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《專案經理》雜誌



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就算時間讓書本的外皮變老了,但內容並不會隨著時間流逝而失去他的精華。



就算隨間流逝已走過數過年頭,但職人所運用的專案管理手法卻是經典不敗。



 



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將專案管理運用於國軍武器裝備獲得作業



考過PMP後,回頭檢視在長宏課程中所學習到的專案管理觀念、邏輯及流程,覺得跟我現階段從事武器裝備獲得專案實務工作的管理手法十分雷同,其中五大過程「起始、規劃、執行、監控、結束」與所謂行政三聯制「計畫、執行、考核」及戴明循環「PDCA」,簡直可以說是「萬變不離其宗」;而且五大過程、十大知識、49個子過程及各項ITTO,放在國軍武器裝備獲得的任何專案大部分都能適用,在此特別針對五大過程中整合知識領域的5個重要子過程與本人從事過的「空軍某型戰機性能提升案」的專案實務工作內容逐一分析說明:



一、發展專案章程:


是整個專案起始階段最關鍵的工作,如同【一句訣】所述:奉天承運-發起人詔曰,啟動專案授權PM;及其【關鍵效益】為提供專案與組織策略目標的直接連結,建立正式專案紀錄及展現組織對專案的承諾。以國軍武器裝備獲得作業而言,透由國防部及各軍種「聯合戰力規劃要項」嚴謹綿密的審查機制,律定國軍未來的遠程建軍規劃及武器裝備獲得之優先順序,再經過中程「建軍構想」及近程「兵力整建計畫」的審議核定;凡確認已納列入「兵力整建計畫」之項目,即可明確律定專案管理單位,並開始辦理相關建案作業,以及接續發展「專案管理計書書」等各項建案文件。


 


二、發展專案管理計畫書:


是整個專案規劃階段最核心的工作,如同【一句訣】所述:專案管理計畫書涵蓋10+2的計畫與3大基準,指導大家如何完成專案達成目標;及其【關鍵效益】為產出綜合性文件用以定義所有專案工作基準與執行方法。以國軍武器裝備獲得作業而言,「專案管理計畫書」係將所有計畫程序中所得到的結果,按照管理需要,所訂定出一份具一致性且條理分明的文件,用以指導各相關單位專案的執行與控制。專案管理計畫書其主要內容應包含下述重點:


 


(一)依據:本案執行之相關依據及命令(類似專案章程,如兵力整建計畫)。


(二)專案概述:將本專案之目的、緣起、目標、預期效益、參與單位(各利害關係人)等分項說明。


(三)工作分解結構:依工作分解結構制訂原則,將專案工作分解結構列入,並簡要說明所需投入之資源。


(四)工作範疇:配合合約及工作條款所列,明訂專案所有品項之系統特性與規格。


(五)專案編組:明確說明專案編組之原則、方式、架構、職掌及核判權責等。


(六)預算:全案預算編列情況分項說明,包括付款條件及限制因素。


(七)專案階段及執行期程:明確區分專案執行階段,律訂專案時程及重要工作評審點。時程之律訂應包括系統發展、採購品項/文件/服務交運、付款、接收檢驗、會議時程等。


(八)專案控制作為:律訂專案各階段決策基準、變更控制方法及程序、風險管理、品質保證作為、專案人員、合約商、專案管理審查會、文件管理、違約罰責、採購品項交運、接收檢驗作業、人員保密措施等。


 


三、指導與管理專案工作:


是整個專案執行階段最基礎的工作,如同【一句訣】所述:依照計畫來行事,注意新規定,Stick to the plan;及其【關鍵效益】為提供專案工作與可交付成果的整體管理,以提升專案成功率。以國軍武器裝備獲得作業而言,就是依據各項管理計畫書,逐步落實各項計畫工作,因此必須經由建案單位(專案管理單位)與其他相關單位間之密切協調、溝通、合作,透由領導與有效管理法則,進而如期(即時程)、如質(工作品項、即範疇)、如預算(即成本)達成專案預期目標。


 


四、監視與管制專案工作:


是整個專案監控階段最重要的工作,如同【一句訣】所述:以3大基準比較實際的工作績效,防微杜漸,若有未達目標的績效要改善;及其【關鍵效益】為讓利害關係人了解專案當前狀況、辨識處理績效議題所應採取的行動,並透過成本及時程的預測了解未來狀態。以國軍武器裝備獲得作業而言,監視與管制專案工作主要是衡量實際的工作結果與所規劃之目標是否相符,若產生差異,則必須採取適當之改正行動;其控制程序可歸納為衡量、分析、比較及管理行動等步驟,而其控制之重點,仍置於時程、性能(範疇)及預算(成本)等專案三大限制因素。


 


專案管理所應用之監視與管制工具,包括各層級會議、各類報告、甘特圖、計畫評核術、要徑法、專案管理資訊系統等,可分別運用於控制不同之專案活動,所以專案管理單位應考量專案目標,妥善運用管制工具,以獲取最大之效益。其中專案管理審查會為專案執行期間重要工作項目,藉由會議研討,就全案執行情況進行彙報及審查,且針對專案期間所遭遇之各項問題進行溝通協調,尤其針對不可預期的人力、物力及財力的風險與危機,都能共同研商處理方式,妥適解決窒礙問題,以降低執行風險及達成預期目標。


