rogersnotes 20121219: 專案管理在資訊專案的應用

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專案管理實務：專案管理在資訊專案的應用

前言

自從踏入資訊業後已經歷過大大小小的資訊類專案，大至2012臺北世界設計大展、高中職教師甄試分發作業、金點設計獎、台灣設計博覽會…等網站專案的建置及導入；小至網站功能新增或刪除、風格版面異動、設備採購、維護招標案等，但無論是網站建置、網站導入、軟體開發、硬體設備採購，在專案管理的流程上經常可以發現到很多共通的特性。

一、忽略利害關係者的重要

專案範疇攸關專案的後續各個子流程工作，因此在定義專案範疇時更應謹慎仔細。然而在網站建置、軟體開發或設備採購上，常常發生專案已進行到一半時，卻有其他利害關係者說功能不行、要的不是這樣等等，導致範疇的變更、時間及成本增加，最嚴重甚至導致專案失敗。因此，在專案規畫的初始就應該盡量的辨識出所有利害關係者，並且在定義範疇時針對所有利害關係進行需求蒐集及分析，而不是自己依據章程或自行判斷以哪幾位的利害關係者的需求為主。

二、專業技術的考量

在資訊相關的專案中，幾乎免不了都會需要軟體工程師或MIS參與，其中有很多需要考量到的專業技能，例如網站開發需注意伺服器的OS環境、開發工具、用哪種語法撰寫…等，又或者硬體設備的採購需要注意新設備的導入對現有網路架構的影響、網站或軟體系統轉換到新設備所需要的工具或者技能、對公司而言所需要的適當規格…等。無論是軟體或硬體，我們都可以發現資訊人員的經驗及知識對一個資訊專案扮演著極重要的角色，若是專案在定義範疇時忽略了資訊人員可以想像得到，在日後專案的進展上將遭遇極大的變數。

然而卻還是有一堆資訊相關的專案在規劃階段並沒有對資訊人員徵求建議，因此常常發現一個目標立意良善的專案，到了結案後所得到的最終產品往往是個怪胎，因為一開始沒有考量相關的專業技能，導致執行後處處受制，變更後又再變更，最終變成個怪胎，成為人人嫌棄卻又不得不用的產品。因此，在資訊相關專案規畫時就必須將資訊人員列為重要的利害關係者，並依據資訊人員對現有系統、設備納入考量後的相關資訊，列為專案的限制條件，以降低專案失敗的風險。

三、系統整合的重要

專案管理最重要的工作即是整合，而負責此工作的人正是PM，因此PM可以說是一個專案的中心及成敗關鍵。同樣的，在資訊類專案裡最重要的工作也是整合，而負責整合的工作交由「專案管理」負責。因為，在一個資訊專案裡的各個工作包往往交由不同的部門執行，而這些部門除了專案上的來往，彼此間通常少有聯繫。若是沒有專案管理來串連各部門的結果則是，業務部門爭取到一個案子，但業務只知道客戶要一個產品並不知道內部的詳細規格，但是卻繼續交由設計部門設計產品，而設計部門則依據個人喜好設計後交給RD部門，最後終於把客戶要的產品做出來了，但是卻不符合客戶的OS系統、環境設定、設備規格…等，最後的下場往往是依據開發的產品為基礎，改成在客戶環境下能使用的產品，這其中又衍生了更多的BUG。

因此，唯有藉著一套良善的專案管理方法，讓客戶、PM、業務、工程師、設計師、財務…等相互交融，在專案規劃的階段即先完成系統整合的步驟，這裡所謂的整合當然不是指產品的整合，而是指為了整合事前所做的跨部門、跨組織的討論，針對整合時該互相配合的規格、方法、限制等做一個是前的討論，並逐步完善建立起一套完整的專案管理計畫書，各部門再藉由此計畫書執行、監控專案行程，不僅可以提高整個專案的成功率，亦可事先預測到整合時有可能發生的風險，以依此建立應變計畫降低發生風險所可能帶來的額外成本。

