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專案管理實務分享:成立整合行銷研究中心


 


由於本人在學校曾經設立整合行銷研究中心,因此就專案管理五大流程的角度來審視如何成立整合行銷研究中心。


 


【起始階段】


為了掌握產業脈動、加強產學合作及強化學生企劃能力,學校之院級單位希望成立一整合行銷研究中心來達成這些需求,因此指派專案經理來創立整合行銷研究中心,在起始階段,應先確定成立此整合行銷研究中心的目的、相關利害關係人的期待、預算及相關資源限制等,以評估成立本中心專案的可行性、目的與需求。而在初步確認可行後,專案經理即可透過取得章程(院長之授權及院之中長程計畫書),並在同時估計預算金額、訂定階段性任務、里程碑,以確定專案執行(成立中心)的授權,而能向其他系級單位作資源調度,以及工作指派。並初步確認相關利害關係者,擬定利害關係人登錄表。


 


【規劃階段】


當專案章程經由學院院長批准後,便開始將成立中心的工作進行細部拆解,包含蒐集需求及定義範疇後決定中心組織架構、建立WBS、訂定專案時程、所需資金規劃人力資源計畫書(規劃哪些工作由內部團隊執行)、評估適合地點做為辦公室、規劃採購(那些工作項目應外包)、及擬定中心成立計畫書,並分析工作項目內容、資源需求、費用需求、工作時間等,以確定專案(成立中心)的成本與時程規畫,並製作各項工作之查核表,以作為執行與監控時之掌控。


 


【執行階段】


由於執行階段與監控階段之關鍵為如果事先有進行妥善規劃、在執行階段與監控階段便依計畫執行並隨時確認各項工作執行之狀況與績效。因此在執行階段部分,首先向系級單位借調適合的團隊成員擔任分組之組長以統籌組內相關工作事項(市場調查組、行銷企劃暨傳播組、行銷資訊組),辦公室布置、市調訪談系統設置、攝影棚設置、執行採購(電腦相關設備、海報機、市調訪談軟硬體及相關系統、事務相關設備…等),並確定合約內容涵蓋相關工作範圍、明確地規定所需產品或服務範疇,培養團隊精神,發揮團隊最大功效,預防衝突及解決衝突。另外,必須隨時監控流程以確保流程正確性,避免疏漏或重工。


 


【監控階段】


對於採購的產品及服務進行管理採購以確保規格與合約一致,針對不包含在合約內容之工作項目要做增加或減少,需經由合約變更申請。在此階段各個小組工作進度回報,如有延誤就必須要趕工。若有團隊成員臨時退出及遞補或其他之變更申請,需提出並由CCB開會來決定是否變更。


 


【結束階段】


先確定採購相關合約是否完成、是否完成攝影棚、相關設備之驗收,接著進行經費核銷及採購合約之結束,紀錄整理、製作結案成果報告、記錄文件轉移,並將委外過程中成功及失敗經驗紀錄下來,作經驗學習,提供日後成立其他中心之範例,然後結束採購完成。最後再進行行政結案,將所有的專案文件檔掃瞄製作成光碟歸檔,並做經驗學習。


 


作者:楊千慧,PMP




作者簡介:楊千慧,畢業於交通大學工業工程研究所,目前為元培科技大學助理教授,曾任元培科技大學管理暨語文學院整合行銷研究中心主任。



 






企業海外專案投資風險評估



由於全球化的趨勢以及國際競爭程度日益增加下,許多企業大多積極透過海外的專案投資,以擴增其營業範圍與全球經營之佈局,然而在進行海外專案投資的過程中,企業必須面對許多與國內專案投資不同的各種不確定因素或風險,例如:法令規章無預期的改變,投資國文化背景的適應不良、政治經濟條件的突然變化或是貨幣匯率無預警的劇烈波動等等。


 


因此,企業應當在海外專案投資執行前,有系統地針對潛在風險或不確定性因素作一完整評估,以便在有限的資源內,針對風險程度大、風險水準高的因素優先處置,可使得企業在海外專案投資減少不必要的損失。或者是說,適當的風險評估及應對策略的擬定及應用,將可使海外投資專案應有利潤受到較有效的保障,並維持海外專案投資的執行績效,進而增進其永續經營及其在產業上的競爭能力。因而應用專案管理的知識進行海外專案投資風險因素評估,以提供企業進行海外專案投資執行前參考與應用,應是相當重要的工作。


 


某企業為一連接器生產廠商,因業務量擴大須進行生產線全球供應鏈布局,需要進行一項海外生產工廠建置專案之投資計畫。經董事會確定該投資計畫後,指派一位業務部副總擔任此專案的負責人,由於此專案僅需針對所欲前往設廠的三個新興國家-中國、越南、印度,先進行風險評估作業,專案範疇以此三個國家的相關政經環境來分析。並建立一個風險評估的風險因素分解結構(Risk breakdown structure, RBS),分為五個主要層面,包含總體經濟面風險(macroeconomic risk)、財務條件面風險(financial risk)、營運作業面風險(operational risk)、市場特性面風險(market risk)以及政治社會面風險(political risk),各層面下再區分次因素,計有二十項風險評估次因素,例如總體經濟面風險包括通貨膨脹、利率變動、匯率波動、經濟衰退等項目,各風險層面的風險因子。


 


依此RBS,該企業總經理召集公司具備相關決策的經理級階層人員(decision manager, DM),包括總經理本人,二位業務副總及二位財務副總,共計五位具決策能力的高階經理,所列之相關風險因素的進行群體的評估與判斷(Group decision-making),建立個可能投資地區的風險機率與衝擊矩陣,再依據此評估的結果,充分加以討論,避免單一個人的決策判斷有盲點而造成錯誤,更可初步判斷所欲進行的海外專案投資,在各可能的投資地區選擇上,有如何的相對風險性及各風險因素在各不同的投資地區相對風險程度情形,可以讓決策者能掌握投資方案所具有的風險內函,而預做準備與應對。


 


作者:呂世通,PMP




 


作者簡介:呂世通,現職為開南大學專案管理研究所副教授、中央大學企業管理學系兼任副教授、台北科技大學通識中心兼任副教授。


 
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