專案管理運用於工程之心得
本人於2011年取得PMP證照至今已有八、九年了,期間多次將PMP專案管理的知識運用於工程實務上,雖然執行上有時候會發生與工程實務上格格不入的情形(畢竟每個地方的風俗民情不同,對於事情的解決方式或觀念也會不同),但也不否認的是有些部份確實可以藉由專案管理的知識使工程更順利地推展,也跟主辦機關取得更好的合作默契。
自己在專案執行過程中,藉由一再導入專案管理的知識、手法且不斷地重覆執行,也讓其他人對專案管理產生認同,並進一步提升對認識專案管理的興趣,進而達到共同學習專案管理,並再一起將專案管理的知識、手法再導入專案中。
執行過程中最常見的情況是,未能即時將所有的利害關係人辨識清楚,導致工程一開始進行時,就馬上面臨到變更設計的情況,這等於是將這段期間開工前的準備工作全盤打翻,所有的施工流程、順序需要重新再檢討一遍,這對施工承商及主辦機關都會造成彼此的不信任感,也對工程一開始即造成負面影響,而且對於專案的成本控制馬上面臨巨大的挑戰,間接導致專案成功的可能性降低。由此可知,利害關係人的辨識對於專案管理是一件非常重要的事情,但通常在專案的執行過程中,卻又常常忽略這一個部份,特別是那些潛在的利害關係人更是特別重要,往往在工程進行至重要工項或進度時,這些潛在的利害關係人常會提出不同的需求,這可能導致之前所執行的工項要面臨拆除重作或修改等情形,這種情況對專案管理來說,是最要不得的情形,因為這可能導致專案完全失控,無法掌握,進而使專案失敗。
以自己所接觸的案子為例,這案例的工程是建造一座新的水力發電廠,本公司為這案子的統包商,因此設計圖說為本公司得標後再行尋找設計單位配合設計(於投標期間已有預定配合的設計單位),但因設計單位對於水力發電廠的設計經驗較少,導致設計時程延宕,因此造成設計單位於時程緊湊且匆促下,許多系統設計未能一次到位,也因為時程緊湊,導致設計階段未能充分與主辦機關利害關係人確認其需求,造成本工程一開工馬上就面臨到使用單位提出後續使用上的不同需求(要求增設部份控制閥類、廁所、修改部份通道路徑等),也造成了發生變更設計的事情了。以這案例來說,雖然表面上看起來是因為設計單位經驗不足,導致設計時程宕,造成時程壓縮緊湊情形上,在未確認所有設計需求時,已將設計圖說送審並據以施工,但實際上卻是因為未能明確地辨識所有利害關係人及確認所有的設計需求而造成的結果,這也讓我更深刻地了解,專案要執行前,需一而再再而三地確認已符合所有利害關係人的需求。
另外於專案執行過程中,另一種最常見卻也無法完全避免的就是成本的控制,在台灣人跟人之間的應對是非常講求人情味,畢竟見面三分情,在這種情況下相對也造成在專案執行期間,面對業主或主辦機關提出某些超出專案範疇的事情時,變得也不得不配合辦理,當下也許覺得這些都是順手的工作,不會浪費過多的成本及資源,但通常等專案結束後,進行分析及檢討成本時,又發現這部份的支出其實又佔一定的支出比例。畢竟人的習慣就是如此,當你配合業主作第一次專案範疇外的事情時,不可避免的就會有第二、三、四次的時候,因此如何適時地婉拒執行範疇外的事情,是一門很大的學問。因此對於如何精準地控制成本也是專案執行的一大課題。
另外還有一種常見卻也無法完全控制精準的成本的是風險管理,最常發生職安事故的場所,以營建業為大宗,在現今以人為本的時代,安全是遠遠大於一切,因此為了避免現場發生職安事故,只要有關安全所需的設施、設備、器材等皆需採購,且都要有一定的品質,以確保現場施工人員的安全。現場的安全措施是需要配合現場施工環境隨日變化,如安全護欄有可能因應施工需求導致需要每日拆、裝,因此職安人員就需要一定的人力資源配合,才可針對每日的施工現場去作安全設施的改善或增設,如果在一開始的施工流程沒有考慮,那麼這些成本有可能是不在當初所預估到的成本內,再來是職安法規是隨年更改,以便更能符合實際工作場所的需求,但有可能也因此導致現場職安管理的成本增加。所以如何規劃施工順序、流程,以便能精確地預估風險管理的費用,也是執行專案的一大挑戰。
上述是自己運用專案管理知識於工作上的成果,對我而言,每次不論專案執行的成功與否,都有得到不同以往的經驗,這些經歷都可作為自己下次執行專案時的寶貴親身經驗,而這些經驗也都讓自己對專案管理有更不同的認知,也讓自己對於專案管理有更進一步的了解,對於自己後續於工作上導入專案管理時,更能夠考量許多不同的面向,進而取得較佳的解決方案。每個專案執行過程,每個人都會有得到不一樣的經驗,每個人也都會得到有不同的體驗,但不論這些經驗的好壞,相信對於下次執行專案時都會有不同程度地幫助,也因此期勉大家多多將專案管理導入實際的工作中,也鼓勵大家多嘗試自己去實際執行,畢竟親自執行專案管理與在旁觀摩所得到的體會是完全不一樣的,也唯有親自執行這樣才能真正地體會專案管理的優勢,也對專案管理有更深度的了解,進而更能充分地發揮專案管理的知識、手法,最後期望大家對於專案管理都有很好的體會,也希望大家都可以將自己的經驗分享,讓彼此對專案管理有更深度的了解。
作者:陳文彬, PMP
國立台北科技大學能源與冷凍空調工程系碩士,於2011/8/2正式成為PMP的一員,目前服務於遠東機械工業(股)有限公司,從取得PMP證照至今,嘗試將專案管理導入工程實務上已有三、四次經驗,期望能與各位先進可以共同分享並共同學習。