四、範疇的控管

範疇的控制與管理說起來容易但是做起來卻很不容易，一個沒學過程式語言的人要如何知道程式的寫法是否採用標準的語法結構寫的呢?一個不懂材料的人要如何判斷硬體設備是採用規範上所說的材料做的?因此到了最後控制範疇往往只剩下象徵性的名詞，真正的工作的也只剩下品管部門檢測最終的產品功能需求是否符合客戶所以需，但這是不對的！在資訊的世界裡是由程式語法所組成的，由硬體來配合的，一點點的誤差都會導致重大的缺失。如果撰寫語法不採用行業上的標準規範而用自己的喜好，將導致整個軟體、網站出現漏洞而產生的損失將無法想像，而硬體如果不採用事先設定的規格，將可能導致硬體無法負荷原先估計的工作量產生故障、當機的現象，所以範疇的控管是格外的重要也不容忽視。

以上的分享是PMP運用在資訊專案實務上常見的情況。相信在各位PMP分享各自不同的職務或工作的感想後，使得大家更能一窺在各領域應該注意的部分，爾後在遇到類似的實務上能更加得心應手的處理。

作者：許庭維,PMP

作者簡介：許庭維PMP，於2012/11/5正式成為PMP。目前擔任台灣創意設計中心企劃師。主要工作經驗皆為資訊軟硬體相關之專案，包含硬體設備採購、各類型網站發包、建置及導入專案。成為PMP後除了持續將PMI的專案管理理念和公司管理架構相結合尋求適當的管理流程外，亦將持續善用此管理手法使用在日常生活的各種專案上做管理。

大學教學與學習輔導機制的品質控制

隨著社會多元與升學管道暢通，相較過去，現在的大學生不僅面對更彈性且快速的學習環境，且如何在大學四年過程中，充分學習並作為銜接社會的平台，成為當前大學教育重要的環節之一。因此，教學過程中，對於學生學習輔導機制的建立和品質管制，將影響教學績效和學生學習成效。

過去在學校的行政和教學經歷，所思考的相關機制，若對應PMP具備的知識和流程，可以更有系統性的表示和分享。以下歸類綜整，可供諸位PMP和準PMP們參考和指教。

一、辨識利害關係者及蒐集需求

學校是因學生而存在，故學校一切行政與教學之作為，以（學生）為主要考量。在學生學習過程中，系務會議（所有教職員）所確立的發展方向、課程規劃與教學（課程教師）、學習成果回饋和監控（助教和學長姐、同儕）等成為基礎。而學習過程中，學生態度和生活的照顧，以符合前述安心學習環境的建立，則學校和系上學習輔導組織（學習輔導委員會和導師）和學生家族制度（學長姐），是必須納入規劃與管理。

