專案管理之心得
職場上實際參與過大大小小的專案,未參加專案管理課程前,往往只能透過參與的經驗LESSONS LEARN,提升工作效率和能力,雖然有意願提昇自已的職場競爭力,但如此學習的方式很慢,而且不夠全面,只能學到冰山的一角。決定要報名長宏專案管理課程時,雖然已有心裡準備在繁忙的工作之餘,還要再重拾課本唸書的辛苦,但真正開始課程時,突然湧進的大量資訊,的確是手忙腳亂措手不及,幸好只要跟著長宏的步驟,確實執行,考上PMP並不難。記得當時報完名繳費後,很快的便收到十幾本講義及相關的課程資訊,讓我驚嘆長宏的效率。
專案管理課程使我獲益良多,透過理論學習,對照職場上的實務經驗,往往能融會貫通,從此勞記在心。上完專案管理課程成為PMP後,在職場上面對專案時,會先靜下來想想課程中學到心得,問問自已要如何處理?該給長官怎麼樣的建議?才能使專案能順利且如期的推展。以下是我認為大部份人在工作上的盲點,但是我從專案管理中學到的重要觀念:
1.一定要建立WBS:
通常在面對龐大工作量的專案工作時,難免會因不知所措而亂了手腳,或者因為工作量很大而急著先做眼前的事,如此工作不僅沒有邏輯,且還可能會沒有效益且不到位。而建立WBS,雖然花時間,但可以藉此盤點所有工作事項及所需資源,釐清專案的重點與內容。因此在面對每一個專案時,規劃階段一定要先建立WBS,透過WBS的建立,才能瞭解該完成的工作事項有哪些,說明工作目標,並進一步的盤點所需的人力和資源。透過WBS的建立,避免因缺漏工作事項而造成專案失敗,同時也因為WBS建立,適時的尋求專案之資源、制定專案時程、估計和辯識風險等,期使專案能在完善的資源下順利的完成,因此正確的建立WBS,是每一個專案重要不可缺少的一件事。
2.避免專案的鍍金:
在執行專案的過程中,總是會因利害關係人關係,而有超出專案管疇的額外要求,這種情況司空見慣。身為專案經理,不管是因為人情因素或是不懂該怎麼拒絕,常常執行超出專案範疇的工作,如此反而增加成本支出及工作量增加,更糟的是對專案無加分,也造成利害關係人無止盡要求的惡性循環,進而拖累專案進度,使專案失敗。上專案管理課程時,接收到強調專案不可鍍金的觀念,這個觀念重重的打擊了我以往的想法,同時也恍然大悟過往專案失敗的原因。但我也不免納悶,在台灣的工作環境下,不是一昧的滿足利害關係人的要求,就是直接拒絕額外的要求,不管怎麼做似乎都會有反效果,如果要執行專案不可鍍金的精神,實務上該怎麼做,才能符合精神,亦不傷害與利害關係人的關係。課堂上老師也分享實務上該如何做,才能不違背利害關係人的期待,亦不增加專案工作範疇的情況。當利害關係人提出鍍金的要求時,先瞭解提出鍍金的原因,在委婉且誠懇的說明如此鍍金可能衍生的風險及成本,並提出建議的替代方案,讓利害關係人得以瞭解及有其他更好選擇,如此使專案不鍍金,也維護與利害關係人的關係,是兩全其美的方法。
3.重視溝通:
專案溝通管理在PMBOK的定議是,「確保能適時、適當地產生、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊」所需的一系列流程,包括辨識利害關係者、規畫溝通、發布資訊、管理利害關係者的期望,以及報告績效等。為使專案順利推展,在專案執行期程中,專案經理需要面對不同的利害關係人,包含主管、專案成員、客戶等等,因此專案經理花超過80%時間在溝通,唯有良好且有效的溝通,才能滿足及掌控利害關係人的心理,減少專案的阻力。但說話是一門藝術,溝通是一門學問,並非人人都有溝通的天份。我便曾在執行案的過程中,只顧著講出自己的想法,希望對方接受我的意見,如此的方式使對方覺得不被尊重,因而無法接受我的提議,即使是好的建議,可惜不為對方所接受,而使專案增加了困難。溝通除了正確且正面的說出話,同時還要視溝通對象之不同,而用不同的溝通方式,此外,最重要的一點,也是最為大家所忽略的,便是仔細並耐心的聆聽溝通對象的需求。
4.Lessons Learned:
是專案管理的知識管理,直白的說便是專案執行過程中所累積的經驗,每個專案執行過程有許多的知識及經驗是可以供下個類似專案或另一個專案經理參考。往往在執行專案時,直覺的會先參考類似的專案,僘若沒有Lessons Learned,則會增加專案執行的無形成本。因此在專案結束後,一定要確實的Lessons Learned,無論是成功的專案或失敗的專案,都有其寶貴的經驗,做為自己反省或可供他人參考的價值,如此無形的財產,透過共享的模式,建立專案成功的基礎。
結語:
平時工作性質很忙碌,開始上專案管理課程後,讓我的下班及假日過得更加充實,下班及假日的日子儘量以讀書為主要安排,在課程期間輔導教練的耐心,還有小組成員們間建立起的作戰情感,彼此的加油與討論讓我在準備過程中不覺孤單。讀書的過程中當然也會有挫折的感受,有輔導教練的指導,再穩下腳步跟著長宏心法學習,最遠的距離也就是最近的路,在我通過PMP測驗後心裡深深的認同這句話,謝謝長宏如此完善的課程,讓我在短時間內發揮最大的效力,順利成為PMP。上完專案管理課程後,這些心得也成為我工作上的養份,透過理論與實作的驗証,讓我的工作效率提昇,為我的職場競爭力加分。
作者:陳儀芳, PMP