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IT郵件系統建置用運專案管理手法之必要性

當我們要建立一個郵件資訊系統也就是我們通稱的Mail server,用專案管理的手法來建造郵件系統可以大幅降低建置過程的風險。

郵件系統軟硬體的建置過程中,建置步驟中有很多的前後相依性,也就是PMBOK中” Dependency Determination ”當中的”Mandatory dependencies”(強制依存關係),硬體建置完成之後,必須先確認硬體架構是否正確,接下來再安裝作業系統,資料庫等等…。我們曾經遇過郵件系統安裝完成之後,郵件系統不穩定,用診斷工具偵測無法發現正確的問題點,細部追查之後發現在郵件系統的軟體安裝完畢,工程師才發現有硬體遺漏安裝,因此又加裝了硬體,此時,資料庫以及其他軟體已經安裝設定完成,工程師忘了再去逐步修改,導致日後問題不斷。

當一家公司的郵件系統不穩定時,狀況嚴重會造成客戶信件的遺失,進而導致訂單流失。如果郵件系統建置專案一開始就採用專案管理手法來建置,就可以大幅降低專案執行過程沒有按照前後相依性執行專案而導致系統不穩定的狀況。

因此,確定依賴關係對建置一個郵件資訊系統而言相當的重要,專案開始前便將所有的強制性依存關係(Mandatory dependencies)、可斟酌處理的依賴關係(Discretionary dependencies)、外部依存關係(External dependencies),作縝密的規劃。當中還要加入時間提前量(Leads)與時間滯後量(Lags)來確保專案執行過程的順暢度及降低風險,例如:約定硬體裝機的前一天,工程師必須跟客戶確認電力設備以及網路設備是否已經完成,才不會發生所有設備已經運送到客戶端無法安裝的窘境。

一個郵件系統專案有很多細項,細小而繁雜的項目如果沒有很清楚的轉達給所有專案團隊,很容易被忽略,很多專案經理因此延後了驗收日期,造成客戶滿意度下降,WBS分解結構可以協助專案經理更縝密的掌控所有該執行的可交付成果,用專案管理手法來建置郵件系統,可以降低風險,又可以讓所有的專案團隊很清楚的知道哪一天要做哪一些事,所有的工程細才能做的確實。大幅提升IT專案管理的品質!

作  者:連靜宜,PMP





criminal activity


Project management is the application of knowledge, skills, tools and technologies to project activities in order to meet project requirements. These include initiating, planning, executing, controlling and closing the project. These skills can also be applied to resolving criminal activity.

When criminal activity occurs police officers should investigate as soon as possible. In U.S.A for example, there are three stages in criminal investigations: on scene arrest, hot search and warm search. In Taiwan for example, governments establish policies to deter kidnappers. If kidnap occurs, police officers are allocated to a specific task force to solve the crime.

Recently, it was a miracle that Jaycee Duggard who was kidnapped when she was 11 years old was found after 18 years. Jaycee’s step father witnessed the abduction which took place as his daughter was preparing to board a school bus. His step daughter was force by a married couple into their vehicle. The step father attempted to chase the car as it sped off but was unsuccessful as he was riding a bicycle. He phoned 911 and reported the situation to the police and a search for the missing girl was commenced. The case remained unsolved for the next 18 years during which time the abducted girl’s parents were divorced. Not only was the girl traumatized by the event and the subsequent years for inability of the police officers to solve this horrific crime. (Sydney morning herald and Canberra time 29/08/09 page1)

Project management is a useful method and is wisely applied to many diverse projects such as National aeronautics and space administration (NASA)’s lunar project and Olympic Beijing’s project. If governments allocated greater financial resources to investigative bodies to gather experts including psychologists, police officers, forensic and IT specialist to work in a project management team, it could bring more cases to a favorable conclusion.

