rogersnotes 20130314: 專案管理實務：專案管理二三事

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專案管理實務：專案管理二三事

一、前言

政府部門或企業內大大小小的專案無時無刻在進行，根據美國某產業研究機構的資料指出，在美國完成的所有專案中，僅有 17% 是按照開始設定的專案目標 [範疇（scope）、時間（time）、成本（cost）、品質（quality）] 順利達成，有50% 因為範疇管制不力、預算超支、時程延宕，而必須降低原先目標，甚至有33% 的專案，則乾脆宣布取消。

二、專案經理負專案成敗之責

專案管理不只是專案經理的事，而是整個政府部門或企業的事。

以現有大部分企業的組織架構來看，專案組織大多為功能組織或弱矩陣組織，專案管理往往落於執行面的問題。反正專案有人負責，有人執行即可。可是，企業從策略方向規劃、年度營運目標訂定，到部門目標訂定，再展開到專案的設計、規劃與執行，這些工作是脈絡一貫的。由上而下展開，再由下而上支援，任何一環均不可缺失。因此，專案的責任絕對不是只在專案經理身上，企業必須從策略面整體考量如何提升專案的價值，也就是進行專案管理的導入。如此才能在最近這股專案管理的風潮中，帶出專案管理的真正價值，也才能帶出企業的真正價值。

三、專案經理要用80%以上的時間來做好溝通

專案經理在專案中扮演的角色很多，但卻是專案中唯一的「整合者」。

專案經理要能有效管理利害關係者，讓專案被有計劃的執行、讓資源做最有效的分配、讓風險被迅速的辨識等等，這些都是專案經理在專案中須持續進行的，而這也是一種整合，整合不同意見、整合不同工法與整合不同變因所造成的影響。這些整合工作都需要不斷的溝通與協調，以找出最適合的行動方案。

四、專案管理工作是逐步完善

專案在起始階段資訊原本就不明確，風險最高，很難一次就將未來行動規劃完成。

為了滿足利害關係者的需求與期望，在專案管理生命週期的五大流程：起始、規劃、執行、監控、結束，彼此交互作用，藉由新方法、新觀念、新技術或經驗學習(Lessons Learned)的不斷精進，以逐步完善整個專案，然而，在不斷交互作用和逐步完善過程中，可能造成過多需求和範疇變更，範疇、時程、成本、品質等基準亦可能隨之變更，此時，再藉由變更控制機制及系統，本著授權和專業分工精神，強調所有變更須經由變更控制系統分層審核，並對所有變更，不管核准與否，都加以紀錄並追蹤成效，逐步達成專案目標。

五、做好專案管理的前提是做好資源管理

資源不是天上掉下而是靠「協商╱談判」來的。

在政府部門或企業資源有限的狀態下，專案成員一人身兼數職的可能性大大地提升，與過去專案成員只專注單一專案的情況來說，對於政府部門或企業來說資源耗費成本太高，因此專案成員大多會同時參與多個專案，以及職務上例行性的工作處理，這些都必須同時進行；此外當許多變化往往無法於事前有效預測時，通常再精準的資源計畫都無法有效落實，例如來自客戶、主管的需求變化或風險發生等等問題，能否依照計畫來進行？這些問題在專案組織和部門組織的資源調配上，經常造成不小的溝通成本，更是大大降低專案執行效率，卻也是專案經理在導入專案管理系統上需要解決的困難之一。

六、工欲善其事，必先利其器

專案發展過程中，所有專案計劃和文件，除了適時產生與更新外，在專案結束後，必須加以整理歸檔，以便作為日後其他專案之經驗學習和資料庫來源。今日企業管理，強調知識管理(Knowledge Management)，旨在防微杜漸，累積失敗和成功經驗，縮短學習時間。而知識管理著重在如何保留知識、如何挖掘知識(Data Mining)和如何應用知識。所謂經驗學習就是知識管理的一種，即使日後專案成員更迭，新專案成員仍可透過經驗學習，汲取過去類似專案成功原因，盡力促成專案成功。而過去類似專案失敗原因，也可使專案成員避免重蹈覆轍，減少失敗成本，和重新摸索時間。然而，專案文件產生與更新，整理歸檔，在大型或國際型專案中，可能需藉助專案管理資訊系統(PMIS)，才可能達成。

因為好的專案管理資訊系統(PMIS)，具有分散式資料庫管理(Distributed Database Management)，可以異地備檔同時保存檔案完整性。而且它具有資料挖掘能力，可以從浩瀚資料檔案中，挖掘出相關資訊，以供決策使用。甚至有的專案管理系統具有模式庫(Model Base)，模式庫中有專家系統(Expert system)、人工智慧(Artificial Intelligence)、決策支援系統(Decision Support System)或模擬軟體(Simulation Software)，可以幫助專案經理在時程排程、成本估算、風險分析上，給予適當資訊，改善決策的品質。

然而，並非功能愈多的專案管理資訊系統就愈適用於各級政府部門或企業、彼等仍應選擇符合政府部門或企業實務運作，能達成最大的效益與價值的專案管理方案(系統╱工具)

七、結語

專案經理並不是只要專業技術強即可，他必須具備企業管理組織、規劃、領導、控制的技能，更需具備專案管理整合、範圍、時間、成本、品質、人力資源、溝通、風險、採購等九個方面的知識、技術與能力。

