rogersnotes 20130214: 專案管理應用於「大型專案」時需注意事項

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專案管理應用於「大型專案」時需注意事項

前言

工作資歷4年，執行過大大小小的專案，大到上億經費之跨國大型專案：2011臺北世界設計大會暨設計年計畫，小至機票採購、研究案委外等，國際專案管理師證照是個人自踏入職場以來，取得的第一張黃金證照，期望透過學習best practices的經驗，幫助自己在專案管理的道路上能更加得心應手。以下將以PMP學習到之知識，檢視本中心先前執行2011臺北世界設計大會暨設計年計畫之過程，使得大家更能一窺在執行大型專案應該注意的事項，爾後在遇到類似的實務上能更加得心應手的處理。。

2011臺北世界設計大會暨設計年計畫架構

儘管專案的規劃是逐步完善的過程，但規劃前期仍需儘可能完備

範疇管理的一句訣是：不多、不少、不鍍金，由於本中心是第一次執行規模超過3,000人之國際大型專案，所以在專案範疇管理上，儘管一開始就訂出來，但是因為經驗的不足，以及專案規模太大之故，很難一開始規劃就一步到位，且容易有遺漏的工作事項。雖然費時，但建議未來可透過建立WBS將每項專案加以拆解，可減少此機率發生，並且方便檢視新增工作對既有工作的幫助，以及估算每個專案活動期程。

別輕忽規劃風險的重要性

在本案執行時曾發生過2次突發狀況：會場鷹架倒塌、講師臨時不能來，雖然當時都成功化解問題，但若規劃時預先設想可能發生的風險，並草擬應變計畫，編列編列管理準備金以因應未知的風險，或許意外發生時將可以更從容應對。

時間上的掌控尤其重要

越大型的專案，牽涉越多方單位的資源整合及溝通協調。由於本案為跨國大型專案，因此在執行上更涉及跨國協調、產官學研各界之資源整合，專案執行過程容易因為各單位之行政流程及效率不同而拉長，因此在規劃大型專案時程時，建議預留更多緩衝時間，並於專案進度掌控上，先與各單位溝通協調時程，明確要求專案依時程表執行，不然很容易因前項工作時程落後，壓縮到後續工作之辦理時間，影響專案品質。

定期監控專案工作

本案在98年專案起始時，便透過推動小組會議及工作小組會議(由上而下的方式) 明確劃分各單位之工作權責，並確認相關利害關係人(有哪些Key person需掌握)，再持續辦理會議，以整合各部會之資源並討論工作細節。本案隨著活動辦理時間接近，在推動上亦正式成立專案推動辦公室，由專人專責管理本案，且分工上亦盡量安排各活動承辦人全力執行本案。而在專案推動上，透過定期辦理內部會議(從一開始的每月、每2周到每周的頻率)，及外部會議(每月第一個禮拜)，方便專案成員及長官們先預留時間，於會中報告活動執行情形，確實於監控及檢討工作進度，建議在推動上可參考本案辦理方式。

確實做好組織流程資產更新

活動完成不等於專案的結束，專案經理在專案執行時很容易輕忽最後的結案工作與lesson learn，尤其若公司又沒要求的話，專案經驗及相關文件很容易隨著承辦人的離職而未能傳承。十分可惜的是，本案活動完成辦理後，專案團隊隨即解散，建議於當時活動執行時確實記錄辦理過程，並於專案結束流程時，確實要求相關承辦人辦理經驗分享，且將相關文件移轉到組織知識庫以供同仁後續參考使用。

作者：葉人慈,PMP

作者簡介：葉人慈PMP，於2013/1/9正式成為PMP。目前擔任台灣創意設計中心專案經理。主要工作經驗為執行政府專案，包含2011世界設計大會暨設計年計畫等。成為PMP後除了持續將PMI的專案管理理念和公司管理架構相結合尋求適當的管理流程外，亦將持續善用此管理手法使用在日常生活的各種專案上做管理。

專案管理在「從無到有，籌設產業發展協會建立產官學界溝通平台」的應用

身為國會助理的我，平常工作內容主要是協助委員蒐集問政資料、議題分析與開會事務準備，除了接觸選民服務，還有公會、協會對委員的政策建議，再者就是行政單位對委員質詢內容的說明或請託，完全沒接觸過設立社團法人或協會的行政事務，但是專案總是來自於發起人的一句話，於是在委員的屬意下，由當時辦公室主任帶領，我也加入了這個從無到有籌設協會的工作團隊。

