當敏捷運用在典禮籌備中
與敏捷的結緣在2023年的第一屆CEO大獎,當時尚未上過敏捷課程,就迷迷糊糊的跟著走跟著做每件事情,從旁觀者的角色看著大家在經營敏捷的每個角色,雖然有看到,但沒有看懂,而這樣的情況下,只能以自己的工作經驗來與大家合作確認如何進行典禮的每一個環節。
2024年5月,加入了第二屆CEO大獎的籌備,大概知道了需要每天開會,但開什麼會還是不懂,只覺得怎麼會有團隊需要每天開會這麼累?而這時,遇到了一個契機-來自華秘周純如理事長的推薦與敏捷大使周龍鴻博士的邀請,邀請我參加一次敏捷課程並考CSM證照。
2024年7月,是讓我真正與敏捷認識的那年夏天,透過了課程中的遊戲、互動,讓我知道了什麼是敏捷?為什麼在專案管理中需要它,除了認識敏捷以外,還從一些在工作上沒有見過的角度看事情,讓我發現,其實很多事情,我們不一定都需要一直循舊走下去,也不一定每件事都是線性思考;當我們學習打破常規時,我們也許會花更多時間解決事情,但也有可能獲得變好的結果,當我們找到了縮短時間的模式來工作後,其效率是驚人的成長的!
而在這個課程中也完成了我人生生平第一次的全英文考試還獲得了100分的成績,真的是超乎我想像的結果!
但,即使完成了課程,完成了考試,這也僅僅讓我「認識」敏捷,對我而已,它只是一個專案管理工具,沒有更深層的意義。直到回歸了第二屆CEO大獎......
回歸到第二屆CEO大獎的籌備中,加入了頒獎典禮的籌備,第一次加入團隊開會時,心裡真的慌得一匹,根本不知道自己應該做什麼,課堂上學好好的理論,在開會當下感覺我都還給Roger老師了(笑)!還好團隊的夥伴們沒人會以此覺得我怎麼什麼都不知道也敢加入團隊,大家會默默的與新夥伴說明要做的事情是什麼,讓我能慢慢的把理論的Daily Scrum與「週一到週四要開的日會」連結起來。
在課堂上,很清楚的知道有日會、有週檢討、有活動後檢討,可是,因為課堂上的演練有老師帶著做,都只要「照表操課」,就能完成,但課堂的操作不會要求我們的完成度,因此上課時都會抱持著「我是學生不用有壓力」的心情去做每個新手任務;而轉戰到頒獎典禮籌備時,就是真真切切的實戰演練了,如何將自己原本擅長的行政工作搭配敏捷手法最後完美完成頒獎典禮,這就考驗著我的能力了。
頒獎典禮工作小組人員雖然不到15人,但我們就是踏踏實實的遵守著敏捷的模式進行,預定目標,確實每日開會檢討進度,每週向總召、PO、召集人回報進度與預定下週的成果,一切在日日的線上會面中熟悉、達成默契、互相配合與支援;我也在這中間開始感受敏捷的魅力,敏捷讓我清楚知道今天的自己與這週預定變成的自己到底還差距多遠,而這週完成後的自己與真正要展現的自己又還差距多遠,我們自己還有哪些不足都在每天的檢討中看到;而整個團隊也都在每天都會議中彼此瞭解,除了知悉以外,更能對整個活動有更全面的掌握,透明化的工作模式,彼此知道我們自己要做什麼還有對方要做什麼,除了做好份內工作之外,也能適時的確認夥伴們是否都在進度上。
這樣的透明化工作,可以讓總召在全面確認總體進度時,迅速知道哪個環節目前是超出或落後進度的,而確認後總召也會適當的提醒團隊夥伴們應該要加速或者可以再處理哪些細節,我們可以很好到讓團隊把工作安排順利並推進,而夥伴們則也因透明化會盡力完成自己的工作,不讓團隊感覺被拖後腿;畢竟總不好意思每天說我今日正職工作忙,沒有進度(笑),是很大程度的讓人不能偷懶的一種方式。
當我們每週五向PO與召集人匯報當週進度時,也會因為有達成目標而獲得成就感,每週的目標推進,就是讓典禮更臻完善的一步;在每次的流程回報中,團隊夥伴們給予反饋,不是在說「你做不好」而是分享自己對於流程的感受,讓彼此可以給予更多的火花,把典禮的各項細節考慮的更周全更知道應該如何調整或解決預設條件的各種狀況,討論越多,細節越多,而不能掌控的情形就會越少,這是在以往典禮籌備中最希望的完美典禮展現,「所有事情都盡在掌握中」。
但再多的準備,都有可能在現場發生預料不到的情況,典禮延遲時的時間追回、如何第一時間找到要上台的人、如何有禮貌的讓每一位得獎人準時結束演講、讓抽獎活動迅速完成抽獎與兌獎、便當不夠時該如何處理......等等的小細節,都是擔任場控的我需要儘速解決的各項問題,除了依靠自己處理行政工作的經驗外,更重要的是有一群敏捷夥伴迅速的補位協助處理,才能讓整場活動順利圓滿落幕。
這場實戰經驗,讓我與敏捷從「相看不相識」到「我終於知道你的好」,如果不是日日開會,團隊的默契不會在短短的時間就迅速培養;如果不是透明化的工作模式,就不會迅速掌握每個關鍵點,讓每個人都能優秀的完成自己的工作甚至互補其他人的工作;雖然我一樣在做我擅長的事情,但卻能夠因為敏捷而用更少的人力、更輕鬆的方法完成一場200多人的頒獎典禮。
敏捷同時也讓我克服了對會議的舊觀念,以前總覺得開會是需要準備很多事情的,需要有PPT、要有說稿、要事先協調、要每次至少開會半小時以上...但在敏捷中,最快的會議時間是5分鐘、不用一定要簡報,只要你能說清楚,什麼形式的會議呈現都可以、而日會的存在就是為了每日可以即時快速協調各種事情所誕生的,當看明白這些後,開會是輕鬆的,不再有壓力的。
感謝敏捷,讓我能夠對於許多事情的觀點調整,讓自己成為更優秀的人。
作者:李鑫, CSM
中華民國專業秘書暨行政人員協會(CASAP)秘書長,自104年踏入秘書行政的行列,加入敏捷第一屆CEO大獎的周純如理事長團隊,多年的行政經驗來完成一場場的活動與協助典禮的完成,默默成就每一場演出,使其精彩紛呈。