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商業周刊封面故事 計畫管理師 周龍鴻


文 林孟儀

周業週刊1168期



周業周刊目錄



商業周刊封面故事 計畫管理師 周龍鴻








活用文件 口吃兒變明星講師


全台灣目前共有八千五百零七位認證合格的PMP(Project Management Professional,專案管理師),其中三千七百九十八人是由高雄的長宏專案管理顧問公司培養出來的;創辦人周龍鴻不但是亞洲唯一一位PgMP(計畫管理師,比PMP更高階),去年還獲美國專案管理學會(PMI)頒發全球卓越貢獻獎,是全球八位得獎者中唯一的華人,肯定他致力推廣專案管理教育。
侃侃而談,是周龍鴻給人的第一印象。上市公司世紀鋼鐵結構公司董事長周金裕前年到長宏上課,去年取得專案管理師證照,「周龍鴻的課讓我滿震撼的!」他說,周龍鴻口才很好,而且不像一般上課,學員坐在台下聽老師講;周龍鴻擅用編組、團體遊戲等互動方式,並鼓勵同組學員每週聚會、彼此加油打氣考上PMP證照。


幼時嚴重口吃,還必須戴助聽器

鮮少人知道,自許為「專案管理傳教士」,每年最高有上百場演講的周龍鴻,其實從小內向孤僻,飽受溝通挫折的苦楚與無力。在今天的光環背後,其實他跨越了極高的溝通障礙:不僅口吃,還有聽力障礙,必須戴助聽器。
「我像是自閉兒,進入職場以前的人生是黑白的!」周龍鴻回顧,幼時就因口吃表達不順暢,而沉默寡言。後來父母經商失敗,四處搬家,陰影與自卑感令他更退縮。小二時,他跟著父母遠赴菲律賓東山再起,異鄉語言不通,使得他在學校獨來獨往,回到家就關在房間戴耳機聽音樂,導致聽力受損。
有次在飯桌上,父親問七個子女將來的志願,排行老六的周龍鴻還沒有想法,不知該說什麼,情急之下躲回房間。父親敲了一小時的門,他才開門,吞吞吐吐說想當醫生。恨鐵不成鋼、怒火中燒的父親,不由分說就是一頓抽打,「打到我母親幾乎跪下來求情,他才住手。」
「其實雙子座的我滿腦子想法,只是表達能力跟不上凌亂的思緒,所以說不出來。」周龍鴻自剖,也因想法太多,以致經常做事虎頭蛇尾,當兵時,他開始憂慮未來,決心改變自己。


靠文件輔助表達,讓思緒系統化

周龍鴻選擇考國家技師,雖然兩年都未考上,但藉由專心準備一件事,穩定性與執行力大增,因而產生信心。退伍時,他花了一個多月,製作一份精美的履歷與自傳,將名字裡的「龍」化為彰顯自我品牌的紅色圖騰,並用顏色管理突出各項資訊,「我希望自己這輩子只用一張履歷表,以後就是人家挖角我。」他寄給一百家公司,有二十六家錄取他。「既然我嘴巴說不清楚,不如就付諸白紙黑字的文件。」周龍鴻意識到文件管理的力量,而經由整理、歸納、分類、書寫,他發散式的思緒變得有系統,連帶改善口語表達能力。


坐在長宏公司的客廳,記者一邊採訪周龍鴻,一邊看著大螢幕電視秀出的「受訪」簡報,那是周龍鴻熬夜兩晚,根據採訪題綱預先製作的,條理清晰,讓雙方能「有憑有據」的「有效溝通」。「我是個很專業的受訪者!」周龍鴻自信的笑說。
提到第一份工作進入日月光擔任助理工程師,周龍鴻就主動將主管每週的工作指示化為書面的週計劃,請主管確認後才執行,週末再跟主管核對結果。這個方法,等同輔助聽和說,確保雙向溝通無誤;周龍鴻職場之路的地雷掃除,很快獲得主管賞識,十個月即晉升為代理主任工程師。
有天,日月光訓練部門欲招募擔任「客戶抱怨處理程序」自願講師,大家興趣缺缺,只有周龍鴻自告奮勇,人資訓練部姑且讓他一試。


