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【如何激發團隊活力？打造信任合作工作環境｜免費線上講座】

分享會時間: 2024/05/15(三) 21:00

講者：台灣敏捷部落微信群社長Kiki

地點：ZOOMㄒ線上會議室

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想知道如何激發團隊活力嗎？

怎麼打造以信任和合作為基礎的工作環境，尊重人，培養人，激發人？

本次邀請到分享Kiki將深入探討如何將OKR（目標與關鍵結果）

與以人為本的管理理念相結合，

以創建一個以信任和合作為基礎的工作環境，尊重人，培養人，激發人。

通過這種融合之道最大化團隊活力，

引領組織實現持續的創新和成長。

區公所業務與專案管理之應用

本人2021年10月初到內湖區公所任職時，並無相關民政體系區公所相關行政經驗，尤其公所直接服務第一線民眾，如遇有天災事變等緊急事件（如疫情等），更是須隨時待命，及時處理。此外，另須與民選之里長維持良好關係，千頭萬緒，實為不易。未即時發揮良好戰力，盡快進入狀況，熟悉環境，本人將過去所學之企業管理，行政學，管理學等知識學以致用，應用於工作任務上，希冀能創造良好的年度績效。

在我的觀念中，人之領導管理，其重要性遠超於事物。相較於固定的事物或規則而言，人是活的，有思想有情緒，故先把人搞定，後續的事物自然順暢無阻，即便有障礙或絆腳石，成功的人也會幫你順利解決問題。在我的單位中，除了領導者之外，當時僅有一名女性下屬，年近花甲，經驗豐富，且對公所之生態以及組織文化，瞭若指掌，對業務上之助益甚多。欲有跨部門溝通之需要時，常由她出面協調折衝，均能收到意想不到之成效。

本單位工作，屬於一條鞭體系，除公所機關首長外，仍隸屬於上級單位。故首先於年度開始時，依照上級頒布之年度工作計畫，調整相關內容，以適應公所實際狀況，轉成公所之行政計畫，再據以執行。首先看上及計畫中，有哪一些是必須要做的，能夠要做的，可以做的，以及不適用區公所的一一列出，並加以檢視。此乃應用配合MoSCoW法則，規劃不同種類之需求，依其重要性以及完成期限，排列順序，並參考急迫性加以規劃，此乃預測式之生命週期與專案方法。

此外，將調適式中的敏捷原則納入預測式的框架之中。每個規劃迭代週期（每季或是半年度考評）應該要完成什麼，將相關的任務和內容，製作成產品或是發布待辦清單，依照價值重要性或急迫性，排列順序來執行。通常人民陳情案件、媒體矚目案件、議員質詢案件、與操守有關之風紀案件為最高優先，即專案管理原則中之風險最高的優先。再來為直屬上級機關交辦事項，接著為機關首長交辦事項，最後方為一般性與固定之例行公事。按此原則，排列產品與發佈待辦清單，可使業務推行順遂。

至於人員分工，僅本人與屬下相依為命，通常溝通性、重複性、例行性、較為簡易之工作（如按月例行報表）由下屬執行。而查處案（涉及同仁重要權益）、高度複雜性以及風險的案件（影響機關聲譽形象、涉及民眾財產法益）等，多由主管為之，並直接向機關首長和上級當責。此點即RACI矩陣之具體應用。當然，凡事皆有例外，遇有緊急突發事件，而主管剛好不在時，別無選擇，承辦下屬亦要肩負部門成敗之責，依據事先訂定之風險回應計畫或是權變措施，及時處理，並迅速回報主管，以解燃眉之急。

以當年為例，通常專案稽核為重點業務，年初即規劃好要做的主題，所需之預算以及資源，研擬計畫，加會相關科室配合，於機關首長批核後執行。由於專案稽核多為年中5-6月間即要陳報成果，故必須把握時程，專案由主管親自操盤，每日按表操課，與業務單位緊密聯繫，調取書面相關資料，而後就有疑義之部分，盡早實地勘察。當然，出差必須先與秘書室協調公務車使用時間，並檢視司機駕駛是否有空等。自不待言。時間分配上，辦公室須有一人留守，除有緊急特殊狀況，主管與承辦人不會同時出差，以處理非專案工作，故此亦可視為矩陣式之組織。本人領導之團隊，當年於1月份簽准計畫，隨即著手進行，4月份即完成書面以及實地稽核，5月份撰寫結案報告，6月份及時結案並陳報成果，績效斐然，深得上級青睞與肯定。

除了專案稽核外，整體年終績效亦可視為「專案集」、「專案組合」之概念。政風績效主要分為「預防宣導」、「案件查處」、「機密維護」等3項，其中專案稽核即為「預防宣導」範疇。查處部分亦可執行「專案清查」，可選定過去曾有缺失之業務項目為之。又機密維護部分，亦可執行「電腦資訊稽核」，此亦為年度例行業務。本人於專案稽核之餘，利用所剩時間，以留守辦公室之人力，同步進行電腦資訊稽核，該項稽核無須外勤為之，時間與人員較為彈性，文書或電腦機上作業即可。故本人之角色，除專案經理外，亦類似「專案集經理」，同時負責不同之專案，協調資源分配，以及跨專案間之溝通等等。

於本人努力堅持，運用各項專案管理技巧與領導能力之情況下，輔以下屬將士用命，年度考績甚佳，名列前茅，深得上級與長官嘉許。其中印象深刻的，乃是風險管理。由於部分業務涉及敏感議題，各項舉措必倍加小心，以免遭受反彈。例如，需查看同仁電腦，或是已調離現職之同仁資料，或當時承辦人現已調離等等，本人運用技巧清單相關之人際關係技巧，同理心，政治力等多元手法，靠著溝通協作，最終順利完成任務。其中適當授權下屬，於相關允差之內，授予自為決定之權力，及時分擔相關業務責任，方不致本人負荷過重。

專案管理之技巧，於實戰中確實有效可行，不但能提升效率，亦能增加效果。除了團隊內之協作外，同時調和了外部組織的相處關係。整個團隊即為自組織，主管領導統御有方，下屬自動自發，快樂工作，我的團隊均奉行Y理論，鼓勵自我期許與追求成就感。其他單位同仁亦樂於配合本室的工作，最後獲得佳績，成功完成專案目標。

作者：林彥宏

任職公部門，法律政風職系，職司公務員風紀操守。本身為商科出身，後進修行政管理。服務多年後，欲與國際接軌，今年接觸常長宏，深感值得學習，故報名進修，學習獲益良多，2個月內順利考取PMP，爾後將學習之知識與技巧持續應用於工作上，服務民眾。於2021年10月任職內湖公所政風室，2023年10月離職。

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大家好，昨天Roger老師觀看第一次的RSG的深夜加油站，含金量居然跟我專訪各公司高階主管的內涵不相上下，當下真是大吃一驚。這個直播原本是RSG行銷組邀約各領域專家聊天室專訪，讓大家更了解敏捷。

5/7的主題是『兩岸敏捷不一樣』，邀請了台灣敏捷部落AG4大型敏捷社群的范育銘社長，如今雖然直播結束影片還是公開的。誠摯推薦大家進去觀看，每週二晚上9點都有一場直播。

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