消防工程常見課題與專案管理
消防工程是機電工程中之一環,提供主動式防火安全,增加建築物之安全性,同時也是建築物申請使用執照不可或缺的關鍵因素之一。其重要性不言而喻,但往往由於專案管理的手法及應用之不足,導致消防工程之範疇、時程及成本均未能符合規劃進程及業主需求,因而如何能讓專案管理確實實行於消防工程中,實屬完善消防工程之要點,以避免重工導致業主之損失及時程延宕,甚或造成社會資源不必要之浪費。以下就消防工程之重要階段,說明影響工程進行較為重大之課題,進而提出可應用之專案管理應對措施。
在消防工程的設計階段,必須了解業主的需求,盡早與其他工程設計協調相關介面,提供專業及執業經驗上的見解,以提升建築物之安全性,並大大地降低工程因設計疏失造成之重工損失,進而產生時程延宕之風險。但在實務上,常因太晚參與設計規劃,導致後續因交圖時程的限制,而無法完善協調施工界面及確保圖面品質,造成重工及逾期等重大課題。
消防工程於工程施作進行中, 由於接觸之工程介面繁多,因而任何工程之圖面有所變更修改,均需以其變更後之圖面進行消防圖面之套繪。由於圖面可能變更之次數頻繁,因此須做好圖面版本的控管以符合現場需求,避免與其他工種之衝突產生。此外,於消防設備及工程物料資料審查時,必須確認其所進場之設備物料是否符合合約、規範及圖面要求,甚至必須前往製造工廠進行廠驗的動作,若有不符之處,需立即提出並要求相關工程監造單位釋疑,釐清相關問題,以利後續工進,避免打掉重練的窘境,嚴重影響專案成本及專案時程。
在消防工程的竣工階段,由於須於建築物裝修面完成後才可完成所有消防設備之安裝,因而消防工程之完工通常位於機電工程之最末端。一旦土建工程、機電工程或裝修工程有所延宕,在業者急於取得使用執照的情況下,往往會盡可能地壓縮消防設備安裝完成測試及完成竣工查驗所需時間,常會是需要面臨的重大課題之一。
此外,由於消防署針對部分消防器材及設備要求須經中央主管機關委託登錄機構進行相關認可,進行竣工查驗時須核對各消防設備之相關認可文件,因而除了現場工進外,相關認可文件的預先申請及取得亦是不可忽視。
針對上述之消防工程常見課題,就個人實務經驗觀點提出相關專案管理應用需更加完善之應對策施。
【消防工程設計階段】
1、蒐集需求
針對消防工程之案件基本資料索取,了解相關業主之需求與限制,若使用特殊設備,須先了解該設備之特性及設計原則,可先行向原廠或代理商諮詢,以利後續設計進行。業主之需求蒐集得越完整,設計時規畫得越詳盡完善,避免後續工程進行時之變更設計而追加工程款,造成工期延宕及重工,增加不必要之成本支出。
2、管理溝通
所有機電相關工程設計均以建築規劃設計為基礎,一旦建築圖面有所變動,如管道間移位、隔間變更、高程變動,均會影響到現場相關設備管線之走向及配置,因而相關建築部分變更每個版次的資訊必須正確、無隔閡地傳遞給機電相關工程設計單位,並確認各設計單位對相關變更部分都能有充分的了解。針對設計部分有疑義、需協調事項,甚或設計完成後,召集所有設計單位一同與會討論,並確認最後的設計變動事項,以避免因誤解而造成設計疏失,導致重工等嚴重後果。
3、管理利害關係人
主動與業主溝通和協商,使其了解早期進行消防部分設計規劃及參與各相關機電工程設計協調之重要性,以利早期參與規畫,並促使其將預先估算消防設計所需期程納入整體設計時程規劃考量中,避免因太晚參與設計規劃或交圖時程的過度壓縮,導致圖面品質不佳,造成重工及逾期等業主所不樂見之情況。
【消防工程施工階段】
1、管理溝通
工程進行中,若業主需求有所變動,往往發包圖面便須跟隨著變動,抑或因為現場施作便利為由進行調整,均須與受影響之工種進行討論協調,以取得共識,避免施作之管材設備產生衝突。現場調整之施作方式、管線走向均須回饋至圖面上,進行圖面版次之管控,並將此修正過後之圖面資訊發布給所有相關工種,以便作為下次變更調整的基準圖面。
2、實施整合變更控制
施工階段工程進度不斷往前,其不若設計規劃階段僅為紙上作業階段,一旦有圖面或工法進行變更,便須立即依照變更程序進行申請跟管控,不論申請變更是否核准,均須將變更結果與相關理由依溝通管理計畫書所載,將變更資訊發布至相關單位,並確認所有施工單位皆知悉變更結果,且將變更結果應用到進行之工程中。
3、控制品質
消防設備及工程物料進行廠驗或進場查驗時,須確認是否符合合約、規範及圖面要求,相關進口報單、測試報告及出廠證明是否備齊,有任一不符規定,需提出並告知監造單位,立即要求改善並追蹤後續改善狀況。此外,整合變更控制程序執行完後,尚須經由控制品質確認變更之結果是否應用到進行之工程中,確認現場工程師採用變更過之施工圖面施作,以避免重工之情形產生。
【消防工程竣工階段】
1、控制品質
由於許多消防設備之安裝需在建築物裝修面完成後,因而大多數消防設備進場安裝均在工程較末端,應要求出貨廠商於出貨前須備妥各消防設備之相關認可文件並確認其正確性,待出貨至現場後再次進行確認,以避免峻工過程延宕,影響取得使用執照之期程。
2、發展專案管理團隊
若土建工程、機電工程或裝修工程有所延遲,業主會盡可能地壓縮消防設備安裝完成測試及完成竣工查驗所需時間,但往往針對消防設備之測試與缺失查修是最耗費時間,因而若能成立一專責測試及查修團隊,針對消防法令相關規定及工程實務進行充足之訓練,將提早發現現場缺失並預先修正,能減少申請竣工查驗之次數,甚或一次就通過竣工查驗,可大大地縮減取得竣工查驗核可函所需之時間。
3、結束專案或階段
結束專案或階段除了針對竣工圖面、查驗紀錄文件及設備清冊移交給業主外,最重要的便是經驗學習!一間公司在相同的組織文化及環境因素下,若未能針對過去的錯誤或疏失經驗進行學習並修正改善,將會一再地重蹈覆轍,埋下失敗之伏筆。相同地,在這個微利之年代,若不能針對過往成功經驗進行學習,精益求精,謀取更高的效益及效率,終將被他人取代,亦難逃失敗之命運!
作者:潘冠州, PMP
國立台灣大學醫學工程研究所碩士,消防設備師,從事消防工程約12年,曾參與規劃管理新基隆車站二期工程火警建置工程、台灣桃園機場捷運連通道火警建置工程及新桃園車站二三期工程消防監造等。在考取PMP後,期許自己能將專案管理的手法及觀念,確實落實於自己的實務中。