初次上台被噓,慢慢磨出簡報技巧

周龍鴻說,「克服口語障礙最好的方法,不是治療矯正,而是「把自己投入、暴露在表達的環境中。」雖然他已有一套溝通之道,但文件畢竟沒有表情,無法滿足他其實很想與人分享的熱情;於是,他大膽走上講台。
儘管事前準備了十小時,但臨場面對台下的高階主管和資深前輩,周龍鴻還是嚇得結結巴巴,連在白板上寫字都歪七扭八,學員噓聲不斷,最後只給了他四十八分的評價。
「古希臘演說家狄摩西尼(Demosthenes),因為天生口吃,含著石頭練習說話,我一次的失敗,真的不算什麼。」周龍鴻請求人資部再給他一次機會。「第一次我是有勇無謀,第二次我就用自己的方式來做。」他消化公司的教材,做成按自己邏輯走的簡報,並加入圖像式說明,再對鏡子練習。一次又一次,分數越來越高,而周龍鴻發現,只要有請台下學員分享的那堂課,他的評價就會變高。
「原來溝通最好的方式,就是你聽他講,因為人都喜歡表達自己。」周龍鴻恍然大悟,講課時也增加學員實例分享的互動時間,評價最後衝到了九十六分!
自信和經驗點滴累積出口碑,外部的演講邀約陸續上門,從客訴處理、時間管理,到專案管理,周龍鴻能講的主題越來越多元。後來他自我提升,考取PMP,也因發現專案管理的妙用,而離職創業,「我已經發現了志業,就是要分享專案管理的知識,培育台灣的專案管理人才。」
從嚴重溝通障礙,到在傳道授業中實現自我,周龍鴻相信,有條理的邏輯和清晰的溝通力,是可以靠後天不斷練習而來,「如果我可以做到,還有誰不可以?」

 
 
【專案管理實務分享~以推動電信創新活動為例】


壹、緣起

我是長宏高雄30屆培訓學員,99年3月22日考上PMP。在參加長宏培訓課程前,對於專案管理知識真的是一無所知,連最基本的概念都沒有,更遑論將專案管理知識與技巧應用於實務上上或家庭生活上。回顧以往所經手的一些小Case專案,都是以土法煉鋼的方式來承作專案作業,當然會與PMI PMBOK所指引的內容與技術產生很大的差異,就所呈現的規劃與執行結果而言,呈現出來的成果就顯得不夠完備,讓上級長官覺得不符專案管理的專業技術。就如同在培訓PMP過程中Roger及相關課程的講師都在授課中,一再強調培訓完成後,除了要考上PMP為自己的專業加分外,更重要的是將所學習的專案管理專業知識將之應用在工作實務或家庭生活上,相信必能帶給自己無上的成就感。自己就在長宏講師於課堂的激勵下,習得十八般武藝,就勇敢且大膽地嘗試依照專案管理的方法論與技術來進行專案管理,也就是遵循九大知識及42個子流程,依專案管理五大流程(起始、規劃、執行、監控及結束)實際應用在我的工作實務專案~推動電信創新活動。



貳、推動創新活動是專案嗎?

依據PMBOK Guide (Fourth Edition)對專案(Project)的定義指出,專案是一種臨時性的努力以創造出一項獨一無二的產品、服務或結果。也就是說專案至少需具備三項特質:
1.具備臨時性的本質:執行時間有一定期程,必需有一個明確的開始日期和結束日期。
也就是說不論是專案目標達成或中途終止,專案就必需隨之結束一
切。
2.有獨特的產出:它是獨一無二且未曾發生過的獨特的產品、服務及結果。
3.它是逐步精進(Progressive Elaboration):隨著專案進展,諷夠獲得更詳細及特定的資
訊,以及更正確的估計值時,持續地改進專案管理計畫並使其更加週
詳。也就是說,逐步精進使專案的行更具落實性, 例如專案所涉及的範
疇,在專案起始階段,僅有些許概念,在進入規劃階段後,需求會逐漸
明確顯現出來。

我所負責的推動電信創新活動計畫是符合上述專案的三項主要特性的,因為推動時間從99年1月至99年10月止;它的產出是一項獨特的服務或結果;開始時需求沒有那麼明確,進入規劃階段後,執行蒐集需求、定義範疇及建立工作分解結構後,整個專案的輪廓就如影隨形的逐步完善。


參、如何作好推動創新活動之專案管理?

