rogersnotes 20121122: 做好時間管理，成為有效率的生活家

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做好時間管理，成為有效率的生活家

時間是每個人都有的重大資產，成功的關鍵就在於我們如何有效的運用這項資產。相等數量的時間所產出的效果並不相等，有些人隨性浪費，有些人積極投資在有意義的計畫上，有些人像無頭蒼蠅般忙碌，長期下來，成敗分明。所以個人時間管理是現代人必須學習的重要知識和訓練，思考並規劃如何進行更有效率、更省時間的做事習慣，是增強競爭力的最佳手段。

時間管理就是工作效率，因為時間管理所探討的，就是如何在最短的時間內，將工作有效的完成，確保專案工作按時完成應完成的事項，雖然許多人認為效率和效果不同，尤其許多管理專家喜歡強調效率和效果的差異，但我認為「工作效率」是一個很恰當的名詞，也包含了效果的概念。

時間管理可遵循以下幾點，設定目標、擬定計畫、提高效率以及自我學習與管理：

1.設定目標，時間管理的目的，就是將時間用在與目標相關的工作上，只有設定自己的目標後，才知道自己的時間運用是否合理。因此，設定目標可以說是時間管理的首要步驟；有了正確的目標，才知道自己整天的忙碌是為了什麼，長時間全力投入工作所產生的疲勞，才會被達成目標的喜悅和成就感撫平。

2. 擬定計畫，無論如何忙碌，都應花些時間擬定計畫，越是覺得忙碌時，就越需要對時間的運用做計畫；沒有計畫，就可能會將時間用來喝茶、閒聊或看報紙上；因此，每天一定要花十分鐘做每日計畫，強迫自己寫出要做的工作，排出優先次序並決心執行，每日計畫有一種使你潛意識必須服從的力量，長期下來，會成為不需意志努力的自覺行為，並對未來的人生造成深遠的影響，這個習慣不止用在工作，更要用在生活的每個細節，讓每天不再渾渾噩噩，浪費不少寶貴的光陰。

3. 提高效率，做每件事要始終保持不斷改進的這個意識，每次想出改進處理事務的方法，並於往後一一實踐，即使改進的只是一些小事務、一個小動作，也可以導致相當的生產力提昇。並養成「記錄」的習慣，以避免遺忘；不要太相信自己的記憶能力，尤其繁瑣的事情很多，一通電話、與人交談或是走路時突然有一些想法，都需要即時記在紙上。

4. 自我學習與管理，培養善用時間的習慣，可以永遠輕鬆的支配時間，不被時間追著跑；要成為時間的主人，而不是奴隷。要養成習慣，必須學習「自我承諾」；自我承諾時，要考慮自己是否可能達成；習慣的養成應按部就班的循序漸進，達成的可能性才會較高，以至於提高信心；用積極的心態及樂觀的心情面對事情。

有句玩笑話，時間就像乳溝，擠一擠就有了；這種心態真的會被時間追著跑，做事沒有效率；要讓自己成為一個生活家，除了認真的面對生活更要用對方法。

作者：葉玉珍,PMP

作者簡介：葉玉珍PMP，於日正聯合會計師事務所擔任客戶服務專員，把每個客戶當作一個專案經營。用心、細心及專心於工作與生活。曾任工業技術研究院服務科技中心擔任計畫秘書一職，參與每個專案的規劃過程、負責每個環節、執行是否確實以及專案完成後的發表活動舉辦。

專案管理實務經驗談

在未接觸專案管理知識前，幾乎所有的事情都好像是依個人的本能及經驗在執行，取得PMP認證之後，現在無論是在工作或生活上的大小事件，都會不自覺地與PMP聯結，心裡總是會想，正在執行的這件事情，是否符合專案管理的五大流程？如果沒有，是缺少了那個流程？用一般的方法和專案管理的方法去執行，結果會不會一樣？當然，有些事情，自已可以掌握，執行的方法可以自已改變，但是有些事情，像在工作職場上，卻可能需要屈就於組織文化，尤其是在大衙門裡工作，除非主管也具有專案管理的觀念，但不管如何，身為PMP的一分子，對於如何將專案管理技能與實務結合，以提高專案之成功，應有更多的責任，在此僅提出個人在工作實務上的觀察與大家分享。

一、專案應有完整規劃的時程：

工作實務上，專案常在主管的口頭交代下，隔天就要交出相關的計畫。專案時程被壓縮，在各單位中，幾乎是很稀鬆平常的一件事。但在專案規劃欠周延的情況下，便趕著進入執行的階段，很容易發生專案品質不佳、時程延誤、預算少列及資源不齊全的風險，同時忽略了專案啟始階段，章程的公告與專案經理人的授權，極易使未被授權的專案經理，對資源的調度及工作的分配遇到阻礙。如果後續要執行變更，反而要花更多的時間來補救及矯正。同時，專案後期執行變更所需的成本更高。因此，專案在規劃階段，即應考量專案大小，給予完整規劃的時間，可以逐步完善，但要越詳盡越好。

二、專案應按標準作業程序SOP執行：

實務上，多數的專案在執行時，常依據前人經驗的傳承，並沒有很明確的標準作業程序SOP。因此，常發生專案執行過程不知如何接續進行或處理程序因人而異的狀況，最後可能造成專案成果驗收困難，或甚至無法結案。因此，專案執行應有嚴謹明確的標準作業程序，才能做好專案範疇、時程、成本及品質的管控。團隊成員在執行專案任務的時候，就可以依標準作業程序既定的流程與步驟，將自已的角色與職務扮演好，每位成員完成個人的職責，專案經理便能順利整合各階段的任務，以完成專案的目標。

