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紡織業研發新產品之專案管理常見問題



 


個人從事紡織業已十數載,其紡織業為傳統產業,習於傳統框架更甚!對於新管理方法的導入,更需加快腳步,根除陳習已久的舊思為,才可脫離於夕陽工業的步塵。導入並落實專案管理PMP 五大流程及九大知識領域,不吝是提昇產業競爭力的最佳方法。


 


一般而言,紡織業研發新產品,主要有兩種途徑:一為研發部門依據目前市場趨勢或以新素材進而發展新產品;另一為依據主要利害關係人之需求所研發。以下之內容述說,皆以後者之情況所言。


 


一、漠視專案章程


專案章程的內容除了說明專案的目的、目標、需求、專案內容描述,里程碑與預算及風險,更是闡明專案經理的委派及權限內容與起始時間。但個人所見的實際運作方式,卻是在少數人所參與的內部會議上決議專案的開始,而忽略專案的開始需由專案章程的公告與授權,導致出現多頭馬車,更不用遑論沒有被授權的專案經理,無法對資源的調度及工作分配及進度的掌握,以致最後專案的失敗。


 


二、未辨識所有利害關係人


紡織業依據主要利害關係人之需求所研發新產品,其利害關係人大多只納入業務部門與研發部門,但其研發部門多為原料素材專業與織務設計專業,甚少織造與染整及後加工人才加入;近來環保意識與有害物資污染漸為世界公民所重視,舉凡歐盟及國際品牌大廠如NIKE等,皆有其限用化學品要求規範。且此規範與時俱進,愈趨嚴格;但實際生產過程,染整與後加工階段的原料卻是化學品所製, 若未能把染整與後加工階段之化工專才納為利害關係人,常發生交付標的如法達成品質要求。


 


三、未確實有效執行WBS


建立WBS是專案管理五大流程九大知識領域42子流程最重要的一項步驟之一, 須把一個專案所有涵蓋的範疇都分門別類界定清楚,才能依序建立WBS,並據此發展專案所需的活動,以估算其資源運用、時程、成本預算、風險及溝通規劃。但常因業務單位未能完全掌控實際現場作業之流程,而研發單位又自恃專業,未能了解主要利害關係人之所需;若不攜手合作且經有專案團隊適時溝通與腦力激盪,通盤檢討而自行定義專案範疇及建立WBS,將導致專案成本及活動資源與時程,甚至風險未能及時發現,進而經常顧此失彼、捉襟見肘,最後以致專案失敗。


 


四、忽視規劃溝通與管理利害關係者期望


多數研發新產品的專案所涉及的部門與成員眾多,其溝通管道與溝通方法也很多。若不能秉持達成專案的最終目標,開放心胸,彼此相互誠心溝通,並付予每一專案成員明確的角色與職責及權力,則容易造成勾心鬥角,彼此相互掣肘,進而影響專案目標的達成。


 


五、不遵照變更管理程序


為遂行專案的進行,並監控專案工作,除了依原專案規劃執行,遇有未與專案範疇相符時,需做必要的調整與變更。但紡織業為傳統產業,實際於現場從視生產製造之人員皆是經驗豐富之操作人員,常未能全盤了解專案之範疇,即自行依先前之經驗與作法下,自行變更生產程序,以致專案無法依原規劃執行,後續無法追蹤,導致專案範疇失控,專案失敗,造成公司損失。


 


以上為個人在執行研發新產品之專案管理所發生問題。個人服務單位之總經理常告誡,行業無傳統與先進之分,惟有管理方式才有傳統與先進之區別,銘記在心。


 


作者:桑國欽,PMP




作者簡介:東吳長宏第六十九屆台北班學員,於2012/05/16正式成為PMP。服務於紡織相關產業已有20年資歷。



 





漸進式導入PMP手法協助志工團體落實經驗傳承



 


台灣擁有許多志工團體長期於社會各處耕耘,有些彌補了政府的不足,有些彰顯了人性的真善美。志工團體除了例行性的工作外,也常常舉辦活動,例如生態解說、成果展、園遊會、年度性的宗教節慶等。這些活動往往希望獲得社會大眾關注的眼光,或者達成觀念推廣的目的,或者讓募款順利,而這些活動的成敗關係著志工團體的能見度與成長能量。


 


志工之間沒有位階職權之分,活動籌備階段往往會產生誰才能作最後決定的問題,活動的執行方式往往取決於資深志工,執行的效率與品質與個人經驗多寡及資歷深淺直接相關,而志工其實具有相當程度的流動性,一個人可能因學業、工作、家庭、身體等等因素而加入或退出,導致活動年年辦,狀況年年有,經驗不容易保留與傳承。


 


