專案管理知識在工程投標專案工作之應用
前言
在任職於大型營造廠的工作期間,有四年多參與工程投標備標業務的工作,如何在有限的時間內(往往是0.5月~1.5月)抓住各類型標案工程重點及各項標案評估工作是需要動員多個部門人員共同參與,進行評估工期、工程技術、工程效益及財務現金流的可行性,並在期限內完成投標所需要的工程成本標單、施工計畫書、投標資格等文件,如何有效率整合各部門意見、資訊流通及進行決策非常重要,影響一個標案備標的成敗。
一、起始階段
在標案的起始階段,「發展專案章程」布達本次投標標的重要的資訊與目標,「辨識利害關係人」了解與本標案重要關係人(業主計畫主持人、其他競爭對手),抓住對標案有利的方向。
二、規劃階段
發展專案管理計畫書,針對備標之專案範疇、時程、成本、品質、資源、溝通、風險、採購、利害關係人進行規劃:
進行規劃範疇管理、蒐集需求、定義範疇、建立工作分解結構來確立要作的範圍與工作內容。
進行規劃時程管理、定義活動、排序活動、估算活動期程、發展時程來確立備標作業的各項工作準備時程及總時程,擬出專案行事曆及石城管制基準。
進行規劃成本管理、估算成本、決定預算確立專案資金需求及成本基準。
進行規劃品質管理,確立品質指標,備標作業所需達到的水準。
進行規劃資源管理、估算活動資源以確立資源管理計畫、資源需求、估算基礎及資源分解結構,確認備標過程所需人力及物力資源。
進行規劃溝通管理,建立溝通管理計畫及利害關係人參與計畫書之更新,讓專案執行資訊流通更有效率且提高正確性。
進行規劃風險管理、辨識風險、進行定性風險分析、進行定量風險分析、規劃風險回應,透過風險登錄表及風險報告的不斷更新,讓專案執行過程更能掌控各種風險的發生及有效的回應。
進行規劃採購管理,評估自辦或外購方式、發包規劃,確認專案各項工作皆為可執行的。
進行規劃利害關係人參與,隨時留意重要利害關係人參與方式及參與程度如何影響著專案。
三、執行階段
重點在於指導與管理專案工作及管理專案知識,產出可交付成果、工作績效資料、議題紀錄。
執行管理品質,透過品質管制衡量值及品質指標來產出評估報告及測試與評估文件,了解品質工作執行情形。
由獲得資源、發展團隊、管理團隊來進行實體資源、團隊資源分派、資源行事曆的產出,透過團隊績效評量來了解團隊運作情形。
四、監控階段
重點在於檢驗可交付成果、進行績效審查、監視與管制專案工作及進行整合變更管制,對變更申請是否核准及變更紀錄進行管理。
進行確認範疇、管制範疇,產出已接受的可交付成果、工作績效資訊及變更申請,確保所執行的工作與成果皆符合業主需求。
進行管制時程,產出工作績效資訊及時程預測值,確保專案執行的時程皆在預期內。
進行管制成本,產出工作績效資訊及成本預測,確保成本執行皆在預期內。
進行管制品質,產出品質管制衡量值及已驗證可交付成果,確保成果符合內控管制範圍。
進行管制資源,確保資源有效用運。
進行監視溝通,確保資訊流通順暢且正確。
進行監視風險,確保風險的發生及應對皆在預期內。
進行管制採購,確保結束的採購、相關工作績效資訊皆在預期內。
進行監視利害關係人參與,確保利害關係人(例如業主)正面態度、交流情形皆在預期內,及競爭對手所表現出的積極、消極型為,更重要的是避免重要利害關係人態度變化對專案造成負面影響。
五、結束階段
結束專案或階段,更新經驗學習登錄表讓這次專案重要經驗與成果回饋至後續備標作業參考,最終產品、服務、成果(例如 : 所有投標相關文件)給客戶,提出最終報告說明本備標專案執行之成果。
大型工程標案作業,要在短時間內動員業務部、工務部、財務部、技研部、總管理處等單位參與作業,要在投標時間截止前完成施工可行性評估、工期可行性、成本預估、投標必須之文件資料,且須滿足業主需求與喜好,缺了其中一項,造成嚴重的後果不是資格不符無法參與投標作業,就是得標之後評估失當造成工期延誤、成本增加導致利潤降低甚至虧損的窘境,完整的專案管理思維,不只讓專案領導者能更確實掌握各面向、個項目的重點所在,也讓所有參與者透過共同的專案管理語言與思考架構使得備標過程更有效率執行,也提高成功的機率。畢竟,一間公司的運作還是需要穩定的收入與利潤來維持,參與標案就是公司收入重要來源,若在投標階段無法有效進行評估工程專案會帶來的衝擊與風險,很可能一個工程專案的虧損不僅吃掉其他工程案的利潤,甚至有讓公司倒閉的可能。
結語
在學習PMP的過程,透過五大過程組與42子過程知識的建立,不斷審視自己之前備標工作期間的優缺點,想到當時欠缺評估的重要項目所可能引發的後果著實捏了把冷汗,也深深體會到完整而正確的PMP思維與手法是多麼實用、好用,若團隊成員能更多人學習到PMP的架構與思維,不僅能更有效率改善既有流程缺失,縮短整個逐步完善的時間,降低失敗的機會,讓專案不僅順利完成,各項績效指標亦能達到一定水準。
作者:劉俊賢, PMP
畢業於中興大學土木工程學系、成功大學土木所大地工程組碩士,98年考取大地工程技師專技高考、100年考取土木工程技師專技高考、103年考取水土保持工程技師專技高考。於 108年5月取得PMP,現任職於營造廠擔任主任技師。