rogersnotes 20120803: 從「心智圖」來看訂定工作計畫

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從「心智圖」來看訂定工作計畫

從專案管理中，「起始階段」的發展專案章程以作為辨識利害關係者、蒐集需求及定義範疇的投入，並完善於「結束專案或階段」的最終產品、服務或成果轉移及組織流程資產更新等；依上述整個流程來看，在我的工作領域中，就常會接收到各式各樣的訊息，例如：專案發起人的要求、新同事的姓名、新的工作與技術…等。對於多數人而言，要將接收到的訊息做適當的處理，並不是那麼容易，而且這些訊息，如果沒有經過適當的處理，很快地就會成為沉重的負擔。但如何將這些不同的訊息做好分類整理呢？其實是有一些方法可以使用的，若有？那要怎麼做呢？在長宏公司課程中所提到的「心智圖」(Mind map)，就是一個很有用的工具，而利用心智圖可以讓思考更為清晰，且心智圖亦出現在不同形式的多重場合中，例如：教育文檔、創意規劃、筆記登錄及工程圖表等，常被廣泛應用。

心智圖是由英國的Tony Buzan於1970年代所提出的一種輔助思考工具，心智圖乃是經由一個主題出發，再畫出所有相關聯的對象，像是一個心臟與其周邊的血管圖，故稱為心智圖。由於這種空間想像的表現方式比起單純的使用文字更能接近人類的思考，能利用圖形輔助思考有時會更加直覺，所以用於創造性思維過程中有極大的幫助。心智圖可以利用不同顏色的線條及各式各樣的圖案加深整體印象；也有人說，因為心智圖是一種圖像，我們要辨識心智圖時會用到平常較少使用的右腦，等於是在平常使用的左腦之外再加上右腦的輔助，所以對於記憶有莫大的幫助。幾個世紀以來，心智圖或者是相似理論者，已被教育、工程、心理及其他等相關學者，應用在閱讀學習、腦力激盪、視覺記憶及解決問題等議題上。

目前的心智圖開發軟體工具已有很多種，例如：Mindjet公司的MindManager、NovaMind公司的NovaMind、XMind公司的XMind及Microsoft公司的Visio 亦提供了部分繪製心智圖的功能。但如何找出說明心智圖的內容重點，並將其畫成一張心智圖呢？剛開始可能會有不知道要如何進行的窘境，主要是因為找不到內容的重點，所以沒辦法將其內容轉化成為心智圖；所以，現在我們以工程管理中的訂定工作計畫，來談談怎麼找出內容的重點：

1.進行工作分解(Work Breakdown Structure, WBS)：就是將目前工程所需進行的「待辦事項」(即工作包)，利用分解技術(Decomposition)將其全部記載寫下。

2.整理與協調：進行工作分解後，即著手管理的思考模式，例如：詢問他人意向、確實告知他人、是否有委外項目、主管交辦事項、事前調查及必要溝通事項等。

3.爭取主管認同：成功地工作分解並完成上述事項後，即可將完成的心智圖交給主管，並藉以獲得主管的認同。

從上述心智圖的說明中，是以「由上而下法」(Top-Down method)將訂定工作計畫即時導入工作現場；此外，若是針對於有「固定程序」的工作流程時，將會發現比較無法發揮其多元、創意的功能與效益。希望上述的概略舉例，能幫助大家對於心智圖的應用有更進一步的理解。

作者：黃國忠, PMP

作者簡介：黃國忠，於2012/07/23正式成為PMP(Project Management Professional)，目前在上等工程有限公司擔任經理一職，主要工作是將管理知識、技術、工具及方法，整合運用到所執行的專案生命週期上，並期能符合專案需求，以達成專案目標。

軍事投資建案專案管理經驗分享

一、起始階段：

軍事投資建案的專案生命週期區分為「作戰需求」、「系統分析」、「投資綱要計晝」及「總工作計晝」，以專案管理實務來解釋，作戰需求即在提出組織策略計晝，找出策略性機會、裝備技術提昇和實際作戰戰略需求，接著以各種統計分析方法(如：Delphi method)有系統的分析最佳獲得方式、建置技術、商源來源、整體後勤維保需求，武器全壽期預算需求分析，為一具有「全般性」、「縝密性」之作業計畫，其可供後續個案依計晝預算執行之準據，而後詳列各投資項目的規格內容，並計算總預算需求，做為立法院審查及後續執行依據；簡單來說，作戰需求階段為任務需求，系統分析階段為性能需求，投資綱要計晝階段則為性能規格，是一個區分階段性的文件。

二、規劃階段：

實際面而言，前述四個建案階段均是屬於規劃階段，除了戰備急需案件可在前一年建案完成外，其過程大概都需費時二年，因此一個構想的產生到實際佈署，可能約需三、四年的時間，反觀商業營運模式的迅速反應，這就是軍事投資採購與商業模式不同之處：軍事投資建案係以「設計計晝預算制度(PPBS)」架構規劃，其架構精神為「Planning guides programming，

Programming lead budgeting, Budgeting support planning」因此，在規劃階段的作業即是整個建案活動的核心：另資訊系統的建置往往都會超過一千萬元，故工作計晝都會送交行政院主計處實施審查，然而，利害關係者並不是只有區區部會的審查，專案的利害關係者眾多是軍事投資建案的特性，從軍種的審查到國防部、行政院及立法院的審查，所需蓋的章會有二、三百個，這也牽涉到資訊系統建置所考慮到的範疇是相當廣泛的，如：與其他系統介接介面、頻寬需求、系統安全需求、人力維管需求、功能性及擴充性是否能滿足未來預劃，因此專案團隊的組成也變得相當重要，必須顧及各領域人才。

