專案管理於公共工程之探討-以工程開口型契約為例
一、前言
五年的工作服務經驗,進行專案計畫執行與管理執行過程之中,體會到曾學習營建管理知識呼應,後續轉換至公部門執行前端工程實務中,在一連串的工作執行及管理,也更進一步思考學術知識如何與工程實務執行可以相互容納。政府單位龐大的組織體系上每年專案計畫及工程執行多不勝數,其包含例行及非例行的工作,其範疇定義也隨著時間推進而有所改變,透過經年累月所累績的組織經驗及建立程序,或許可以說政府單位是最適合做為PMP知識體系運作的驗證與改進對象。
二、工程開口契約之生命週期&執行模式
工程開口契約之實務執行上大致上如圖1所示,設計、監造單位及施工廠商皆為分開進行招標發包、執行、結案,而本次僅對在施工端執行至完成部分進行討論。
工程發包決標確定施工廠商後,在施工階段前將有一連串的工作必須完成,其主要包含:施工廠商、監造單位人員派駐報核、編擬整體品質、施工計畫及職業安全衛生計畫、剩餘資源處理計畫、工程保險辦理……等,待前述部分完成後才得正式向政府機關申報開工。此時,設計單位開立之複數通報單將由施工單位進行初步審閱及意見回饋,以利施工順利進行;確認通報單之成立,施工階段的啟動,先行辦理施工前會勘邀集相關單位,進行工程界面協調,並訂定進場施工順序及期程;而工程進行中,除監控工程執行與數量的管制之外,每週召開會議,以管控進度及數量差異檢討,並完成每月的系統填報及估驗計價作業程序,重複上述程序,直至近年度安排之通報單數量完成,亦代表契約內容準備告一段落。
而在工程執行過程中,往往面臨著原先契約條件無法完全與實際的狀況符合,因此必須依照實際狀況做必要的調整或變更,伴隨著工作項目、數量、金額或工期作合理之變更或調整。待變更設計結束,並完成驗收程序的辦理,進入保固期,該年度之開口工程契約才算是完成。
圖1.工程開口契約之關聯圖
三、利害關係人參與管理&溝通
工程開口契約常見之類型多不勝數,舉凡道路工程、附屬設施、人行道、水利及災害搶救等不同類型,故辨識相關利害關係人之外,其參與管理與溝通也是相當重要。以道路工程更新為例(圖2),若年度該路段將進行重新舖築,應納入含管線單位、排水、附屬設施及人行道等更新需要考量,其大致上為管線單位更新為先,接續為人行道、排水及附屬設施,最後再由道路工程最後進場施作,以避機具及人員施作時造成毀損。因此,各單位除了自主性的參與及溝通,建立線上之橫向資訊傳遞及需求清單蒐集登錄,讓相關單位相互配合,排序活動及發展施工期程,完成高度之施工環境介面整合,藉以降低對周圍之影響。
圖2.道路剖面示意圖
四、工程執行管制&整合變更
工程開口契約面對不定時、不定量工程項目施作,在接獲通報單往往需立即進場施作,當通報單之間若無發生施作工期重疊,施工廠商即可依照訂定期完成,但若面臨政策及環境因素使得工程時程重疊,除有機具及人力調度問題之外,更是會造成施工品質不良之疑慮,故工程單位對於工徑掌握及資訊更新速度,將可有效的進行工程管理,並可使施工廠商有及時應變處置之時間,以達成執行率之需求。
工程契約進行不免有不可抗力之情況發生(結算數量之差異、履約之工期、契約項目及單價),要預測可能發生的所有狀況的發生,並針對研擬對策,是極為困難且需耗費相當高的成本及知識。而當這些問題,若是未能及時處置,就可能導致工期延誤、成本的增加;故施工單位能進行適當的回應,讓施工廠商依循變更設計程序做出必要的調整及變更,以符合實際情況。這也可理解到工程的執行上,在變更設計的需求是無法避免,然而頻繁且密集的重複執行程序,也意味著行政資源及人力的浪費;因此為有效的整合變更需求,應以正式的會議進行紀錄,並加以彙整,且參考相關契約文件之項目,簡化變更設計之方案數量,固定於每季召開採購評議小組,藉以加速審核變更需求之結果。
開口契約類型在工期決定方式相當彈性,並以預備性為導向,故也具備不定時、不定量特性,故決定工作項目、數量及時程準確的掌握,將會與變更設計次數相互影響,也直接地延誤完工驗收的使用。
五、驗收/保固&結束階段
開口契約之通報單在施工預算下執行完成後,施工廠商先以書面提報工程竣工,而機關於接到通知後,將先與廠商進行圖說、工程項目及數量確認是否與契約相符,其中包括工期間辦理之品質查驗改善完成及材料試驗判讀符合契約規定,才得報請驗收程序(初複/正驗);屆時再由機關首長指派人員驗收,而驗收人員依施工廠商所提報之竣工圖說及工程結算明細表,進行契約項目、數量及規格等抽查驗,並於查驗缺失訂定改善期限,施工廠商在期限內改善完成提出複驗,而複驗完成之後辦理工程結算簽核,並出具工程結算驗收證明書,才得已進入保固階段。
目前實務現況,施工單位受限於機關內部規定辦理期限問題,常發生驗收階段仍有部分材料試驗判讀或部分品質查驗改善尚未完成,而導致驗收不應有發生之缺失情況,在程序上之流程及期限仍有改進之處;而在進入保固階段最常發生之情況,為政府機關及施工廠商皆未發現保固期滿,在辦理移交接管時,需負保固修繕之責有所爭議,而通常移交接管已是契約完成2至3年之後,有別於PMP結束階段,且政府機關每年龐大數量工程執行及人員流動,其如何有效追蹤及轉移,常被所疏漏。
結論
公共工程從工程規劃、發包、施工至完工驗收使用,每個階段對於PMP五大過程組及十大知識領域,其關注之重點大不相同;也如同前言所述政府單位是最適合做為PMP知識體系運作的驗證與改進對象。然而,PMP的學習應該是在於核心價值上的精神,發展合適的體制及模式,並非強硬套用PMP之架構。
作者:任廷程, PMP
國立台灣科技大學 營建管理碩士。2019年2月通過PMP考試。
2016年通過國家公務人員高等考試三級土木工程類科。
2017年通過國家高等技術人員考試土木工程科(土木技師)
從事於土木工程產業約5年經驗,期間待過中型規模工程顧問公司及研究單位,目前任職於臺北市政府工務局新建工程處。