 


五、結束專案或階段:


是整個專案結束階段最根本的工作,如同【一句訣】所述:完成所有的專案與契約活動,移轉最終產出,更新Lessons learned文件;及其【關鍵效益】為將專案或階段的文件歸檔、完成預定的工作及釋出組織資源。以國軍武器裝備獲得作業而言,專案達成既定目標或因某些原因必須中止,必須進行結案作業,其工作重點為:


 


(一)達成專案結案之條件,須完成所有品項之交付(後續服務支援不在此限)、測試、檢驗、接收及完成付款,並經由參與單位(各利害關係人)共同簽署全案完成之相關正式文件;或因其他因素影響,依計畫所訂之終止條件,於尚未執行完畢即予以終止,並處理完成其所衍生之相關法律責任。


 


(二)專案結案以撰擬結案報告為主要產出,就全案計畫起始至完成期間所有重大工作項目,有邏輯性依序發展,並針對執行過程中所遭遇之相關問題及解決方式明確說明,做為全案執行記錄及經驗傳承,並為其他專案之參考。結案報告內容應包括緣起、命令依據、計畫目標、武器裝備品項、功(性)能、預算、時程、履約督導情況、大事紀要、重要及困難問題解決方式、檢討及建議事項等。


 


以上僅為本人PMP實務上經驗的分享,雖然國軍武器裝備獲得專案管理的方式與產、官、學界的領域稍有不同,但如同本人前面所述,其觀念、邏輯及流程是「萬變不離其宗」,可供各位參考運用,希望對大家有所助益;還記得Roger老師曾說過,考上PMP階段目標的達成並不是結束,而是責任的開始,期望大家在專案管理的工作上都能更上層樓,發揮PMP的價值。


 


作者:孔祥舉, PMP


作者簡介:目前於空軍司令部後勤處擔任副組長乙職,負責空軍武器裝備獲得整體後勤規劃工作,重點置於先期規劃武器裝備服役後之維修能量籌建、設施整建、人員訓練及技術文件、備份件之獲得。成為PMP之後,期許自己可以發揮PMP共好精神,善用PMP管理手法,將專案管理的思維運用在工作業務上,使國軍武器裝備獲得作業更加精進,並將專案管理的觀念、邏輯及流程傳授周遭更多的夥伴。


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     PM史荳芮看了嗎:史荳芮自我介紹


【PM史荳芮:史荳芮自我介紹】



https://youtu.be/qB-m6ZoFPbE 





大家好,我是史荳芮,平日我是個專案經理,週末我是個知識型Youtuber。



 



在工作上我喜歡自動自發Y理論的敏捷開發,也喜歡商業分析,



在日常生活中我超喜歡閱讀專案經理雜誌。 



平時我最愛將所學運用在生活中,所以在Yotube 頻道開了【PM 史荳芮】頻道,



可以盡情輕鬆地跟大家分享關於專案管理、敏捷專案與商業分析的職場小故事。



相信大家對我的頻道還是有許多疑問吧!那就由史荳芮本人來替大家解惑囉!



【PM史荳芮:史荳芮自我介紹】https://youtu.be/qB-m6ZoFPbE 





【Q:為何史荳芮想創立Youtube頻道呢?】



    A:史荳芮在閱讀專案經理雜誌時,了解到原來很多產業都在使用敏捷式組織,



但對於台灣中小企業居多的環境下似乎還沒有那麼普及,



所以我想分享我在工作中以及雜誌中的所學給大家,



又因為我也想要成為一位知名Youtuber,經營一個兼具知識與趣味的頻道,



所以才創立這個平台跟大家互動唷!



【Q:請問史荳芮頻道有甚麼特別之處呢?】



    A:我頻道是以手繪畫風為主,同時也是台灣獨一無二的唷,



我同時運用畫圖與說故事的方式來分享,我如何使用敏捷手法解決團隊問題;



用商業分析來做抉擇及決策;用專案管理解決工作問題。



歡迎大家參考我的動畫,改善你們的專案管理問題喔!



【Q:史荳芮頻道有什麼系列的影片呢?】



A:我的頻道主要有三大主題,分別是敏捷,專案管理與商業分析。



我的影片都會加入職場情境跟獨特的手繪畫風,讓您在看影片的過程中搭配我的手繪情境更能了解主題的內涵唷!



【Q:史荳芮頻道的更新時間是什麼時候呢?】



A:我的頻道是在「每周五晚上8:00」上架新影片唷!



大家一記得按下訂閱以及開啟小鈴鐺才不會錯過我的上片通知!



【點擊圖片觀看 PM 史荳芮:自我介紹 å½±ç‰‡ã€‘



 





對了!我也很喜歡幫助他人,如果對於發布的影片有任何建議及回饋的話,



又或者你們希望看到史荳芮製作甚麼系列主題的影片,都歡迎在影片下留言,



我會盡可能完成你們的願望清單!



我是史荳芮,喜歡說故事,透過說故事分享有關專案管理的各種職場、生活大小事。



史荳芮的PM之旅即將展開,趕緊搭上專車,一起跟我進行有趣的職場探索吧!



 



了解我之後,記得要完成三步驟喔,



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