志工團體的活動其實也是專案,具有專案的特性:臨時的、獨特的、有目標的產出,但志工往往來自社會各階層,有不同的背景與習性,而且常常是利用工作之餘的時間參與,這些人可能連PMP是什麼都不知道,貿然導入專案管理可能造成大家的負擔,也可能引發不滿或抱怨,以漸進的方式讓大家瞭解PMP的好處或許是比較適合的方式。


 


從活動籌備期至結束,皆由專人或小組負責文件之蒐集與整理,配合會議討論或成果檢討,更新資訊,將一個活動的過程完整留下記錄,再透過有系統的整理文件,建立文件編碼與範本,便可作為日後參考使用。亦即先以知識管理的角度導入,先達到保留知識的目的,在下次類似活動欲舉辦時,將相關文件提供給參與籌備的人,特別是新加入的志工,如此應可協助新志工縮短學習與重新摸索的時間。


 


初期透過文件記錄與留存,將每次活動成功與失敗之原因記錄下來,即使人員更迭,新成員仍可透過經驗學習,在下次活動中獲得進步與成長。一段時間後,便能建立共同的規劃與執行方式,漸進式導入PMP手法,最終便能使每類活動的流程逐步完善,屆時便能全面地形成具系統性及邏輯性的知識架構。


 


每個環扣的工作都有不可取代的重要價值,當志工瞭解各類活動的重要性及關連性,志工本人應更能對團體產生向心力,也更能從活動中獲得成長,所有成長便能產生動力持續參與。志工團體的知識透過PMP手法,在經驗學習與逐步完善的過程中,資深志工的經驗便能代代傳承。


 


不必要的摸索時間減少了,志工就更能做更多的事;不必要的錯誤降低了,志工團體就能節省更多的資源;當活動能以更少的時間與資源進行時,便能持續舉辦;當志工團體的訴求與理念更有機會傳揚時,受惠的人就會更多;當志工團體的影響力持續發揮時,社會就能持續累積善的能量。


 


作者:蘇淑妙,PMP




作者簡介:蘇淑妙,近幾年參與志工團體的經驗中,感覺志工團體普遍很難落實經驗傳承,如能導入PMP,志工團體應更能發揮影響力。


 


 



倒數四天!!


 


華人十大傑出專案經理人獎,2012/10/1(一)截止收件


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中廣新聞網為十專獎製作的專題採訪報導,將於以下時段播出:


9/25(二) 13:00-13:30 中廣新聞網 AM864


 




 



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李光賢 專案名稱:中龍公司C57採購案

陳勁初 專案名稱:防治經濟作物之土媒病害之BM136益菌植物保護制劑開發

沈堅明 專案名稱:馬來西亞Titan Butadiene及Propylene工場設計、採購、建造工程.

王文正 專案名稱:工商憑證全面核發與設備更新計畫

張光耀 專案名稱:整合性固網及數據業務受理供裝資訊系統(TOPS/Order)

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成為十大專案經理好處



1.稀有性:目前全球有40000位華人PMP, 但是得到華人十大傑出專案經理人獎僅有10位. 再經過十年也只不過只有110位而已。



2.獨特性:所得獎項十專獎是全球唯一華人專案經理選拔標竿大獎。



3.榮耀性:



◎ 於2013/4/21(日) 頒獎典禮由大會總主席親自表揚。



◎ 可邀請眾多親朋好友及公司高階主管現場觀禮, 現場觀禮親友及公司主管可與大會總主席合照。



◎ 無法參加現場的親友可以觀看網路直播或日後的 Youtube 影片。



4.績效性:主辦單位會發文給貴公司最高階主管告知得獎事宜,並鼓勵公司給予得獎者正向的肯定。



5.影響性:



◎ 於全國性媒體報導, 介紹您的專案代表作. 2010年報導收集: http://www.itpm.org.tw/TOPM/2011/news.htm



◎ 可由媒體採訪, 如第一屆張光耀先生得獎後被RunPC採訪報導。



◎ 可被眾多知名的專案管理團體邀請演講。



6.國際性:於國際媒體報導得獎榮耀, 2010年報導收集:      http://www.itpm.org.tw/TOPM/2010/2010new1.html



7.成長性:可加入華人十大傑出專案經理聯誼會, 群菁英每半年定期聚集。



8.紀念性:有個人的傑出專案經理介紹專屬網頁, 屬永久性網頁, 如: http://www.itpm.org.tw/10special/2010_10Sone.asp?tid=2



 



9.尊榮性:可在自己的簡報或名片打上華人十大傑出專案經理尊榮的徽章(Logo)。



   10.價值性:可出版個人專屬的iPhone電子書。



 
慶中秋,賀團圓,長宏敬祝各位中秋佳節愉快!!



 
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