而為提升學生學習績效與加強學生在學期間生活輔導工作，在學生學習方面，建立行政與教師的共識，以及在教學與輔導的核心理念，包括：（教學與學習需求、目標的建立）

1.學生服務與溫馨關懷

2.激勵學習與導師用心經營

3.學習輔導與差異特質重視

4.就業輔導，領航未來職涯

二、學習品質管理制度的建立

透過教師關懷、導師會議、導師輔導、學長姐互動等，達到：「溫馨、服務、專業、即時」的特色。在學生學習輔導的核心理念與特色價值建立下，本系發展形成：

(一)品質教學與學習績效（績效管理）

1.多元課程與學習激勵：專業課程、特色學程的設計，定期會議檢討學生學習績效，激勵主動學習意願。

2.透明與即時的教學評量機制：課程大綱、學習評量的提供，與出缺席管理。

3.學習諮詢提供：教師諮詢時間(office hours)、研究生班級與課程助教。

(二)績效和品質管制（溝通管理方式的形成與回饋）

1.導師制度落實：學習、生活、生涯、適性輔導，學期導師會議檢討。

2.學生動向與學習績效的即時聯繫：家長、學校、導師、系辦主動與即時互動。

(三)團隊建立與激勵學習

1.校外實習課程的規劃與協助、業界講座舉辦與實務課程設計、畢業專題製作。

2.生涯規劃課程的設計、導師與教師讀書會的規劃，提供學生成長交流機會。

3.鼓勵學生活動的舉辦和參與，玩中學、學則優的教育理念。

(四)溫馨學習環境的創造（確立保健因子）

1.系學會每學年休管週的舉辦、迎新活動、其中活動的指導與協助。

2.社團指導與成立協助。

3.休管e報發行、休閒e視訊建置，提供數位、即時的資訊與影像訊息。

三、品質控制流程：確認目標的達成

以「系－教師、教師－學生、學生－學生、資訊－學生」的概念，建立學生學習輔導架構：

學生學習輔導架構示意圖

為能落實重視同學們日常學習與課後生活，因此導師要隨時關心自己的導生。實務上，導師會依照同學日常表現狀況安排單獨晤談，以立即發現問題，並解決問題，或是於班會時間，利用與全班談會的時間適時的關心同學，了解全班或是個別的問題。同學若是於課業上產生問題，授課教師、助教、共同學習坊的建立，則為必要。另若當導師發現同學特殊的情形，而無法處置時，如精神疾病、感情困擾等等，屬於輔導專業領域時，導師會適時將個案轉介至學校的輔導室，請專業輔導老師處理。

因此，為能確保學習品質管制的落實，前述架構內的各個組織、個人的互動及流程的控制，另就客戶（學生）學習意見的回饋與因應，除必要的學業成績預警、教學意見反應外，學生輔導小老師（學長姐的協助）的機動、彈性、和及時的處理，以及對於特殊學生學習障礙因素的掌控，也透過每兩週（定期）和即時（危機處理）會議的召開，檢討成效並回饋調節，以符合全面學習品質提升之目的。

作者：廖淑容,PMP

作者簡介：廖淑容，明新科技大學休閒事業管理學系副教授。曾任立德管理學院校長秘書、立德大學資產管理與城市規劃學系系主任。專長為都市及區域規劃、休閒不動產開發與經營、社區營造等。

Merry Christmas瀰漫著溫馨的聖誕節欣悅到來

聖誕樹閃爍著祝福

長宏團隊祝福您

聖誕快樂事事順心

~誠摯邀約優質講師錄製線上學習管理課程~

誠摯邀約優質講師錄製線上學習管理課程

距離報名截止日剩1日而已, 您還未報名嗎? 心動不如馬上行動. 有行動才有改變現狀的機會. 可進長宏錄制管理的講師, 都是千挑萬選的講師, 對您何嚐不是一試金刀.

以下是我們統計出的長宏PMP學員對管理課程的需求, 由問卷可看出長宏對學員的用心.

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歡迎您填寫以下報名表格, 報名截止日為12/20(四)

詳細內容，請觀看長宏公司總經理Roger親自錄製的課程邀約說明影片：https://goo.gl/vN6z6

課程資訊

課程時間：約4小時 (實際剪接後)

錄製費用：4,000元/小時 (以實際產出的時數計算)

交通費：實報實銷

報名方式

報名日期：12/3 (一) - 12/20 (四)

e-Learning課程預計錄製時間為：2013/1/1 - 2013/2/28，講師可依個人行程安排錄製時間

如有興趣的講師, 採線上報名：https://goo.gl/3Uwml

第七期專案經理雜誌大人物的攝影展即將上架!!

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33個最熱血時尚創意人X 39 位最炙熱跨界大人物。集愛共構，台灣史上最大青少年造夢計畫！2011年「大人物慈善攝影展」，短短不到一個月的展期，卻創下國內多項紀錄，他們是如何辦到的？文化創意產業的專案與一般專案的管理又有何不同？本期《專案管理雜誌》採訪封面故事的主題是「大人物攝影展」，將深入訪問發起人藝術總監陳孫華、攝影統籌總監蘇益良、影像後製王志雄、蔡維杰，以及主辦單位富邦文教基金會，從各種不同角度來看這個與眾不同的專案......

精彩片頭影片搶先預告：http://www.youtube.com/watch?v=b3AIlr4r0sE&feature=youtu.be

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