此外，情緒管理佳(高EQ)、溝通協調、談判技巧、解決問題能力強，都比較容易勝任專案管理工作，良好的操守、道德勇氣都能在職場達到加分的效果。

作者：孫立勇,PMP

作者簡介：孫立勇，曾服務公家機關多年，負責大型資通系統整合案，並於資拓宏宇國際有限公司，擔任專案經理，負責國外資通設備代理及執行政府部門專案工作，現將從事專案管理工作多年實務經驗，與理論結合，爭取更多就業籌碼，創造人生另一階段契機。

旅行也在專案管理

我個人非常喜歡出國旅遊，因為旅行可以增廣見聞，擴展對人生的想像。我每年目標是要走出去兩趟，不論跟團或自助旅行都可以，但在此提「自助旅行的專案管理」。我發現每次自助旅行都像執行一個專案，在出發前規劃、旅行過程中風險、回國後結案，都需要進行「內容管理」。

在西歐的英格蘭、蘇格蘭待過半年的時間，回台灣後，一直對英國歷史文化、藝術氣息、以及流行時尚都回味無窮，朋友藉著我的老馬識途，希望由我規劃英國之旅，趁著過年假期，一起去拜訪英國的英格蘭。

這次旅行緣起，主要是朋友的第一次歐洲之旅，想省經費又玩到精華，也因為我先前有當地生活經驗，所以在這條件與共識之下，就決定自助而不考慮跟團了。兩人目標是旅途安全，行程具備時間運用彈性，要可以決定自己想去的地方，玩得自由又盡興！

確立專案目標後，就開始專案規劃中的範圍管理（初略），因為必須先製作WBS來申請英國簽證（2009年3月後英國才免簽）。以下是我的專案程序步驟說明：

一、行程規劃

收集相關的資訊（參觀景點由我過濾篩選，再由旅遊書內找新景點），然後還調查自由行的個人機票和旅館費用。

二、安排交通、食宿

確定好來回日期後，就是找比較便宜的機票，並到航空公司開票。其中住宿，為了避免網路訂購遇到詐騙到當地會露宿街頭，所以決定移轉風險，改由透過台灣旅行社訂房比較保險。

三、申請英國簽證

自製表格Format，填入旅遊起迄日期，每日參觀景點的行程順序，以及住宿飯店地址、飛機來回航班，以紙本方式，透過旅行社代辦向英國在台辦事處申請觀光簽證。

四、意外狀況

大致規劃好行程之後，就在2006/1/29大年初一晚上七點出發，搭乘國泰航空經香港轉機前往倫敦。由於有事先的初步規劃，整個旅途大致依照預定行程、花費預算，都在控制內前進著，但是免不了也是會有一些意外狀況、或驚奇的事情發生。

例如（一）：把背包忘記在地鐵站，在折返回去地鐵的旅客中心領回。例如（二）：參加倫敦的Local package Tour，錯過來飯店接送的交通車，要改搭貴森森的計程車去團體集合地點。例如（三）：英式下午茶費用不是如旅遊書寫的金額。

在英格蘭待了五天，走了幾個各有特色的大城小鎮，其中有巴斯、巨石群、溫莎Windsor and Eton Central、劍橋，不同地區的自然風景；首都倫敦的大英博物館、自然歷史博物館，裡面有埃及木乃伊、巨型恐龍骨模型；漫步市區街景進入眼簾倫敦塔橋、大笨鐘、西敏寺；因為適逢中國華人春節期，所以在倫敦唐人街感受不同於台灣的過節氣氛；品嚐特色美食，Fish & chip、Kebabs。整個費用花下來（含機票）約莫是六萬多台幣，真是一次充實自在又豐富的旅行。

凡走過必留下痕跡。回台灣之後，就開始整理歸檔這次出遊的照片、沿路上進出景點的門票、導覽手冊，之後看照片回憶的時候，才會記得這次旅遊的點點滴滴。

自助旅行對應到專案管理的五大流程與九大知識領域，可以很清楚做以下分項：

1.旅行緣起 --> 專案啟始

2.兩人旅行目標 --> 專案目標

3.行程規劃、安排交通食宿、觀光景點分析研究  專案規劃

4.開始這次的旅行 --> 專案執行

5.控制依照預定行程 --> 專案控制

6.選擇跟團、自助 --> 專案採購管理

7.不要網路訂房，移轉風險由旅行社代訂、意外狀況處理 --> 專案風險管理

8.整理歸檔 --> 專案結案

「自助旅行」是不是很像專案管理呢？！工作上專案管理當然沒有像旅遊那樣輕鬆簡單，但也有雷同之處，掌握其中精華要點就對了。

以上是在PMP實務運用上的淺見，跟各位分享。相信各位PMP在工作或生活都有不同的體會，希望都能夠讓PMP發揮價值，有機會見面互動交流！成就更上層樓的共好機制。

作者：陳彥宇,PMP

作者簡介：陳彥宇，於沃克威資訊股份有限公司擔任專案經理，負責客戶的應用系統規劃，以及專案的執行與監督。已有20年的出國旅行經驗，已走遍世界23個國家，其中包含半年的英國遊學，以及多次的自助旅行。

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第八期專案經理雜誌

~敬請期待第八期專案經理雜誌~

《我可能不會愛你》的專案管理

一個、兩個、三個…

有好多小角落，藏在我們心底，

裡頭存在無法替代的人　事　物。

沒有任何灑狗血的鏡頭　卻無聲無息地佔據在你我心中

在某個小角落持續散發平淡幸福的溫暖

還記得每晚觸動心弦的驚喜嗎？

這就是《我可能不會愛你》為你我帶來的奇蹟

如果說，

程又青的殘忍，造就了李大仁的深情

那是怎樣縝密心思的團隊，在心池激起漣漪泛泛？

如何用愛，深植平凡的雋永？

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