另外，與各利害關係者的溝通也是非常重要的，如立法委員的審查過程關係著全案預算的go/no go，若溝通不順利，會造成多年的規劃付之一炬，再如行政院主計局預算匡列過程，會因國家總預算額度、優先順序以及審查委員觀念造成預算減列或緩列，影響亦非常大，造就有賴與這些利害關係者的溝通方式及技巧。

三、執行階段：

執行階段初始是在採購計晝的製作及核定過程，而真正執行階段則是在採購決標後才正式展開，資訊系統投資所涉領域較多，購案也不是全由系統整合商統包，因此包含機電工程、室內裝修、土木工程、消防工程、機房設備工程、電力工程、系統建置、系統維護管理服務及教育訓練等，所要執行的工作就包羅萬象了，在規劃階段的時程安排便顯得重要，開始執行前會先審查各承包廠商的時程規劃，並對照組織內的各項活動，逐一核對，以免影響定期的預算結算及撥款時間。

四、監控階段：

在辦理資訊系統建置時，監控階段的重點在於時間及品質的掌握，當然也是在管控採購違約的風險，這時規劃階段所律定的各里程碑即是監控重點，也是採購文件中所律定的管控節點，依採購文件審查是雙方共識，逐項逐次的稽核。

專案執行各階段，採行目標／風險管理，與合約商執行「全程管理」之原則，按專案屬性（研製、量產、軍／商售）及能有效管控且賦予專案管理辦公室(PMO)執行彈性為考量，設定重要審查點，並依照專業類別，如專案管理、系統工程管理、測試評估與整後支援等專業領域，律定各項審查點應行產出文件與審查要項，配合產出專案管制文件所需內容，對照計晝與進度實況執行管控；重要文件則律定格式，以求語言統一、脈絡一貫，文件審查時，比對獲得專案基準、計晝進度、風險管控等預劃合格基準，以掌握時程、性能、風險與預算之執行實況。

人力資源管理風險也是這階段要做的，因國軍人事制度有其既有調遷退離的規則，人力資源培育更是資訊系統建置期間要注意的，讓專案的執行進程和人力素質一同成長，使專案培養人才，以高素質的人才執行專案。

五、結束階段：

在全案達到既定的目標或奉令終止，最後即為整理所有執行過程，並將結案報告送交國防部，內容主要描述專案歷程計晝概要、執行概要、預算執行、執行成效檢討、績效評核與預期成果比較及結論與建議等，這時就考驗平時是否就有習慣整理經驗教訓文件及紀錄，否則執行期可能長達四、五年，人員更迭更是頻繁，數年前的經驗可能就不復記憶，就會影響結案報告的完成。

作者：楊禮峰,PMP

作者簡介：楊禮峰，現任陸軍資訊教官，具法文DELF A1資格，同時取得ISO27001資訊安全管理系統主任稽核員證照、採購人員基礎證照、採購人員專業證照、微軟Windows 2000MCPs認證專家，曾負責陸軍及總政戰局大型專案，以及國軍投資建案規劃，分別為陸軍戰區管理資訊系統、戰演訓精簡型電腦、網際網路檢索台、陸軍兵科學校軍事教育投資規劃案、陸軍兵科學校數位學習平台規劃、陸軍RFID資訊設備管理系統、總政戰局資訊安全管理系統、國軍加密式隨身碟、加密式硬碟、陸軍區域通信系統模擬器及航太展規劃等多項專案。

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本期專案經理雜誌採用雙封面故事，並延續上一期封面故事「兩岸當代專案管理大師交鋒」的話題，本期由兩位現任美國專案管理學會（PMI ，Project Management Institute)的台灣分會理事長傅旭昇 Simon 博士及PMI中國陳永濤 Bob 董事總經理接棒，將漫談及分析兩岸之間如何透過專案管理的交流來擴展兩岸三地的專案管理競爭力，期望「兩岸PMI理事長的對話」帶給您不一樣的啟發。

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2012年長宏支持國片條款，讓專案管理走入新的世界!!

<以下文字同DM>

支持國片條款: 即日起國際專案管理師(PMP)免費培訓

當國片遇上了專案管理

原來變形金鋼導演-麥克貝早在電影拍攝時已使用專案管理手法!! (變形金剛參閱網址:http://mike0123783.pixnet.net/blog/post/25653903)

近期國片興起，國片的進步讓越來越多人走進電影院看電影、支持本土電影，甚至讓看電影變成了生活中的一部分。電影人對電影產業的努力與付出，應給予掌聲及支持。

經由PMP(國際專案管理師) 群組觀察發現，目前台灣的電影已邁入方法論時代，無論是行銷手法或是製片的過程都和過去有很大的不同，如:經費來源的控管與整合或是為影片宣傳的造勢活動，都能從中看出專案管理的思維如已應用在電影產業。因此，為讓電影產業能在專案管理的手法下達到效益最大化，長宏專案培訓機構特發起國片PMP免費培訓之公關條款，若您是電影界的關鍵人物，歡迎您成為PMP的行列，相信透過專案管理的與電影的結合必能激起更多更精彩的火花!!

2.2.1 支持國片條款：

凡國片賣座一億元以上國片的董事長或總經理(電影公司)、專案經理、監製、導演、編劇或主要演員(有刊登在宣傳海報上)，來長宏上課不收課程費用(原價NT.32,500)。

有效期限:即日起至2012年9月30日止。

**因應工作性質可申請TKB數位學堂PMP課程。(http://www.tkblearning.com.tw/web/index.jsp)

公關申請網址: http://www.pm-abc.com.tw/PMPPublic.asp

長宏志業三年內無償培育1000位高階PMP，提昇台灣國際競爭力。

大學教席及上校各200位；國家技師及公務主管各300位。

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