一、起始階段：發起人授權、辨視利害關係者

該協會設立的背景在於2008年馬英九總統上任後，兩岸關係逐漸和緩，但產業界紛紛反映，政府政策及民間交流的窗口不一，造成許多台商無法順利登陸，且國內相關政策動向不明，讓台灣深具競爭潛力的產業無法發揮。身為立法委員的老闆，接獲陳情後便萌生建立平台來解決此問題的想法，也因為發起人的這句話，於是著手籌組非以營利為目的的協會。在取得籌設協會的工作指令後，蒐集相關產業的廠商與專家學者，擬訂利害關係者清單，並尋求有共識的產官學界人士，共同著手進行協會草創階段。

二、規劃階段：蒐集需求、定義活動、發展時程、規劃風險回應

接獲委員的指示，開始蒐集設立協會的相關法令規定，及瞭解設立條件與所需時程，並草擬協會籌設進度里程碑，接著建立工作分解結構：向內政部遞交協會設立申請書、舉行發起人會議、召開籌備會及成立大會、向內政部申請籌設完成等工作事項，並依據上述工作事項進行人員與工作分派。因申請設立過程需配合主管機關公文往來時程，且因委員選區服務與國會問政事務實在繁忙，眾多發起人亦無法完全配合開會時間，故需將時程延誤的風險納入考量。

三、執行、監控階段：發佈資訊、控制時程、監控風險、報告績效

初步完成規劃後，開始依里程碑及各主要待辦事項執行籌設工作。在取得委員的籌設協會指令後，便陸續收集發起人連署書，並準備好相關資料，再向內政部遞交設立申請書。取得內政部的核准籌設公文後，需於六個月內籌設完成，為加速整個籌組過程，配合法令規定的開會通知時限，準備發起人會議的同時，便規劃後續籌備會議的開會時間與議程，讓該協會的籌設能在最有效率的情況下籌設完成。而最重要的成立大會暨第一次會員大會，因邀請貴賓雲集，且出席會員眾多，單由籌備會工作人員恐無法支應，在籌備會時討論此事，提議由會員主動提供工作人員協助，共同舉辦本次場面盛大的會議，讓協會能有個好的開始！成立大會召開後，立即將相關文件送至內政部申請正式成立，符合六個月內的籌設期限，也讓整個協會開始正式運作。

四、結束階段

這個協會籌設的專案管理實務，原則上在內政部發函核准設立時，便是本專案的結束，雖然協會需要繼續運作，包括每年的例行性會員大會、理監事會議、會務活動及會員連繫與會費收取等事務，皆為常態性事務，不符合專案的性質－暫時性且等獨特產出。

雖然後續仍兼任該協會的執行秘書，處理例行性會務工作，定期舉辦會議與活動，但最主要的籌設期間的工作，對我而言，是段很有趣的經驗。而這段從無到有的籌設與規劃，也與平常熟悉的國會問政工作不同，雖然是以兼任的身份在進行籌設工作，增加自己不少的工作量，但對我而言是份學習的機會。而透過協會的運作，可從會務活動間瞭解目前政府政策與產業實務上的落差，輔助自己所負責的法案工作，透過協助委員在立法院的問政與質詢，方讓政策能更符合產業實際所需！還好有這段籌設工作經驗，陪著我一起渡過專案管理知識的學習過程，讓我能儘量理解課堂上老師講解內容，順利取得PMP資格！

作者：藍君瑜,PMP

作者簡介：藍君瑜，國立成功大學經濟研究所畢業，於2012年9月10日正式成為PMP，目前於立法院擔任國會助理，正邁向第五個年頭，曾兼任協會執行秘書。取得PMP後，積極應證於委員問政資料管理及法案工作，以期落實發揮專案管理效力。

第七期專案經理雜誌 大人物的攝影展

正式上架，歡迎轉分享!!

33個最熱血時尚創意人X 39 位最炙熱跨界大人物。集愛共構，台灣史上最大青少年造夢計畫！2011年「大人物慈善攝影展」，短短不到一個月的展期，卻創下國內多項紀錄，他們是如何辦到的？文化創意產業的專案與一般專案的管理又有何不同？本期《專案管理雜誌》採訪封面故事的主題是「大人物攝影展」，將深入訪問發起人藝術總監陳孫華、攝影統籌總監蘇益良、影像後製王志雄、蔡維杰，以及主辦單位富邦文教基金會，從各種不同角度來看這個與眾不同的專案......

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