三、推廣專案管理知識，化解團隊成員間的溝通瓶頸：

如果單位中只有個人遵照專案管理的手法推動專案，可能會和團隊其他的成員格格不入，因為專案管理的手法，常會讓不了解專案管理精神的人，感到過程繁複，而不願意配合使用。但如果同仁間都具有專案管理的觀念，團隊成員通常不需要太多的解釋，就可以了解彼此的意思，在相互間的溝通、工作執行效率及專案品質管控上應能大幅提升，同時也可以避免之後的一些爭議。因此，身為PMP 的一分子，應有更多的責任，讓組織的主管及工作同仁，了解專案管理的手法及相關的知識，以提升團隊的工作效率及工作成果。

四、明確劃分工作職掌與適切的溝通管理：

多數專案所涉及的功能部門及成員眾多，溝通管道也多，尤其是跨部門間分工的灰色地帶，常會有找不到負責部門或相互推責的情況，專案經理若不能妥善規劃適當的溝通方式，及運用化解衝突的技術，並給予每個部門或成員明確的角色與職責，容易造成訊息傳達的失誤或延遲，進而影響專案的進行。因此，專案在規劃期間，即應明確劃分各部門及成員間的工作職責，同時了解專案相關利害關係者的需求與期望，適當地溝通與管理，並引導他們往正向的方面去影響專案與工作，是增加專案成功與提升客戶滿意度最好的方式。

五、落實遵守專案變更管理程序：

大家常說，計畫趕不上變化，變化趕不上長官一句話。在工作實務上，專案經理就會經常碰到這種狀況。在專案執行階段，專案經理除了需要控制專案並做必要的調整外，也常遇到利害關係人突然對專案需求的變更，尤其是當利害關係人認為這些變更很簡單，只要投入極少的人力與時間即可完成的時候。部分專案經理面對這些變更需求，為了即時滿足利害關係人，不但不遵守單位變更管理的程序，甚至自已親自執行這些變更。這樣的行為很容易導致專案的範疇失控，也會讓專案的成本與時程不斷擴大。因此，專案經理應隨時警惕自已，嚴格遵守變更管理程序及專案範疇不鍍金的原則，並適切地與利害關係人溝通，以免造成單位極大的損失。

六、專案團隊的管理：

對專案團隊而言，人是最重要的資產，因為單位所有的軟硬體設備及知識與過去的專案執行經驗，都需要靠人來維護。因此，人資管理中，如何選才、用才、留才及育才，便是專案經理一個很重要的課題。專案經理須運用激勵因子，讓團隊成員知道這份工作的責任及使命，讓他從工作的挑戰中獲得成就感及成長；透過團隊合作去解決更困難的問題；觀察每個人的優點及缺點，讓每個人都能在職務上奉獻所長；賞罰分明，讓績效良好的人，能有獲得升遷與期望報酬的機會。同時必要時，應培養成員第二職務訓練及代理人制度，不能因為某一成員離職，就影響整個專案的運行；創造友善的工作環境，兼顧每位成員的工作和休息，避免將工作集中在部分能力較強的人身上，如此方能降低人員的流動率。隨著團隊的發展和人員的流動，對於新團隊成員要加以關心，並針對個別成員的不同情況，給予適當的訓練，以確保專案任務能順利的進行與完成。

七、建立單位的組織流程資產：

大部分的專案團隊成員，皆須配合單位人事既有的遷調離退制度，不可能長時間擔任同一個職務。所以，往往一位成員才剛完成訓練沒多久，就要離開現有的職務，如果沒有留下可供參考的專案執行經驗文件，很容易造成單位專案運作上的困難，尤其是當一個專案的執行期程很長的時候，最容易發生。在單位內，接到專案工作，如果能適時找出單位過去可供參考的工作報告或文件範本，以過去的工作經驗進行專案，執行起來應能事半功倍。因此，每個專案累積的智慧，都應該要有所保留，把歷史資訊與經驗學習寫入單位的知識庫，除了可做為未來專案執行的參考依據，亦可提升單位的競爭力與專案成功的機率，對單位是有很大的幫助的，特別是當資深員工離職時，這個資料庫所記錄的組織流程資產，就能有相關資料作為經驗傳承的參考，可避免組織因人員的流動，而造成嚴重的經驗流失。

八、詳實規劃風險管理與回應對策：

大部分的人在做決定前，都會向前做進一步的考量，以防止未預期的事情發生，這就是風險管理的概念。對專案經理而言，風險管理、評估與回應對策的規劃，必須要更確實，因為未預期的風險，如果發生，而單位第一時間，沒有回應的應變措施，可能會造成單位極大的傷害。因此，專案經理在規劃及執行專案時，應定期與專案團隊的成員共同檢視風險的狀況，加強風險辨識及回應風險的規劃，在風險發生時，才能及時應對，把對單位的危害控制在最小的範圍，將單位的損失降到最低，還能順利完成專案的任務及達成專案的目標。

九、結論：

專案管理的知識，其實不只運用在工作上，個人生活上的大小事件，都可以用專案管理的手法來處理，而許多的工作與任務，如應用專案管理的知識，即能將它們做的更好、更有效率。

成為PMP後，要能辨識在工作上或生活上可以使用的PMP手法，並加以改進，可以大幅縮短逐步完善的時間，減少任務執行失敗的機會，以上是個人在PMP實務運用上的淺見，提供大家參考。

作者：李宏春,PMP

作者簡介：畢業於海軍軍官學校、高雄師範大學應用英語碩士，曾服務於海軍艦隊，擔任艦艇作戰軍官及艦長，長期參與作戰計畫規劃及相關任務之執行。於101年10月取得PMP，現任職於國防部作戰及參謀次長室。

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