有效率的專案管理,是達成專案績效目標的第一步,其不僅需要組織一個有效率的團隊,也要挑選適得其所的團員,更重要的是必須運用適當的專案管理知識、技術與工具,在有限的資源限制下,來達成專案發起人(Sponsor)所賦予專案團隊的任務。據此,PMBOK Guide (Fourth Edition)所提出的「專案管理」五大流程群組(專案的起始階段、規畫階段、執行階段、監控階段、結案階段)暨隱含在這五大階段需運用九大知識領域及相關的工具和技術(T&T)包含整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理等,就提供了專案管理有效的專業知與實務指引。
就推動創新活動這個專案而言,就是追隨上述PMBBOK的知識指南的五大流程群組來展開整個專案的管理工作,其中在起始及規劃流程群組中,個人認為最為關鍵的子流程有下列5項:
1.發展專案章程:取得發起人核准專案章程,正式啟動專案,並授權專案經理動用專案活
動所需的資源(包括人員、設備、材料)之權限。這個流程中,初步的專
案範疇及財務資源被界定出來,例如高層次的推動創新活動需求、創新
活動專案的里程時程及財務預算、指派的專案經理...等都被定義在已核
准的專案章程中,如同聖旨般以供遵循。
2.辨識利害關係人:專案起始期間,能辨識出主要的利害關係人(即指所受專案影響的個人
或組織)有那些人及於執行階段做好做好管理利害關係人的需求與期望,
並讓他們儘早參與專案,通常會改進分享所有權、交付成果之接受及滿
意。就推動創新活動來說、各功能單位及行政單位均為利害關係人,其
中尤以行政管理科及行銷科,很多專案活動的進行,都要透過他們的協
助處理,因此這兩個利害關係人是本專案能否成功的關鍵人物。
3.發展專案管理計畫書:即發展10(範疇、需求、時程、成本、品質、流程改進、人力資
源、溝通、風險、採購)+2子計畫(變更管理構型管理)及3大專案基準(範
疇、時程、成本),定義推動創新活動專案如何執行、監控及結束。
4.建立工作分解結構(WBS):將詳細範圍聲明書展開成工作分解結構,是專案最基礎的文
件, 用以估計成本,人力,時間及評估風險。本推動創新活動專專是以專
案流程的方來建立WBS,即依前置作業、提案作業、評審作業、發表活動
等四個流程展開工作包及活動清單。
5.專案時間及成本的規劃:時間及預算是限制條件,在規劃階段若不做好時間管理及成本
管理並執行監控管理,進行變異分析及檢討改進,使專案進度在既定時
間內完成,成本的支出在控制的預算額度內。




肆、結語
專案管理技術已成為21世紀最受企業重視的管理典範,各企業負責人若能全力推動及支持企業內專案團隊學習專案管理知識指南的專業知識,並鼓勵所屬員企業經理人參與PMP考試,並將之運用於企業專案工作,才能因應市場快速變遷與激烈的競爭壓力,隨時應變競爭對手出奇招、客戶的特殊要求,與生產技術的快速突破,完成公司永續經營之使命。

作者:黃榮鍠



 
牛刀小試
題目:你的公司指派你擔任採購計畫的專案經理,並提供你一份專案章程,並充分授權你在專案活動中使用公司的資源。你現在正打算參照專案章程,並定義交付標的和為了完成交付標的之各項工作與準則。請問,你正在規劃下列何項文件?
答案:
1) 範疇管理計畫書
2) 專案範疇聲明
3) 工作分解結構
4) 專案管理計畫書
























































2) 專案範疇聲明
註解:專案範疇聲明詳細說明專案的交付標的,和為了完成這些交付標的而必須執行的工作。
 
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