的佼佼者!

別對自己沒信心，踏出第一步，就有機會，也讓學者專家幫你檢視專案成效，可由專家經驗再逐步完善，相信熟能生巧，專案功力就越來越好。

(點圖可直接觀看線上宣導影片)

華人十專獎投獎正式起跑十專獎總召集人roger說明影片

專案管理年度盛事：第三屆華人十大傑出專案經理選拔 10/1(二)截止收件

專案管理已成為企業、政府或組織管理主流優勢及管理科學顯學，為提升全球華人對專案經理人的重視程度，華人的榮耀－「華人十大傑出專案經理人獎」期望能藉由表揚傑出專案管理經理人，提供專案經理人標竿學習典範。

報名時間：即日起至2013年10月1日(二)止

報名方式：http://www.itpm.org.tw/TOPM，採全面電子化報名

報名資格：全球華人持有中華民國、中華人民共和國、香港、澳門或新加坡護照皆可報名

選拔名額：十大傑出專案經理人至多選出10名為原則，另選出3名年度專案佳作獎，如未達標準者從缺

選拔辦法：http://www.itpm.org.tw/topm/2014_3thTOPM.pdf

歡迎洽詢索取紙本選拔手冊：

社團法人台灣國際專案管理師協會-十專獎委員會 07-588-8028 TOPM@itpm.org.tw 尤依婷專員

更多選拔資訊：http://www.itpm.org.tw/TOPM

社團法人台灣國際專案管理師協會-十專獎委員會 07-588-8028 TOPM@itpm.org.tw

一探究竟《五月天演唱會》的魅力

~第10期專案經理雜誌正式上架各大電子書城~

《五月天演唱會》的專案管理

一顆心噗通噗通的亂跳

一瞬間煩惱煩惱煩惱全忘掉

你，

是否曾經在那一瞬間毫無意識

脈搏，跟著節奏狂肆跳動

血液，跟著音浪奔放流動

十萬人，跟隨他們，

熱血青春盡興

享受音樂享受人生

甩掉地球，拋開一切

他們是誰？

五月天

8/1 各大電子書城，正式發行繁中PDF高解析版!!

Zinio、Hami電子書城、台灣大哥大myBook、遠傳e書城、KONO書城、iPubu書城及MagV

8/20 官網上架PPT版!! 各大電子書城同步發行簡中版!!

片頭影片搶先看：http://www.youtube.com/watch?v=-g1PNZan4Oo

~進入專案經理雜誌官網，即可馬上免費下載各期專案經理雜誌~

＜歡迎轉載與分享＞

專案經理雜誌官網：http://www.pm-mag.net

給專案經理雜誌FB一個讚：https://www.facebook.com/ProjManager

＜＜上一則 rogersnotes　　回 rogersnotes 主選單　　下一則 rogersnotes＞＞

rogersnotes 無償分享筆記, 歡迎分享給好朋友. 分享檔案著作權屬 rogersnotes®所有,
欲在公開場合使用rogersnotes® 著作請按此下載使用同意書.roger 連絡Email: PMSuccess@gmail.com
非常滿意　滿意　普通　不滿意　非常不滿意　
退訂或推薦您的朋友共享rogersnotes, 請由此進入