作  者:蘇益薰,PMP

 
PMITW_長宏共同推廣校園專案管理
職場對專案管理人才的需求


2010年助理國際專案管理師CAPM校園推廣



【100位學界菁英PMP培訓計畫】


志業:為深耕台灣校園專案管理,長宏完全無償為學界培育100位老師成為PMP
資格:大學專任助理教授以上教師
被培訓者義務:無
申請方式:07-5888800#158陳麗琇小姐或mail:PMABC@gmail.pm-abc.com.tw
**以上內容同簡報



PMI TW RoadShow 校園100教席PMP培訓計畫eLearning已出爐.
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http://60.249.153.66/Brief/20100601184803/index.html



由左至右分別為Prometric周微小姐、長宏周龍鴻總經理、理事長傅旭昇博士、逢甲大學楊淦淼主任、常務理事邱文志教授
 
為十專獎的幕後英雄們喝采
為十專獎的幕後英雄們喝采:劉開國



廣播電視界20年資歷,個人曾五次參與廣播金鐘獎頒獎典禮,三次入圍,兩次擔任頒獎人。其中一屆的編劇﹝負責撰寫整個頒獎典禮主持人及頒獎人講稿﹞與我是好友,因此對於金鐘獎的作業細節有更深一層的認識。舉凡類似頒獎典禮,前台定是鎂光燈聚集的焦點,光鮮亮麗,衣香檳影。後台則是充滿了無數專業敬業的幕後工作人員,緊繃神經,深怕稍有閃失。當典禮結束之後,大夥簇擁著得獎者,恭賀與歡笑聲交錯。4月18日圓滿落幕的第一屆十專獎也無法免俗。

整個十專獎確定由台北分會承辦應是在98年11月間一開始是規劃與協會會員大會合併舉辦,因此規劃設置一位總PM,2位PM因應。後來因某些因素,十專獎確定單獨舉辦,遂獨留總PM陳世人兄。從複式活動改為單一活動,表面上在複雜度降低許多,然而在活動品質的要求上是完全不受影響的。所幸台北分會在組織運作上累積了豐富的經驗及成熟的框架模式,在各工作組的全力支援之下,很快的就將活動所需的功能組別及主要的小組負責人設定出來。再依各功能組需求,繼續網羅各組工作成員。人數建置一開始即達到30人,活動當天的實際工作人員數至少超過50人。其中歷經無數次的聯繫、溝通、會議與場勘,這當中的協調折衝,真可謂精彩萬分。

在這裡的每一位夥伴都是義工,我們常說:就事論事。但就事論事,還是要跟〝人〞論事。只要是人,就會有不同的個性、想法、邏輯模式、做事習慣與價值觀。如何讓如此眾多熱情的夥伴們在極短的時間內融合在一起,朝向共同的目標邁進。除了真誠之外,還需要耐心與包容心。我常喜歡將自己〝抽離〞,偶爾的將自己從某件事情暫時的抽離出來,以一個旁觀者的角度回頭觀察。也唯有此時,才能稍稍領略就事論事的真諦。另外,360度溝通是不夠的,360度仍是一個平面角度,應該稱其為〝立體溝通〞。

這次十專獎舉辦場地在台大醫院所轄之國際會議廳,該會議廳的經營委外包給業者。活動進行前一天,我們做最後一次場勘。到了現場發現舞台燈光不符需求,我建議加燈。加一個燈500元,立即與工作夥伴核算我們手上的預算夠不夠。於是我們一個燈一個燈的試,因為既要光源充足,更要照射角度正確,還要掂著預算。這讓我想到一個情景,像是邊驅策著馬兒跑快點,還要一邊思忖背在背上的芻草還能讓馬兒跑多遠。

活動當天早上10點進場佈置、彩排、調整,務必使活動朝向最完美的目標進行。這時已沒有任何的層級之分,我們是一條心的整體團隊。是的,活動當然會有不完美,也有可以改進的地方。但當我們看著十位得獎者開心的領著獎座時,每一位工作人員心裡知道,我們以非專業的身份共同完成了一個專業公關公司才能完成的重大任務。在會後的檢討會議中,我看著大家臉上的笑容,清楚知道此時大家心中充滿著成就感,濃厚的革命情感滿溢於彼此之間。我為這群幕後默默努力、奉獻、付出的夥伴們感到驕傲,他們每一位都已獲得屬於自己的十專獎。謹以此文對這些可愛熱情的夥伴們,致上最崇高的敬意與謝意。


 
牛刀小試
題目:下列哪一項不是執行估算成本流程時的參考投入?
答案:
1) 時程管理計畫書
2) 風險清單
3) 工作分解結構
4) 變更管理計畫






































































































































Ans: 4) 變更管理計畫
註解:估算成本時,專案團隊成員需要工作分解結構來確認專案工作與交付標的間的關係;也需要時程管理計畫書來確認專案資源何時應該被使用和使用多久;另外,估算成本的人員需要將風險和其應對方法考量進來,才能較精准的確認所需成本。所以,選項中只有變更管理計畫是不需要的。
 
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